機關單位檔案信息化管理中的問題與對策分析

李永萍

摘 要：檔案作為人才信息的重要載體，在機關單位實施人事管理中具有重要意義。社會各個領域的發展都需要實施檔案管理，檔案管理也是社會發展中重要的內容之一。隨著社會經濟的不斷發展和進步，檔案管理工作模式和工作流程也在不斷創新，進而與快速發展的社會相適應，并逐步向著信息化管理方向發展。本文主要根據檔案信息化管理的發展狀況，根據目前檔案信息管理中存在問題提出相應的改進措施和建議。

關鍵詞：機關單位 檔案信息化管理 檔案管理

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）12（c）-0175-02

在機關單位中，也必然會存在更多會議檔案、日常工作檔案、活動檔案和人事檔案等，進而以文字、音頻、視頻和圖表等形式進行保管。隨著計算機技術、網絡技術和現代通信技術的發展，我國檔案信息化管理已經逐步在機關單位中普遍使用，也成為檔案管理的重要形式。這種信息化管理模式實際應用中，因其檔案數量激增、種類多樣，記載來源廣泛，載體形式多樣化，在所難免地會出現漏洞和不足，我們就要看到問題所在，經過分析研究，找出解決的方法，從而提高檔案信息化的管理。

1 機關單位檔案信息化管理中存在的問題

1.1 各個單位領導針對檔案管理等信息化工作重視不足

當前我國機關單位檔案管理基本上已實現了信息化建設，但其中還有許多需要提升和注意的地方，造成這些問題的主要因素還是由于部分領導對檔案信息化建設的重視程度不足，并沒有認識到信息化在檔案管理中具有重要作用，能夠促進整個機關單位檔案管理工作質量和效率。此外，部分領導針對檔案管理的信息化建設，并沒有形成正確的理念，因此針對信息化建設中的設備、政策、經費等投入力度有限，進而阻礙了單位中檔案管理信息化體系的建設和發展。

1.2 檔案管理中信息化技術需要進一步提高

目前，在單位檔案管理工作中，信息化管理設備已經落后，相關技術較差，導致檔案資料保存存在各種風險，因此，必須要增強信息化設備的投入，并引進新的信息管理技術，保證檔案管理的安全高效。

1.2.1 電子文件和電子檔案中存在著一定局限性

具體表現在兩個方面：一是電子文件本身在保管條件和保管期限上有局限性；二是紙質檔案一般是由掃描儀等中間設備向電子檔案轉化的，所以受掃描儀掃描速度影響，掃描儀速度慢在一定程度上影響了電子文件的轉化，降低了工作效率。

1.2.2 數據存儲備份和管理中存在問題

具體表現在三個方面：一是當前機關單位的檔案信息化管理上電子數據備份意識不夠強，這就需要加強意識，采取多種數據備份手段和途徑。檔案數據備份不能僅靠DVD或者VCD光盤，還要有其他的備份方式，才能提高備份效果；二是需要進一步提高備份光盤的質量；三是光盤備份沒有形成統一的格式，電子數據內容清單不詳細，這樣的備份手段無法滿足信息量巨大的檔案管理工作。

1.3 檔案管理業務人員的專業素養有待提高

人才在檔案管理信息化建設體系中具有重要意義，因此必須要對檔案管理人員實施培訓。檔案管理的信息化建設需要業務人員不僅要有專業的知識，并且還要掌握先進的信息技術。但目前在我國機關單位的檔案管理人才的隊伍中，機關單位普遍存在著管理人員業務水平不高、缺乏新技術的更新和融入等問題。

1.4 沒有樹立檔案管理信息安全意識

檔案管理過程中，信息安全則是管理者考慮的重要因素之一。而檔案管理工作進入信息化后，更要加強安全防范意識，運用現代化的技術手段減少信息危險的出現，防止信息泄露而造成單位和工作人員自身的不利影響。目前各單位在檔案管理的信息化建設和管理人員的素質方面都得到了普遍提升，但少數單位管理人員安全意識淡薄的現象還是存在，沒有在制度上、技術上、人員上入手，建立好防火墻、進行數據加密和對光盤進行備份，這就會給數據安全留下了隱患，阻礙了檔案管理的正常運行。

2 提升檔案信息化管理水平的有效策略

2.1 全面提升檔案管理人員的綜合素質

要實現檔案信息化管理必須提高檔案管理人員的綜合素質，要求檔案管理人員自身的檔案管理能力較高外，還要求其熟練掌握各種計算機基本技術和操作技能。但是，目前來說，從事檔案管理人員基本上為非專業人員，許多員工也都是在進行基本的培訓后便從事到檔案管理中，因此不能熟練掌握各種相關業務和操作流程，還有就是對網絡技術知之甚少，缺少精通檔案業務和信息技術的復合人才。基于這一點，機關單位要重視和加強對管理人員的培訓，無論是專業技能還是職業素養，都要全面地提升。另外，對檔案信息化管理方面做進一步指導，加強信息技術和計算機專業的培訓和學習，并提升知識技術結構和人才結構。尤其是在管理人員隊伍中間普及提高檔案管理人員的計算機水平和信息水平，來幫助檔案管理人員更加適應檔案管理信息化體系建設。

2.2 要意識到信息化建設在檔案管理中的重要性，并不斷引進新的管理技術和信息化技術

在實施檔案管理信息化體系建設中，要抓好幾個方面：第一在意識層面上，建立完美的檔案信息化理念和創新發展意識，要意識到檔案管理信息化建設工作的重要性并大力開發，投入大量的人力物力，全面促進機關單位檔案信息化管理建設的發展；第二，信息化體系建設需要信息技術和計算機技術作為支撐，因此信息化檔案管理的實驗就必須要將現代化信息技術和計算技術應用到檔案管理中，要不但開發新的管理軟件，做好當前軟件和設備的升級工作。每個單位可以根據自己的工作性質、特點和實際要求，開發推廣適合自己的管理軟件和信息技術，讓檔案管理信息化步入正常軌道。檔案管理軟件的發展要形成統一的軟件發展規劃與行業標準，使全國檔案管理軟件做到標準統一化。同時，檔案管理軟件應該是通用的，不同類型的檔案管理和不同層次的人員都可以自由通用。總之，檔案管理軟件需要開發安全、可靠、易于操作的優秀軟件，才能全面提升檔案信息化管理水平。

2.3 完善檔案信息化管理制度，實現規范化管理

要必須建立和健全相應的檔案信息化管理體制作為信息化建設的保障和支撐，并針對檔案管理進行規范，提高檔案管理的安全性。在收集信息時，要采取多種收集手段，收集時要嚴格遵守各種規范和制度，除了保證信息的廣泛性，還要注重信息的重點，掌握一定的規律，實現材料收集的科學性。檔案的管理要統一集中，不能過于分散化，這樣既可以保證檔案信息能夠被及時調用，也能保證檔案管理的安全性和便捷性；此外，還要重視檔案管理保存條件和環境的安全工作，尤其是電子檔案的保存環境的安全性，避免信息泄露。

2.4 加強安全意識，做好檔案信息系統的安全工作

將檔案信息化處理盡管具有很多優點，然而也帶來一些問題，其中重要的就是信息安全問題。目前而言，信息化技術在得到廣泛應用同時，自身面臨著較大的信息安全問題，此外，網絡則具有開放性，容易受到黑客和病毒的攻擊，且一旦被攻擊后，就可能導致計算機無法正常工作，導致出現數據丟失，且無法被修復，還有就是遭到黑客供給導致信息泄露或被篡改，進而對單位造成很大損失。此外，檔案管理人員并不能充分掌握信息技術和計算機技術，信息安全意識并不強烈，既使數據被竊取、更改、丟失等自己也可能一無所知，保密工作嚴重缺乏。所以要對各種網絡病毒有個充分的認識和了解，構建安全堤壩，掌握應對病毒的方法和技術，制定嚴密措施，防范黑客的攻擊。同時做好數據備份工作也是至關重要的。由于網絡信息系統自身原因和來自系統外部的多種因素的破壞，檔案數據信息很容易受到影響，甚至出現丟失、篡改等。因此必須要及時將數據進行備份。

3 結語

檔案信息化管理的建設不是一就而就的，是一個需要逐步完善和發展的過程。總之，檔案管理則需要嚴格遵守相關制度和原則，利用科學、有效的管理方法對檔案信息進行統一管理，進而保證檔案管理高效性、安全性，且能夠及時對各種檔案信息進行調用。檔案管理在各個單位中具有重要作用，有利于促進單位工作的規范性和高效性，提高單位工作質量和效率。所以有關部門要做好信息化建設的引導工作，加強科學規劃和實時指導，除了增強自身檔案管理建設之外，還要實現國內外先進檔案信息技術的交流，把我國機關單位的檔案管理工作提升到更先進的水平上來。

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