事業(yè)單位檔案信息化管理探析

車明懿 李麗茹 羅為民

【摘要】檔案作為事業(yè)單位信息記錄的重要栽體，在事業(yè)單位管理中有著重要作用。信息化技術的發(fā)展推動著檔案信息化管理的發(fā)展、完善。本文從檔案信息化管理的概述出發(fā)，闡述了實施檔案信息化管理的意義，分析了事業(yè)單位檔案信息化建設過程中存在的問題，進而總結了提升事業(yè)單位檔案信息化管理水平的策略。

【關鍵詞】事業(yè)單位 檔案管理 信息化

一、檔案信息化管理的概述

檔案管理從傳統(tǒng)的管理模式轉化為現(xiàn)代信息化技術管理模式的過程稱之為檔案的信息化管理。檔案資料通過檔案的信息化管理，可以實現(xiàn)資源共享，有利于檔案資料的存儲、整理和查詢工作的順利進行，提高了檔案的利用率。檔案信息化管理主要是通過信息化技術把紙質等文件傳輸?shù)骄W絡，再進行統(tǒng)一的管理，這樣可以減少檔案管理工作人員的工作強度，推動了檔案管理工作的快速發(fā)展。

二、實施檔案信息化管理的意義

（一）提高檔案管理人員的工作效率

首先，我國傳統(tǒng)的檔案管理主要依賴于人的手工操作，工作人員要把檔案信息進行手工歸檔、整理，并且在需要查找某項文檔時，也要工作人員耗費大量的人力、時間來查找，導致工作效率低下，有時還會出現(xiàn)找不到的“死檔案”現(xiàn)象。而在實行檔案的信息化管理后，檔案管理工作人員在對檔案進行錄入時，要分門別類地進行分類、提取、分析、加工來建立規(guī)范的檔案信息管理模式，這也是對檔案管理結構的優(yōu)化；同時大大地提高了檔案管理人員的工作效率，提高了檔案信息的檢索速度。

（二）增強檔案信息保存的穩(wěn)定性

傳統(tǒng)的檔案信息載體是紙張，紙張的保存容易受到外部環(huán)境的影響而受損，比如，溫度和濕度超過一定的范圍，紙質檔案信息就容易受到損壞。而電子檔案的空間就有著諸多優(yōu)勢，比如存儲容量大、查詢方便快捷，可以將電子檔案多次備份，可以避免環(huán)境的改變對檔案信息管理的不利影響。因此，檔案信息化管理可以最大限度地避免檔案信息的遺失，增強檔案信息保存的穩(wěn)定性。

（三）加強檔案信息的交流與共享

在傳統(tǒng)手工檔案管理過程中，由于管理技術的落后，許多檔案信息被閑置，造成檔案信息的可利用率很低。而信息化管理技術的介入使得任何一個參與者，都可以通過強大的互聯(lián)網技術，在數(shù)據(jù)庫中快捷的找到所需要的電子檔案，這實現(xiàn)了檔案信息的高效管理和資源共享。

三、事業(yè)單位檔案信息化管理過程中存在的問題

（一）管理層對檔案信息化工作重視程度不足

我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設的進程已經在有條不紊地進行了，并且也取得了一定的成績，但其中仍然存在發(fā)展空白，影響著檔案信息化管理的發(fā)展、成熟，這其中一個顯著的原因是部分管理層不夠重視檔案信息化管理的發(fā)展。他們沒有意識到檔案信息化管理對個人、單位和社會的重要意義，因此對檔案信息化建設理念也并未成熟，不明確檔案信息化建設的根本要求、總體目標，缺乏創(chuàng)新意識，這會導致政策、經費、人員、設備等各個方面對信息化建設的投入不足，從而阻礙了檔案信息化管理的穩(wěn)妥、快速發(fā)展，使部分事業(yè)單位的檔案信息化建設持續(xù)停留在初級階段。

（二）缺乏高水平的檔案管理人才

任何領域的競爭最終都會回歸到人才的競爭，檔案信息化建設也不例外。擁有熟練掌握檔案管理知識和信息化技術的雙向人才對事業(yè)單位檔案信息化建設的發(fā)展至關重要。而目前我國事業(yè)單位普遍存在著檔案管理人員業(yè)務水平不均衡、信息化技術掌握不足的現(xiàn)象，比如部分檔案室的檔案管理人員不是專職檔案員，不能全力以赴地投入檔案工作；另外部分檔案管理人員的信息化技術欠缺，不能熟練處理電子檔案的收集、保存、維護工作；導致豐富的檔案資源不能被充分挖掘和利用，這嚴重影響了檔案信息化建設的發(fā)展速度。

（三）檔案信息化管理中存在安全隱患

信息化技術在檔案管理工作中的應用為檔案利用提供了高效、快捷的方式，但同時也給檔案管理帶來了安全隱患。首先，部分檔案管理人員的安全意識比較淡薄，對于網絡安全沒有防范意識，所以在檔案管理工作中沒有采取必要的安全防范措施，以至于丟失數(shù)據(jù)和泄密的現(xiàn)象時有發(fā)生。另外，計算機網絡中的病毒是當今世界很難應對的一件事，它嚴重威脅著網絡的安全性，在這種不夠安全的網絡環(huán)境中，檔案信息比較容易受到竊取和篡改，這種檔案管理工作中的安全隱患不利于檔案信息化管理的正常運行。

四、提升事業(yè)單位檔案信息化管理水平的策略

（一）提高管理層對檔案信息化管理工作的重視

對于事業(yè)單位管理的長遠發(fā)展來說，高效的檔案管理不可或缺，而檔案的信息化建設是實現(xiàn)檔案管理高效化的必然之路。因此，首先要改變管理層的思想觀念，提高思想意識。事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展要跟隨時代的步伐，擯棄舊體制，要明確檔案的信息化管理在事業(yè)單位管理中的重要性，積極推進檔案的信息化建設。其次，在具體實施過程中，管理層要將檔案信息化建設列入事業(yè)單位管理發(fā)展的重要規(guī)劃中，要加大人力、物力、財力的投入，全力推進檔案信息化建設的發(fā)展。最后，管理層要有創(chuàng)新發(fā)展理念，及時了解檔案信息化發(fā)展的最新技術，不斷引進與更新信息化技術來完善檔案信息化建設工作，同時不斷培養(yǎng)員工的檔案意識和信息意識，形成檔案信息化建設的長效機制。

（二）建立一支高素質的檔案管理隊伍

檔案信息化建設要想高效、持續(xù)的發(fā)展，就必須擁有高素質的檔案管理人才。因此，如何建立一支高素質的檔案管理隊伍是檔案信息化過程中亟待解決的問題。

首先，在檔案管理的工作人員引進時，要注重把思想積極、專業(yè)水平高和工作能力強的人員挑選出來。其次，在事業(yè)單位人才培訓計劃中，要納入檔案管理人員的培訓，主要從以下兩個方面來提高檔案管理人員的綜合素質：第一，加強檔案管理人員的思想政治學習，由于檔案信息的安全性和保密性的需求，在培訓時，必須加強安全意識的培訓，指導檔案管理人員做好檔案信息系統(tǒng)的安全維護工作；第二，要加強對檔案管理人員的檔案管理專業(yè)知識和信息化技術的持續(xù)培訓，確保檔案管理人員不斷完善和更新知識技術結構，更好地為檔案信息化建設服務。最后，對檔案管理人員制定切實可行的考核制度，建立激勵機制，從思想政治素質、專業(yè)技術水平、職業(yè)道德等方面進行定期考核，提高檔案管理人員的工作積極性和責任意識。（三）建立事業(yè)單位檔案信息化安全保障體系

檔案管理的一個重要原則就是安全，而當信息技術引入檔案管理工作中后，更要注重檔案信息的安全性，防止檔案信息泄露，對單位和個人造成不利影響。因此，事業(yè)單位應結合自身特點，建立檔案信息化安全保障體系。

首先，加強檔案管理人員的安全意識，檔案管理人員必須明白檔案館與圖書館有著根本不同，圖書信息基本都是面向大眾的，而檔案信息對安全保密有嚴格要求，部分檔案信息是需要控制使用的，所以檔案管理人員要嚴防因為人為因素而導致泄密事件的發(fā)生。其次，要加強網絡安全技術的研究開發(fā)和應用，確保檔案信息的安全性，比如，為了避免檔案信息系統(tǒng)遭到入侵，要對檔案信息網絡安裝防火墻和殺毒軟件；另外對檔案管理網絡要實時監(jiān)控，并制定嚴密的措施，防范黑客攻擊；同時檔案管理人員要加強網絡安全知識的學習，充分認識和了解各種網絡病毒，掌握應對病毒的方法和技術。再次，為了避免信息泄露，要制定嚴密的電子文件安全管理機制，完善電子文件的登錄管理、流傳跟蹤工作。最后，由于網絡信息系統(tǒng)自身可能會出現(xiàn)故障以及系統(tǒng)外部的各種因素干擾，使得檔案信息極易遭受損壞和流失，所以在檔案信息安全管理工作中，做好數(shù)據(jù)備份非常重要。

五、小結

檔案信息化建設是一項長期而艱巨的任務。因此，事業(yè)單位的管理層必須要做好檔案信息化建設的積極規(guī)劃和科學指導，保證檔案信息化建設的正常運行，最大限度地發(fā)揮檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展中的積極作用。同時，縱觀國外檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀，在西方許多發(fā)達國家，檔案館都已經采用了微縮和激光技術，還開發(fā)了許多先進的檔案管理自動化系統(tǒng)；我國的檔案管理工作存在很大的發(fā)展空間。因此，事業(yè)單位在增強自身檔案管理信息化建設的同時，要積極學習國外的先進經驗，加快檔案信息化建設的步伐。

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