對水利工程檔案資料管理工作的思考

劉盛琴

摘 要：水利工程檔案管理是工程建設整體工作的重要組成部分，對于促進工程建設的高效等方面具有十分重要的作用。本文對水利工程檔案管理中存在的問題進行了分析，進而提出了一些做好水利工程檔案管理工作的可行性措施。希望能給水利工程檔案資料管理工作提供參考與借鑒。

關鍵詞：水利工程 檔案資料 管理 策略

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）12（c）-0167-02

水利工程檔案是對工程建設管理情況的記錄材料，為工程管理、提高效益提供相關資料，對于優化工程管理、促進工程效率的提高等方面具有十分重要的意義。水利工程檔案資料管理工作是工程管理體系中的重要組成部分。國家對重點工程建設項目檔案管理工作提出了重要要求，對于指導我們做好水利工程檔案資料管理工作有著十分重要的意義。

1 水利工程檔案資料管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理制度滯后于水利建設項目管理體制的改革

隨著時代的發展，水利工程建設項目管理工作也應該做相應的管理，國家也加快了建設管理體制的進程，對建設管理中的工程投標、監理制度等進行了改革，對于一些不適應形勢發展的規章與規范進行了修訂與完善，制度在各個方面發生了較大的變化，但與之相對應的各種管理制度與法規還沒有做出及時的修訂，工程檔案管理需要納入新的管理機制，如何建設相應的項目檔案管理制度，目前還沒有完善的應對措施。

1.2 忽視檔案管理工作

建設單位只重視工程建設，傾盡全力投入工程建設，而忽視了檔案管理工作對促進建設工作的重要作用，沒有專職人員做檔案管理工作，或者把檔案管理作為一種資料的保留與保管，只是在工程的收尾階段才進行相關建檔、歸檔與整檔工作。這種忽視檔案管理工作的做法，阻礙了檔案管理工作質量的提高，進而給工程建設造成了消極影響。

1.3 檔案管理工作沒有實現制度化、規范化

相當多的建設單位檔案管理體制不完善，檔案管理制度只是流于形式，制度的落實沒有監督機制的制約，對制度執行力度不夠。致使檔案管理工作處于松散狀態，不能有效發揮促進工程建設的作用。

1.4 檔案管理人員業務水平不高

檔案管理工作需要專業人才，而目前大多檔案管理人員業務水平不能跟上時代發展的新的要求，知識水平較低，知識老化。水利工程建設工作一般是由新參加工作的人員或者工程技術人員擔當，他們的檔案管理知識欠缺，具有專業知識的檔案管理人員少之又少，熟悉檔案相關管理制度又熟悉信息技術知識的人員更是鳳毛麟角。

2 做好水利工程檔案資料管理工作的策略

2.1 加強對水利檔案資料管理工作重要性的認識

水利工程檔案資料是對工程建設全過程相關信息的收集與保存，水利工程建設是一個復雜的過程，因此檔案的載體也多種多樣，檔案數量多，具有很高的保存價值。工程建設的過程通常采取的是先進的工藝設備，必須具有周密的設計與安排、組織管理，對這些過程進行記錄就使檔案材料有了更高的利用價值。檔案管理資料對于質量的評定、事故的原因、階段與竣工驗收等管理工作具有十分重要的意義，不僅在工程結束以后而且在工程進行過程中檔案材料也是不可缺少的重要依據。具備了檔案材料，才能更好了解工程前期條件，進行工程設計等，做好工程地運營。檔案管理材料是對工程全過程的真實情況的記錄，是重要的信息資源，對工程建設各方面的工作都具有十分重要的作用。隨著時代與形勢的發展，檔案資料管理工作受到了水利行業的高度重視，如工程驗收必須有檔案管理人員的參與，檔案驗收合格了才能進行工程的驗收，也就是說檔案驗收已成為工程驗收的重要前提條件。

2.2 建立符合工程建設實際的檔案資料管理體制

要做好檔案管理工作，必須把檔案工作與工程整體工作全盤考量，使其成為整個工程管理內容的重要部分，要做到有領導，有專人負責，相關部門要密切配合，相互協調。如在水庫工程建設中，要實施業主負責制、招標投標制以及建設監理制等一系列新的工程管理制度，但是建設過程中的檔案資料管理體制與過去有了很大的改變，而檔案資料的管理工作還沒有很好與新的機制與體制相適應，這就需要改善檔案資料的管理工作，使其跟上新形勢的發展。例如，水庫建設過程中，水庫建設管理局是項目法人，代表出資各方負責工程建設管理工作，需要根據水利部檔案管理相關規定，對水庫工程的檔案資料實施業主統一管理，施工單位、監理、設計單位都必須提交給業主相關檔案管理資料，并且要保質保量。然后由建設管理局主持，讓相關各方明確建設、設計、監理、施工等各個單位與人員的相關責任，進行協調，任務落實到位。這樣就形成了檔案工作一級抓一級的格局，層層落實責任，形成了檔案管理網絡。此外，監理單位要發揮審核職責作用，對檔案質量進行全面審核，要如實反映情況，不能擅自修改與偽造，杜絕事后造假補作。做好質量評價資料審核工作，要求各種資料完整齊全，對于竣工圖的審核，必須要求材料屬實，能夠反映地下與地上建筑物的詳情。全部的建設檔案資料都應該按照工程檔案管理的要求去規范。總之，業主必須依靠監理，提高檔案資料的質量。

檔案管理工作應該在工程建設的初期就著手進行規劃，要根據檔案管理的相關規范以及技術要求等，制定出檔案管理的計劃與辦法，細化實施措施，對于檔案機構及其職責、檔案質量要求、檔案的管理等作具體而詳細的規定，使工程建設在初始階段就納入正規，使檔案管理規范有序。在工程的初始階段和建設階段，檔案業務人員要及時了解工程建設項目的詳細情況，包括建設計劃、建設規模、性質、進度等，并且要經常與工程資料人員進行聯系，使檔案收集工作從工程開始就與工程同步。即工程從立項開始就與工程同步進行，要與檢查工程進度、施工質量與檢查檔案文件材料的形成同步。無論是單元還是分部單位工程驗收和竣工驗收，在驗收之前都必須對其檔案進行驗收，凡是檔案質量達不到要求的，不得進行驗收，在規定的時間內沒有完成歸檔任務的建設工程不得評為優質工程。檔案管理要責任明確，分工到人，檔案由每位業務指導員負責，業務指導員要深入各自分管的工程，進行指導、檢查、監督，對所負責的單位與項目提供跟蹤服務，提出檔案收集、整理、歸檔的要求，對于檔案中出現的問題進行業務指導，及時解決問題。例如，水利工程文件的內容必須保證其真實性，符合工程實際情況，工程文件不得使用圓珠筆、鉛筆、紅墨水容易褪色的材料填寫，字跡應該保持工整清晰，各種材料應與實際情況相符合，做到資料齊全，符合規范。

2.3 編制檔案分類大綱，保障工程檔案的系統性與規范性

我國水利部編制了“中國檔案分類表”，目的是統一水利檔案的分類，促進檢索方式的優化，使檔案分類檢索更規范。水利各系統各級、各類檔案的檢索分類、編制索引工作可以參照此表進行。但是這個表不適應于檔案實體分類。所以針對工程的實際，還需要依照分類表編制工程的分類大綱。在編制工程分類大綱時，還必須體現工程的特點，體現工程進行過程中的各種關系，案卷之間的內在聯系等。

2.4 提高檔案資料管理人員的業務素質

為適應新時代下的檔案管理工作，檔案管理人員必須不斷學習檔案管理理論，吸取先進的檔案管理理念，要具備相應的信息技術技能，實現檔案的信息化管理。這就要求檔案管理人員具有愛崗敬業的崗位意識，提高服務覺悟，強化自身的職業道德素養，在工作中做到以法治檔，積極參加崗位業務培訓，提升業務能力。

3 結語

要做好水利工程檔案資料管理工作，就必須建立符合工程建設實際的檔案資料管理體制，檔案管理人員需要提高思想認識，更新觀念，促進檔案管理的規范、高效，勇于創新，促進檔案管理事業的健康發展。

參考文獻

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