ILAS系統期刊管理現狀及問題研究

陳平

摘 要：圖書館自動化集成系統，簡稱ILAS，是我國文化部在1988年下達的一項科技研究項目。在深圳圖書館的牽頭研發開展下，ILAS系統作為圖書館期刊管理的主動力，在很大程度上實現了自動化。它就不同層次、不同領域、多種規格的圖書館進行了大數據式的革新和自動化。將人力從圖書館期刊管理工作的繁雜中解放了出來，不僅縮小了工作量，同時在大數據的背景下，我國的圖書館管理工作也更為科學，實時，便捷。本文就ILAS系統對期刊管理的現狀及問題進行了研究。

關鍵詞：ILAS系統；期刊管理；自動化；改革

中圖分類號：G231 文獻標識碼：A 文章編號：1672-8122（2018）04-0041-02

ILAS系統是一種通用型的圖書館自動化管理系統，從不同層次和規模來看，ILAS的應用具有實用性和先進性。不僅可以覆蓋圖書館的全部存儲工作，同時對日常的全部業務也可以提供一條龍的管理服務。從期刊出版物的訂購開始，到收藏管理，ILAS提供了一系列的自動化的數字管理，在節省人力和財力的情況下及時對圖書館系統進行更新管理，有序地控制書目期刊雜志的實物流和信息流，且在ILAS 系統的不斷革新后，越來越多的圖書館開始引用ILAS系統的升級版，更好地促進了圖書館自動化服務。

一、ILAS為圖書館自動化體系市場帶來的影響

1.在集成化的圖書館自動體系之前，單功能系統的使用占據著圖書館管理系統的市場。在單個業務功能的實現下，單功能系統無法實現較為完整全面的共享信息。各業務管理之間出現了隔閡和分離，在一定程度上給圖書館的管理整合工作帶來了不便。我國最開始使用的流通管理系統，由于各書目之間的統一歸類標準不夠完善，因此流通系統的自動化服務其實存在一定的阻礙性[1]。但是在1988年ILAS系統的誕生后，全方位的圖書館自動化體系實現了自動集成和更新歸類，不僅可以應用于不同層次、規模不一、種類有別的大型的圖書館，而且也解決了之前圖書館管理系統的流通困境。這種新型的自動化處理系統從最開始的早期處理系統的單一性功能到現在的集成整合功能，其發展與演化體現了ILAS在圖書館自動化中的重要地位。

2.ILAS系統對圖書館期刊的信息化影響。第一，圖書館作為一個大容量資源儲備的信息中心，需要相應的結構條理、網絡平臺、軟硬件資源、數據庫查詢平臺、標準化流程等等一系列程序要素，因此相應的人力資源投入就會是很大一筆開銷[2]。ILAS正好具有將繁雜、大量及需要反復重復的工作量系統化的專業性特點，因此這種技術的引入對圖書館的管理而言，是一個福音。第二，就讀者需求來看，ILAS在圖書管理工作中起到一個濃縮版的“工作集”作用，從期刊的訂閱、裝訂，到讀者的閱覽、查詢，在計算機程序的有條不紊中，數據自動化的完成實現了高效有序準確的搜索查詢及調閱所有的工作程序只需要在系統中簡單輸入就可以找到預期的答案，為圖書館讀者自助化和自主化提供了很大的便捷。第三，實現了期刊從借閱到歸還的一體化集成體系。圖書館期刊的管理一直都是一項任務繁重的管理整合工作，在連續出版的前提下如何實現更好借還自動一體化成為了一項改革的決定性因素。因此在ILAS ii 2.0系統中就完善了這種多重記到的方式。在管理的過程中，結合簡單的卷類、期目和總體，只需要鼠標輕輕一點則可以完成記到的繁復工作量[3]。并且在圖書館期刊藏借閱的管理中，ILAS系統將流通的子系統與連續性出版的記到系統完美地進行融合，使讀者在圖書館不僅可以實現現存量的閱讀，還可以完整便捷地對過刊進行閱讀和回顧，高效地提升了圖書館的使用率。同時對圖書館期刊的也形成了一個有序完整的數據資源庫。

二、ILAS系統對圖書館期刊管理工作的實踐應用

1.ILAS對期刊管理系統的編目應用。作為期刊管理的前期工作，ILAS 首要的任務是對期刊期刊訂購進行建庫處理，在大數據庫形成之后，對各個層次和規模進行有規則的編目處理。這種設置可以依據自身需要進行查詢代碼的改寫。在編目的實現下，讀者可以根據自身的訂閱需求及閱讀需求在計算機系統上進行自我搜尋和查找，十分簡便明了。而且在查詢過程中還有常用字的缺省規則，都可以進行自我需求的個性化設置。

2.ILAS系統對期刊訂購管理的實踐應用。在期刊的連續訂購管理中，需要大量的反復的認真督導才能夠有效地完成。在ILAS系統下，可以對圖書館期刊進行系統設置，在信息檢索和各個圖書館之間相互調借的情況下，ILAS系統在現代信息技術的特色下優秀地完成了這一工作。其中還包括增刊和贈刊的處理工作，從從圖書館期刊的缺省和穩定狀態來及時進行判斷和提醒工作。對于有記錄的信息提示，圖書館可以及時進行信息的處理和改善。從訂購管理外，對于讀者的期刊借閱和歸還系統，也是ILAS現代信息技術的一大專有特色，在信息的完善和更新上完美地超越了人工的速度和效率[4]。

3.在現刊的記到應用也是目前我國圖書館對ILAS應用的一大重要領域。從首期期刊的記到工作設置開始，其后電腦的自動記到模式就已形成，對缺省和輸出的記載直接會出現在ILAS系統的整體管理數據上。這種前一發而動全身的系統模式對期刊雜志的及時管理和發現缺漏工作有很大的幫助，我們可以在實時性的館藏分配信息中調取各種信息是否處于正常的狀態。并且不止份數的管理，還有期刊的時間、儲存狀態等等都會一并顯現在計算機系統中。尤其對外文期刊的管理，在未記到的情況下，有些會出現少期或合期的現象，所有ILAS系統的記到工作就顯得更為有效。

4.ILAS系統對期刊的裝訂工作應用。在圖書館期刊對裝訂工作進行整合時，ILAS系統可以有效地將缺省和需要補缺的書刊進行篩選和羅列，并注明缺省的具體情況及原因。在此之后，還會出現一條鏈的催缺設置進行提醒，并且在進行裝訂時，可以跳過缺省的期刊進行先裝訂后補齊的設置，在一系列工作完成和整合之后，再對裝訂清單進行打印即可。其記錄的保存也比較長久，可以隨時進行調閱和檢查工作[5]。所有裝訂后的期刊再根據合理有序的規定模式進行歸類和收藏于在各個類目下，以便讀者在借閱和閱讀時高效地進行瀏覽及查詢。

三、在ILAS系統的應用中出現的問題及未走出的困境

隨著ILAS系統的有效廣泛使用，各大圖書館紛紛開始引用這一現代信息系統技術進行革新。并且在原有的ILAS系統上又研發出了更為高級的二代和三代升級版本，這種新興信息系統技術的普及給圖書館流動期刊管理的工作帶來了巨大的變革和便捷，同時也解放了大量的人力和物力的輸出。但在ILAS系統的使用中，用戶也發現了其存在的局限性和機動性的缺失，就圖書館的期刊管理工作而言，ILAS系統在進行大量管理、訂購、編目、記到等工作后，其局部方面存在的不足也是顯而易見的。

1.ILAS系統在期刊的價格上的變更存在不自動更新的情況。比如，當我們在第一次輸入期刊訂購單價時，系統會自動推算出該期刊的年價、季價，或月價，但如果第一次的輸入有誤，想要從頭開始進行修改時，我們只能實現第一次價格的變更，而ILAS系統無法實現自動更新年價、季價和月價的功能。這種情況下就需要將原先的單價更換之后，再將原先系統自動推算出的各個價格總和進行刪除，系統才能重新進行正確的計算，否則就會出現前后不相符的價格記載。這種系統上的小問題其實歸根結底還是小漏洞，當工作人員無法做到事無巨細的時候，價格上的錯誤就會隨之出現，因而在裝訂過程中就會出現比較明顯的不足。

2.系統中部分必要的提示功能有待提升。流動期刊的管理需要一定的實時性更新工作，對于準確而及時的期刊管理更新，ILAS也做到了較為理想的狀態。但在一些必要的信息提醒方面還存在一些瑕疵。比如在讀者對期刊進行借閱時，超期的提示，在期刊記到的內容中，ILAS沒有很好地做到相應的提示，在沒有提示的前提下，工作人員無法獲知是否輸入的情況，會出現一定程度的誤差。而且對于期刊借閱的損壞等現象，系統也無法進行相應的提升工作，這些都依然需要工作人員的人工行為來進行補充和相應的調整[6]。如果對于借閱中存在的問題可以進行相應的輸入記錄，那么在反復借閱的過程中，工作人員就可以省去很多親自調看和查詢的時間和工作量，這對于自動化的提升也是一個很大的進步。

3.在裝訂期刊過程出現的信息受阻問題。這種系統無故受阻的現象會出現在載入或輸出時，在期刊裝訂工作完成后，期刊目次等信息無法進行記到等相應的處理工作。這時就需要人力進行系統的重新啟動及維護等工作。這種問題的出現有時會影響當下圖書館的工作進度，并且給工作人員帶來大量反復的計算機補充工作。而且一定系統進行維護或相應的期刊管理信息無法輸入，數據庫就會出現斷層的現象，這種現象又會引起其他新的問題。

4.部分頁面內容的偏差及檢索限定的不準確問題。在ILAS系統中，有些字符和字母的輸入會出現偏差。因為計算機系統的定向性和自我辨別力的缺失，導致有些字符的輸入出現了與結果天差地的搜索內容。在數字和字母中，如“0”和“O”的輸入，計算機對其的識別只是依據計算機代碼進行歸類的，因此就會出現答非所問的查詢結果，甚至有時根本無法獲取信息。在搜索限定詞的使用上，有些限定內容對搜查結果毫無意義，這種類似的模塊在如果進行選項的選擇后，有時會出現局限性，找不到相應的搜查數據，也就是本不需要的限定選項在選擇之后反而增加了不便捷性[4]。

5.ILAS系統在輸出格式上會出現誤差。在進行Excel表格進行期刊統計借閱數目時，常常會出現日期和期刊數目的錯誤轉變。這種錯誤輸出在進行更改時也需要一定量的人力時間投入。因此在進行期刊數據輸出時，就需要工作人員大量的耐心和細致才能對計算機系統的不足進行補充。

四、結 論

在互聯網等現代信息技術廣闊覆蓋的今天，圖書館期刊管理工作也是一項可以緊跟時代步伐的傳統項目。ILAS系統的研發及升級，不僅提升了我國圖書館管理的科學性和及時性，同時對廣大人力和財力也是一項解放舉措。這種從頭到尾事無巨細的計算機服務使我們在進行工作和閱讀時更為便捷高效。但ILAS系統中還存在一些未解決的系統技術弊端，希望在未來的研發中能夠進行相應的解決，使科學信息技術更好地為全人類服務。

參考文獻：

[1] 孫筠.ILAS在編目工作中的應用技巧研究[J].現代制造技術與裝備，2017（2）.

[2] 陳定權.ILAS三十年（1985-2015）：發展歷程與未來走向[J].圖書館論壇，2016（6）.

[3] 李敏.圖書館流通中計算機技術的應用實踐[J].電子技術與軟件工程，2018（6）.

[4] 李海英.利用Excel完善ILASⅢ系統期刊管理的實踐[J].農業網絡信息，2017（8）.

[5] 李偉超，賈藝瑋，王夢迪，梁夢麗.我國省級公共圖書館自動化集成系統調查分析[J].圖書館學研究，2017（3）.

[6] 韓春艷.基于ILASⅡ與INTERLIB對比分析引發的對圖書館新系統的思考科技[J].農業圖書情報學刊，2016（7）.

[責任編輯：思涵]