淺談建立數(shù)字化檔案管理體系的方法策略

孔祥寧

摘 要：如今社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，與此同時共享的需求變得很大，檔案管理工作變得復雜了不少，正是計算機此時的到來促進了數(shù)字化檔案管理體系的建設，協(xié)調了這一切的發(fā)展。但仍然存在著一些問題有待解決，本文首先分析了數(shù)字化檔案管理體系的重要性，接著分析了如今存在的問題，最后對管理體系建立的方法進行了簡析。

關鍵詞：數(shù)字化；檔案管理體系；建立

1.數(shù)字化檔案管理體系的重要性分析

1.1數(shù)字化檔案管理有利于存儲更多的內(nèi)容

檔案數(shù)字化的管理體系可以滿足存儲的要求隨著企業(yè)數(shù)量增加和不斷發(fā)展壯大，對企業(yè)管理的要求也在不斷的加大，檔案管理的內(nèi)容也變得更加的繁雜， 傳統(tǒng)的檔案主要是以紙質為主，在存儲上有著極大的限制，由于存儲數(shù)量在不斷的增加，傳統(tǒng)的檔案管理體系已經(jīng)無法適應經(jīng)濟發(fā)展的要求，在使用效率上表現(xiàn)在低下的情況，在查找上也是極不方便的，這樣就嚴重的影響了檔案信息的利用和分享，面對這一要求，就要改變存儲的方式，而數(shù)字化檔案技術可以滿足不斷增長的檔案數(shù)量的需要，擴大存儲的空間，讓檔案可以順利的存儲，不再出現(xiàn)丟失、重復和互補的現(xiàn)象。

1.2 數(shù)字化檔案有著存儲和壓縮的功能

數(shù)字化檔案的存儲和壓縮功能在檔案的利用中是十分關鍵的，這兩點是數(shù)字化技術存在的重點，數(shù)字化檔案不僅僅是在文字上數(shù)字化，在音頻、圖像、視頻上都要進行數(shù)字化，數(shù)字化檔案就是將這些信息壓縮，以最小的空間存儲最多的信息，而且在壓縮的過程中，這些信息不會出現(xiàn)失真的情況，有效的減少了存儲的空間，提高了存儲介質的使用效率，解決了傳統(tǒng)的檔案管理中存在的問題。如今計算機和硬盤的存儲容量在不斷的加大，而且在成本上沒有過多的增加，在這一情況下，檔案數(shù)字化管理體系已經(jīng)變得越來越成熟，為數(shù)字化檔案的發(fā)展提供了較大的發(fā)展空間。

1.3 可以準確的分析數(shù)據(jù)

從數(shù)字化檔案管理的角度來看，數(shù)字化檔案管理體系需要提供出微觀的數(shù)據(jù)，微觀的數(shù)據(jù)會通過相關的網(wǎng)絡平臺公布數(shù)字檔案的信息，這樣檔案的使用者就可以迅速的找到所需的檔案，提高檔案的管理水平，滿足檔案數(shù)字化管理體系的要求，強化系統(tǒng)分析體系，讓檔案管理體系穩(wěn)定的運行數(shù)字化。

2.數(shù)字化檔案管理中存在的問題

2.1 缺乏有效的領導

如今科技取得了很大的進步，越來越多的檔案信息使得數(shù)字化檔案管理體系建立的必要性越來越明顯。但是從目前的情形來看，我國的數(shù)字化管理仍處于初級階段，在一定程度上我們接受了數(shù)字化管理的存在，但是對于他專業(yè)性的知識儲備我們并不具有。而且缺乏系統(tǒng)化的領導，數(shù)字化檔案管理工作的科學規(guī)范雖有建立，但還不太完善。

2.2 數(shù)字化人才的缺失

如今數(shù)字化檔案管理的形式普遍被工作人員接受，然而工作人員卻缺少專業(yè)的知識，所以數(shù)字化檔案管理體系的建立現(xiàn)在需要大量的數(shù)字化管理專業(yè)人才，

但是我國的數(shù)字化檔案管理又處于初級階段，所以人才嚴重缺少，結構構成不完善，尤其是高層次，高領域，高技術的創(chuàng)新型集合人才缺少，數(shù)字化管理人才的能力也是非常薄弱的，這些都是阻礙數(shù)字化檔案管理發(fā)展的因素。

2.3 數(shù)字化硬件設備投入較少，軟件功能混亂

在科技飛速發(fā)展的今天，計算機的更新?lián)Q代是頻繁的。而檔案館的計算機往往跟不上時代步伐和現(xiàn)代檔案形勢的發(fā)展變化，不能適應數(shù)字化檔案管理體系的需求。影響了檔案管理工作的全面開展。再加上有些檔案管理軟件功能單一，參差不齊，跟不上時代發(fā)展的需求，自動化水平低下一直困擾著數(shù)字化檔案館的進一步拓展。

2.4 數(shù)字化網(wǎng)絡安全性能低

計算機網(wǎng)絡應用是數(shù)字化檔案管理體系不可或缺的一項主題，有網(wǎng)絡的地方，就存在網(wǎng)絡安全這一不可回避的問題。現(xiàn)在的網(wǎng)絡中存在較多的安全隱患，易導致檔案管理體系不能正常運行，甚至網(wǎng)絡癱瘓。隨著科技的不斷發(fā)展，各種病毒等也變得高級和復雜，類型多樣，層出不窮，對網(wǎng)絡安全的威脅很大，很多網(wǎng)絡系統(tǒng)都受到了攻擊，造成了損失。

3 數(shù)字化檔案管理體系具體建立方式研究

3.1做好數(shù)據(jù)庫的備份工作，確保信息的安全

系統(tǒng)數(shù)據(jù)往往是十分重要的，所以需要采取定期備份操作來以防數(shù)據(jù)流失，而且有一些較大的數(shù)據(jù)庫往往存儲的數(shù)據(jù)更多，這一類就要采用雙機備份的操作來確保信息安全，對于重要的信息，更是要采取多介質、多重備份，只有這樣可以很好地來防止數(shù)據(jù)丟失帶來的巨大危害。

3.2 預防病毒，防止網(wǎng)絡檔案系統(tǒng)遭受入侵

計算機是一個復雜的工具，其中的系統(tǒng)、軟件更是多得難以計數(shù)，這就給了病毒的入侵機會，病毒對于信息的危害也是很大的，所以要用盡辦法來防止病毒入侵。這就需要在計算機里裝入防毒軟件，在對防毒軟件進行定期升級的同時還要不時地進行病毒查殺，除此之外，不能隨便使用外來的光盤和磁盤，使用之前必須經(jīng)過一番嚴格的病毒檢測。

3.3設置權限、控制訪問，保障網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全運行

雖說資源共享是這個時代所提倡的，但是該有的信息隱私還是應該有，要做到對隱私信息的安全保密，就必須對檔案的使用者進行一定的權限設置，將檔案做出細致認真的歸類，分為加密、可公開、內(nèi)部允許調閱、權限用戶這幾種類型。可以做到對私密文件信息進行保密，防止惡意盜取的用戶進入數(shù)據(jù)庫。

3.4構建優(yōu)質化與無紙化相結合的檔案信息庫

采用數(shù)字化檔案管理的另一缺點是檔案信息是非常容易受到毀滅的，因為病毒的侵入以及網(wǎng)絡自身原因種種，所以即使擁有數(shù)字化的檔案管理數(shù)據(jù)庫，還應該采用網(wǎng)絡電子文件歸檔管理和電子打印設備構建紙質同步的檔案將信息保存起來。防止信息的丟失，而且這樣的操作可以解決很多問題，而且這些問題恰巧是數(shù)字化檔案解決不了的。

結語：數(shù)字化檔案管理體系的建立一方面使得檔案管理工作變得便利準確，一方面使得資源的共享變得更加快捷，數(shù)字化管理體系能夠很好地在建立數(shù)據(jù)庫的同時對檔案收集和整體的規(guī)則進行定制，能夠很好地在收集資料時確保手機的收集和速度。方便了用戶的查詢，不受時間、地域的限制，只要有網(wǎng)絡的覆蓋，就可以實時地實現(xiàn)對于檔案資料的使用，減少了管理人員的壓力，使得能夠更好地收集和管理檔案，及時地解決檔案的缺失和損壞等問題。

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