論基層企事業單位的檔案管理

盧葦

【摘要】檔案管理工作不生產物質財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業，所以是管理性的工作。當前，有一部分人在對檔案管理工作的認識上存在誤區，認為檔案管理工作可有可無，對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識。但恰恰相反，現今最真實的情況是：檔案管理工作在我國企事業單位的建設、管理、發展中起著無法替代的，至關重要的作用。

【關鍵詞】檔案管理 規范 依法治檔

一、檔案管理的豐富內涵

做好檔案管理工作是企事業單位健康發展的需要，檔案管理工作是企事業單位管理工作的一部分。其中新聞單位的工作尤為明顯，新聞單位工作性質政治性強，社會民生等涉及面廣，這就對歷年來檔案工作的質量、存檔數量等要求嚴格。科學規范的管理檔案，是衡量一個單位業績與管理水平的重要標尺。檔案記載著一個單位發展史上的優秀成果，對研究本單位的業績和科學發展提供第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。檔案管理工作做好了，一方面為管理人員及時了解單位的整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據；另一方面有利于社會各方準確認定企事業單位的經營成果，為新聞單位的創新與發展奠定堅實的基礎。

檔案管理系統是整個企事業單位文獻信息系統的組成部分之一，在構成整個單位的科學能力中占有重要地位，成為單位信息系統的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。

二、檔案管理存在的誤區

隨著計算機技術的飛速發展，檔案管理工作的重要性進一步淡化，很多人對檔案管理的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。再加上一些單位的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，有沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而不能充分認識到檔案工作在社會發展中的戰略作用和實際意義。工作中存在失位現象，工作責任心不強，對檔案管理工作的重要性宣傳力度不夠，檔案管理無用論在本部門滋生蔓延到整個單位系統。不利于形成關心，重視檔案管理工作的氛圍，整個企事業單位的檔案意識進一步弱化。從而導致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進程遇到新的障礙。

三、檔案管理工作的必經之路

（1）依法治檔，建章立制

法制化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。檔案管理設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化特點決定了檔案管理方法要不斷改革，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢，開創檔案管理工作的新局面。因此，日新月異的形式對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。檔案事業的發展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發揮應有的作用。為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現代化服務，《中華人民共和國檔案法》應運而生，經過二十多年的發展，為我國檔案管理工作的良性發展打下了堅實的基礎。然而，新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求各地方要充分利用地方的立法權限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規，使檔案管理工作與時俱進，有法可依。在此基礎上，各部門都要建立健全檔案管理規章制度，向制度要管理，向制度要效益，只有這樣，檔案管理工作才能做到因地制宜、靈活有效。

（2）檔案信息電子化趨勢

隨著網絡科技的進一步發展，對如何做好檔案管理工作提出了新的挑戰。只有實現檔案管理同現代科技的有機結合，檔案管理工作才能走上良性發展的軌道。檔案管理工作是一門專業性很強的工作，要求檔案管理人員既要有檔案管理者應具備的服務意識，又要掌握現代化管理技能。檔案匯集著大量指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。然而，現代科技的一大弊端是計算機網絡系統的安全系數會隨著時間的推移而降低。為了保證安全，就必須制定嚴密電子文件安全管理制度，完善電子文件流轉跟蹤登錄管理。在電子文件管理系統中建立有效的操作權限管理體系，按照信息安全、人員職責、設備管理等因素，對電子文件管理系統的操作權限進行合理劃分，在工作模式和軟件功能上周密設計。同時結合電子簽章、口令管理、活體指紋識別等新技術，提高身份認定精度。其中應重點對最常用的口令方式進行嚴格管理。設置自動啟動的電子文件操作日志，以備日后進行安全查考或真實性鑒定時作為依據。

（3）檔案的合理有效利用

檔案運用的合理有效是經濟社會又好又快發展的一項基礎性工作。對于把握經濟活動的基本規律和未來發展方向具有很強的借鑒意義。全面加強檔案管理工作的根本目的在于充分發揮檔案的社會化服務作用，為實現建設小康社會的目標服務。

檔案利用工作是檔案自身價值得以實現的直接手段，做好檔案的開發和利用是檔案管理自身價值的重要體現，檔案開發利用已經成為全社會重要的、不可或缺的信息資源。要加強檔案的開發利用，實現信息資源的共享。就必須加強檔案基礎管理。檔案工作人員除了在檔收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，研發較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統、完整的提供，滿足檔案利用工作的需要。在此基礎上加強對檔案的保管工作，隨時準備為利用者提供所急需的檔案。重要、珍貴的檔案要備有微縮或復制件，以代替檔案原件提供利用。同時加強檔案庫房設施建設，減少外界條件對檔案的損壞。在管理好檔案的基礎上，檔案管理工作也要適應社會需求的變化，尋求更為有效的服務新途徑，以提高檔案利用的質量和水平，更好地發揮檔案的作用，在創造社會效益的同時，促進檔案事業的發展。

四、結論

綜上所述，只有正確認識檔案管理的重要性，才能全力做好檔案管理工作，才能為社會的全面進步，經濟快速的發展，各行各業的振興提供優質、高效的檔案服務。科學規范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，開創檔案管理工作的新局面。