信息技術在財務檔案管理中的應用分析

楊春燕

摘 要：本文從當前財務檔案管理工作中存在的問題入手，總結并分析單位財務檔案管理現狀，簡要介紹信息技術在財務檔案管理中的應用策略，旨在合理應用信息技術提升單位財務檔案管理工作水平，確保單位財務檔案信息的安全。

關鍵詞：信息技術 財務檔案 管理

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）12（b）-0184-02

財務檔案管理工作是單位工作中的重要組成部分，它記錄了本單位及職工各項來往業務的重要內容，是單位機密信息之一。財務檔案信息一般包括會計憑證、財務賬簿資料、財務報告信息等等，在現代單位管理中，財務檔案管理尤為重要，單位應加強財務檔案信息管理，將現代信息技術應用財務檔案管理之中，提升財務檔案信息管理水平。

1 當前財務檔案管理工作中存在的問題

當前我國針對單位財務檔案信息管理的法律法規較為完善，但單位在執行過程中仍然存在一些問題，尤其是在財務檔案信息管理制度方面。部分中小單位因管理投入資金相對緊張，并沒有建立專業的財務信息管理制度部門，管理制度相對陳舊，無法滿足現代財務檔案信息管理的實際需求，從而造成財務檔案管理難以落實。另外，部分單位雖然建立了健全的財務檔案信息管理制度，但其制度執行力水平較低，財務檔案管理制度難以貫徹到實際工作之中，尤其在檔案信息的歸檔、分類、保存、調閱等工作[1]，其中的工作紕漏較多，嚴重影響了財務檔案信息安全性。同時，財務檔案信息管理對保密性需求較高，一些單位中財務檔案信息管理人員的工作原則性不強，沒有按照制度要求實施信息保密工作，從而導致財務檔案信息隨意調閱，甚至出現財務檔案信息脫離管理部門的現象，影響了財務檔案信息的安全，單位業務機密受到嚴重威脅。當前網絡之中黑客與病毒問題較為嚴峻，財務檔案信息作為單位機密信息，一旦財務檔案信息遭到泄密，將會對單位經營管理造成嚴重影響，不利于單位的未來發展。

2 信息技術在財務檔案管理中的應用

2.1 信息技術在財務檔案歸檔中的應用

財務檔案管理工作之中，第一環節就是檔案信息的歸檔，歸檔環節對后續檔案管理具有重要意義，因此，應重視財務檔案歸檔信息技術的應用。在實際財務檔案管理工作之中，傳統檔案管理歸檔模式已經無法滿足現代單位的實際需求，歸檔模式亟需創新和變革[2]，將信息技術應用于財務檔案歸檔管理之中，提升檔案歸檔的效率與水平。與傳統歸檔有所不同，信息化財務檔案管理歸檔需要建立數字化檔案，并將這些檔案分門別類的儲存在計算機硬盤之中，從而為未來調檔及查閱提供方便，一般情況下，財務檔案歸檔工作需針對財務科目代碼、財務報表類別等相關信息進行歸檔處理。信息化財務檔案歸檔工作與傳統歸檔具有較大差異，其管理人員需要具備一定的信息化檔案管理理論知識與實踐經驗，才能滿足信息化檔案歸檔工作的需要。

2.2 信息技術在財務檔案保管中的應用

財務檔案信息歸檔后，進入到檔案管理的第二個環節，檔案信息的保管，檔案信息保管得當與否直接影響信息的安全性，作為財務檔案信息，記錄的往往是單位重要機密，因此，應重視財務檔案信息歸檔工作，加強對檔案信息的管理與儲存，避免因財務檔案保管不當而造成的泄密現象[3]，防止泄密影響單位的未來發展。在傳統財務檔案保管中，由于檔案主要媒介為紙張，因此在保管中具有一定的難度，對環境的要求較高，同時空間占用較大。而現代信息化財務檔案信息保管工作中，所有的信息均采用數字化處理，一般以硬盤、光盤等介質作為儲存媒介，其空間占用率較低，1TB硬盤空間能夠儲存近5萬億漢字，因此，采用數字化保管技術更為節省空間。在實際工作之中，應針對財務檔案信息保存硬盤與光盤做好備份，防止因儲存介質損壞而造成的財務檔案信息遺失問題。另外，財務儲存介質的防塵、防震、防磁工作應予以重視[4]，可有效提高財務信息儲存媒介的質量，一旦發生電子媒介損壞，應立即到專業的維修機構中進行修復，并進行財務信息再次備份，避免財務數據信息丟失。

2.3 信息技術在財務檔案調閱中的應用

財務檔案信息作為單位的機密信息，其中涵蓋了有關單位及人員的重要機密，因此，檔案信息管理工作十分重要，財務檔案信息管理人員應重點加強信息調閱工作管理，嚴格把控檔案信息的安全性。財務檔案信息理論上除了財務人員其他人是無權調閱的，但在實際工作之中，鑒于各種原因，財務檔案信息調閱情況依然存在，通常表現為單位內部調閱和外部調閱兩種形式。單位內部調閱財務檔案信息，需要攜有單位行政管理部門出具的財務檔案調閱文件，經由管理人員回訪核實后，方可予以查閱。在查閱時，調閱人不得以任何形式復制財務檔案信息，也不可將財務儲存媒介帶出財務檔案管理部門。針對單位外部人員調閱財務檔案信息，必須攜帶政府相關職能部門的批文，否則一概不允許外部人員調閱單位財務檔案信息[5]。

2.4 信息技術在財務檔案備份中的應用

誠如上文所言，當前信息化財務檔案備份工作關系到檔案信息的安全性，因此，重視檔案信息備份工作。首先建立健全檔案信息備份制度，定期對財務信息檔案進行備份，并檢查備份信息的完整性，避免因儲存媒介損壞而造成財務信息失真的情況。其次，應加強對備份財務檔案信息媒介的管理，備份財務檔案信息媒介在日常工作中應用率較低，因此應重點管理其儲存環境，做好防潮、防塵工作，確保儲存媒介的安全性。最后，針對特殊時期采用遠距離備份，所謂特殊時期，即財務檔案管理人員身在外地，無法及時將財務檔案信息進行備份，鑒于這一問題，財務檔案管理人員可根據當時實際情況，采取遠距離備份模式，或應用隨身攜帶的閃存盤或硬盤進行暫時備份[6]。在這一過程之中，需保證暫時備份媒介的安全性，避免因暫時存儲媒介問題而造成的備份失敗情況。待到財務檔案管理人員從外地歸來后，再重新進行正常備份工作。

2.5 信息技術在財務檔案保密中的應用

眾所周知，財務檔案信息的安全性尤為重要，在實際工作之中，應加強財務檔案信息的保密工作，避免因保密工作不到位造成的財務檔案信息安全性難以保障問題。由于財務檔案信息的處理和保存均在計算機之中，當前計算機網絡安全問題成為檔案管理的首要威脅，財務檔案信息極易受到網絡中黑客及病毒的威脅，進而發生單位財務信息泄密問題。因此，在財務檔案保密工作中，經建立分級保護機制，采取三級制管理措施，針對不涉及單位機密的檔案信息，可在公司官方網站及共享空間中儲存，以便于單位內部人員的使用和交流；對于涉及單位機密的檔案信息，財務管理人員應加強對其的保護措施，加強對計算機網絡安全的管理，采用殺毒軟件、防火墻及訪問秘鑰來保護計算機及內部信息的安全性；一些涉及到單位重要、核心機密的信息，應在非連網的計算機中進行閱讀和處理，并定期對核心機密儲存介質進行殺毒，從而嚴格保護核心財務檔案信息的安全。

3 結語

綜上所述，在信息化時代背景下，單位財務檔案管理應合理采用信息化技術加以完善，根據單位實際發展需要，不斷健全當前財務檔案管理體系，建立單位財務檔案管理制度，從而提升財務檔案管理效率，加強財務檔案信息的安全性，促進單位健康穩定發展。

參考文獻

[1] 馬英.淺談財務檔案管理信息化建設[J].信息記錄材料，2017，18（5）：93-94.

[2] 李旭.財務檔案管理中存在的問題和對策探究[J].決策與信息（中旬刊），2015（9）：106.

[3] 趙穎.財務檔案管理信息化建設的思考及建議[J].現代單位文化，2016（9）：92.

[4] 王紅.規范財務檔案管理提高財務管理水平[J].單位文化（中旬刊），2016（1）：194.

[5] 李旭.財務檔案管理中存在的問題和對策探究[C]//決策論壇——單位精細化管理與決策研究學術研討會論文集，2015：106.

[6] 謝智莉.淺談會計電算化財務檔案管理信息化建設[J].中國管理信息化，2016，19（7）：62.