基于大數據時代背景下的檔案管理分析

王芳

【摘 要】進入現代社會，信息就是財富，做好信息管理工作已經成為企業發展中不容忽視的一項重點工作。本文對大數據時代背景下的檔案管理工作進行了分析，文章從闡述大數據時代給檔案管理工作帶來的優勢入手，進一步介紹了大數據時代背景下檔案管理工作面臨的挑戰，并且研究了大數據時代背景下檔案管理工作中存在的問題，最后提出了大數據時代背景下提升檔案管理效率的策略。

【關鍵詞】大數據時代背景；檔案管理工作；優勢；挑戰；存在問題；策略

中圖分類號： G271 文獻標識碼： A 文章編號：2095-2457（2018）08-0245-002

0 前言

在現代化社會，計算機已經成為我們生活與工作中不可剝離的基本工具，為我們的行動帶來了極大的便捷。而借助計算機網絡技術，可以促進工作高度智能化、高效率發展，在一定程度上解放了勞動力，比如在檔案管理工作中，海量的信息搜集、分類、分析、存儲，會給工作人員帶來巨大的工作量和壓力，而在大數據時代，借助技術進行電子化檔案管理，則可以迅速解決這一問題，提高辦事效率，并且強化了數據的準確性和安全性，便于后期查詢，所以，在大數據時代，做好檔案管理工作，打造便捷服務，是非常大有可為的一項事業。

1 大數據時代給檔案管理工作帶來的優勢

1.1 提高效率，降低檔案管理成本

在大數據時代，在處理海量數據資料時，可以借助計算機對數據的高效處理功能完成工作，在處理檔案時同樣如此，目前各個工作領域都離不開各種數據資料和檔案內容，若是單純利用紙質檔案的形式進行管理和分析，不僅無法完整可靠地保存好檔案。還會因為需要大量紙張記錄而導致成本增加。以計算機這種先進的設備實現檔案存儲和整合，避免了大量的紙張消耗和大面積的存放空間，也減少了人力投入，具有實惠的特征。

1.2 提高檔案的保存質量

按照之前的紙質檔案管理模式，工作人員往往會面臨一系列的風險，比如在長期的保存管理中，可能會因為自然演變，使得紙張出現老化、字跡不再清晰的問題。而且，萬一在檔案室發生了火災和漏水等問題，也會使得檔案的安全性和完整性受到巨大的威脅。

2 大數據時代背景下檔案管理工作面臨的挑戰

2.1 檔案管理人員面臨的挑戰

因為傳統的檔案管理觀念及方式遺留的問題，現在許多負責檔案管理的工作人員在處理數據時，不能科學利用大數據技術，因此工作水平不高，部分管理者甚至不能跟上信息時代的步伐，導致檔案管理工作長期舉步不前。在大數據的形勢下，因為需要記錄的數據、保存的檔案數目增加，使得管理工作的任務繁重、工作量大，單純采取舊的人力操作模式，無疑會面臨巨大的工作壓力，而且人工記錄與分類，往往很難保證在整理過程中出現差錯，從而對數據整合的質量帶來不利影響。

2.2 檔案管理本身面臨的挑戰

在大數據社會中，檔案的存儲已經從原本的紙質形式變成了數字化形式，盡管這可以起到明顯的提升檔案數據完整度、信息查詢便捷度等作用，但因為這些信息都被保存在虛擬的電子檔案資料庫中，所以也很容易受網絡病毒及黑客的侵襲。和紙質檔案這種比較實在的保存方式相比，電子檔案也面臨著被惡意篡改、非法竊取的風險。而且，數據庫不只是會面臨網絡安全的威脅，還有部分管理工作者單純追求利益，乘著工作之便，隨意販賣他人的檔案，也會導致檔案的保密性受到威脅，甚至對社會造成相對嚴重的不利影響。

2.3 檔案管理法規面臨的挑戰

目前，國內的檔案管理工作者普遍以《中華人民共和國檔案法》作為行為準則，但這一準則在建立時是針對實體檔案提出的，因對于大數據時代盛行電子檔案的形勢并不完全吻合，還以原來的法律為準，就可能會出現一定的不適應性。所以，國家需要根據當前的實際狀況，科學完善法律體系，使得電子檔案的制作、存儲、運用等都有合理的標準可以參考，保證檔案管理工作的效率和質量。

3 大數據時代背景下檔案管理工作中存在的問題

3.1 工作人員的綜合工作能力不足

現在很多專職于檔案管理的員工還抱著原有的檔案管理思路和模式，不能擺脫傳統模式的束縛，導致進入大數據環境后，會對新的工作內容和方法感到不適應。因為利用大數據做好檔案管理，對技術和員工素質都提出了相對專業的要求，他們必須具備一定的理論基礎和計算機操作技巧，檔案管理的員工未能形成專業的大數據處理才能、綜合素養不高，會導致其工作能力不足，在信息搜集、整合、分類存檔方面不能做到盡善盡美。

3.2 信息安全性較低

大數據形勢下，電子檔案內部的信息開始展現出了高度集中化和多元化的特征，對各種繁雜的信息進行歸類整合，使其得到集中管理，可以有效地提升檔案管理效率，但同時也為檔案的信息安全埋下了一定的隱患安。這不只是說信息會在網絡體系中受到黑客等的攻擊，還表現在員工的專業能力不足、工作態度不夠認真，導致其在管理實踐中馬虎大意，很容易出現行為失誤，導致信息不夠安全。

4 大數據時代背景下提升檔案管理效率的策略

4.1 轉變傳統檔案管理理念

一直以來，檔案館在進行管理的過程中都傾向于采用“供給導向”的理念和工作模式，往往會以本身的業務需要為基礎，結合當前已經存儲的檔案信息，對其進行處理，使其為相關工作人員服務。而在這樣的理念下，很容易發生“已有服務不需要，需要的服務卻未成形”的現象。反之，觀察現在的大數據環境，不同的行業領域在打造檔案館的同時，都力求達到個性、多樣、精致的標準，實現高度精準的服務需求服務，而檔案館需要抓住良好的發展機遇，利用先進的技術，打造貼合市場的模式，促進未來長遠發展。

所以，工作人員要改變傳統的“供給導向”管理觀念，切實了解并抓住用戶的實際需求，以此為出發點，開發并利用適當的檔案信息，打造貼心服務。此外，在檔案館體系內加強對大數據、大資源這類概念的重視，將數據保管的方法從管庫存儲改變為數據倉庫的形式，將數據的快速查閱、精確分析作為基礎功能進行建設。

4.2 構建完善的大數據檔案管理工作平臺

目前，在檔案管理的工作實踐環節，往往會出現一系列的信息不齊全、技術不先進和系統性不足等等問題，而在大數據的背景下，檔案館的信息不只是要求海量，更需要關注到數據是瞬息萬變的，因此在數據的采集與處理上也要靈活應變。為了做好現代化的檔案管理，首先要關注這些原始數據的全面與精確度，所以在搜集信息的過程中，相關崗位員工就需要保持正確的工作態度，對材料的全面、客觀、可靠做嚴格的把關和審查。信息必須在被核查無誤后，才能被錄入到既定的基礎數據庫中，使其做成一套完整的電子檔案。比如，在公司的人事檔案管理工作中，可以把內部員工的編號、姓名、性別、民族、籍貫等等信息進行全面的采集，并且通過計算機技術，錄進數據庫，此后，檔案管理專職工作者要對檔案加以分類和編碼，對各種檔案進行細分命名、標注形成時間和頁碼等信息，使得檔案管理更加井井有條，并且方便其他工作者在后期有查閱需要時迅速檢索、獲取到資料。

4.3 注重培養檔案管理的高端人才

在現代社會，企業的競爭在很大程度上可以濃縮為人才的競爭。就大數據環境下的檔案管理工作來說，企業為了跟上時代的步伐，就需要配備專業的高技術人才完成該項工作。而在工作中，現代檔案管理單位的創新措施非常局限化，比如單純地替換儀器設施，而忽略了對員工的知識觀念進行更新，這無疑會對工作的轉型效果構成巨大的不利影響。為了給檔案管理工作提供高度專業、能力過硬的高素質人才，相關組織可采取和高校共同打造跨學科的專業的方法，方便各個高校直接為企業培養、并且向企業輸出專業對口、技術有保障的人才；同時，組織也可以引進國外有經驗的檔案管理人員，使其指導傳統的檔案管理人員，并通過培訓的方式將傳統檔案管理人才培養成高端的檔案管理人員。

4.4 優化人才結構，及時注入“新鮮血液”

現階段，我國檔案管理人員基本處于老齡化的程度，“老齡人多、中年人少、年輕人無”是一個顯著的特點。產生這種現象的原因是我國的檔案管理工作長時間處于不被重視的情況下，基本沒有人愿意投身到檔案管理工作中來。大數據時代背景下檔案管理工作對人才的要求比任何時候都重要，沒有人才的參與，信息化就不可能實現。因此，社會和國家要從發展的角度對年輕人進行一定的鼓勵，使其積極主動地投身到檔案管理工作中去，將“新鮮的血液”注入到檔案管理工作中，從而改變檔案管理“老齡人多、中年人少、年輕人無”的尷尬情景。

5 結語

綜上所述，加強對大數據時代背景下的檔案管理工作的分析，對于提升管理效率和質量具有極為關鍵的意義。相關工作人員需要明確大數據時代給檔案管理工作帶來的優勢——如提高效率，降低檔案管理成本，提高檔案的保存質量；同時了解大數據時代背景下檔案管理工作面臨的挑戰，包括檔案管理人員面臨的挑戰、檔案管理本身面臨的挑戰、檔案管理法規面臨的挑戰等等；在此基礎上，對大數據時代背景下檔案管理工作中存在的問題加以研究，其中包括工作人員的綜合工作能力不足、信息安全性較低等；最后，工作人員要根據問題探討科學的大數據時代背景下提升檔案管理效率的策略，轉變傳統檔案管理理念，構建完善的大數據檔案管理工作平臺，注重培養檔案管理的高端人才，優化人才結構，及時注入“新鮮血液”。

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