關于高校財務日常報銷中信息化應用思考

李法平

摘 要：隨著云計算、大數據及移動互聯網等技術的深入發展，高校先后投入人力物力，旨在通過信息化生態系統建設，實現校內各業務部門業務職能網絡化，進而達到信息能夠共享共用。財務報銷作為財務管理工作的基礎，為高校提供了后勤保障，是日常工作的重要組成部分。本文通過分析傳統報銷模式的弊端，網絡報銷模式的特點及建設思路，提出傳統模式向信息化發展，消除傳統報銷方式，過程繁復、效率低下的弊端，并通過網上報銷可有效提升工作效率，完善內部控制體系，符合長遠的發展需要。

關鍵詞：日常報銷；信息化；財務

一、傳統報銷模式的弊端

現行的大多高校報銷采取分級匯簽模式，以紙質報銷單為介質，教職工在費用發生之后，填寫紙質報銷單，然后分級分類逐級簽字審批，簽批后報銷單交回財務部門進行支付報銷。這種傳統的報銷模式存在以下幾點弊端：

財務審核效率低。報銷人員將大量報銷單據送到財務部門以后，財務人員既要審核業務審批流程是否合理，又要審核原始憑證，復核各項金額，大量精力用于檢查復核，弱化了財務分析、內部控制等管理工作，不利于財務管理水平的提高。

財務審批效率低。在現行報銷模式下，報銷人員需要手工填寫報銷單后找領導審批，當領導外出工作時，報銷業務就得不到及時處理，影響報銷進度。過多占用工作時間，直接導致學校運營成本的增加。

內部控制無法有效落實。現在的報銷模式下，報銷流程無法固化，報銷人員如不熟悉流程，很可能導致報銷審批流程不符合內控規定，出現報銷附件、手續不全，需要反復補充的情況；財務人員重復性的工作，也可能導致報銷流程出現錯誤，繼而出現遺漏審批、越級審批等現象，無法有效落實內部控制。

二、網上報銷模式的特點

網上報銷通過業務系統，線上單據填寫、線上業務審批、線上財務審核，形成跨部門開放式的報銷流程。在此模式下，報銷人員可及時提交報銷申請，并以附件形式上傳相關原始憑證，相關審批領導以數字簽名的方式進行業務審批，財務人員在審核相關原始憑證及報銷金額后，點擊生成報銷單據。作為對傳統報銷模式的改革創新，具有以下特征：

報銷流程的可視性。在統一規范的報賬流程基礎上，報銷人員可通過互聯網和移動互聯網登錄報銷系統，申請報銷事宜，提高辦事效率。

報銷流程的可關聯性。在報銷系統中，單一的報銷流程可與事前請示報告的具體事項相互關聯。通過設定審批流程、審批權限、年度預算額度等關鍵信息，規范審批流程的流轉程序及審批權限。例如：報銷差旅費，在出差之前先填報外出事項的審核，生成外出差旅審核單經主管領導同意。報銷時關聯該出差事項，這樣使得每一個報銷流程都“事先審批，有章可循”。

流程審批的數字化。在網上填寫報銷單據以后，報銷人員無需再找相關領導簽字審批，系統自動將審批信息推送流轉給相關領導，各審批領導利用數字簽名審批各類業務，快速高效且更加安全可靠。

財務信息的及時性。網上報銷模式下，只要報銷流程一經啟動，財務信息能夠及時快速地進入到系統中，當需要某個財務信息時，只需要調用系統中的匯總數即可，實現了財務動態數據的有效更新，保證了財務信息的及時性。

三、網上報銷信息化應用思路

網上報銷以信息技術為手段，以提高工作效率為中心，體現集約化管理的現代財務管理模式。網上報銷信息化應用需重點考慮一下因素：

完善內部流程控制。通過將內部流程及財務報銷制度進行梳理，優化整理后“固化”到網上報銷系統中。例如：可以“固化”差旅報銷流程，提供出行人員交通、住宿、補貼等標準。在系統中按照預設金額報銷，按照預設流程審批，使得業務審批更趨規范化，報銷流程更趨標準化，全面杜絕了遺漏審批等現象，進一步提升了單位財務管理和會計核算的規范性，加強了內部控制的執行力度。

提高工作效率。網上報銷系統通過將報銷人、審批人、財務人員三者有效地相互協調，形成了一個科學有效的報銷流程。報銷人員提交報銷申請后，不再需要拿紙質的報銷單找各級審批領導簽字，而是通過網上報銷系統提請領導審批，并且可以隨時查看報銷流程的流轉進度。財務人員也不再需要對報銷審批流程進行審核，大大提高了業務人員和財務人員的工作效率。

改變財務管理理念。網上報銷系統的深入應用，有效地將財務人員的工作重心由財務核算轉向優化財務管理水平。在減輕日常核算工作量以后，財務人員能夠將更多的時間精力投入到財務管理事務中，使會計信息更加及時有效，保證會計信息能夠科學指導行政決策，也切實提高了財務人員的整體素質。

促進財務信息公開。通過網上報銷系統的運行，單位能夠科學、公開、透明地在單位內部實現財務信息公開，通過財務信息的高度共享，形成單位內部切實有效的立體監督格局，有效增進單位職工的責任感。

參考文獻

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項目基金支持：重慶市教委課題“智慧校園環境下學生行為分析系統研究”（KJ1729408）；重慶市教委課題“項目引領、工作室驅動”的高職軟件技術專業實踐能力培養研究（162071）。