專科醫院人事檔案信息化管理的幾點思考

常笑

摘 要：隨著時代的發展，計算機應用水平大幅度提高，信息化時代影響到社會各個行業，公立專科醫院承擔著重要的社會公共衛生服務功能，而人事檔案作為個人經歷面貌的重要載體，對于核定工資、職稱晉升、干部提拔等方面都是極其重要的參考依據，將信息化引入公立專科醫院人事檔案管理中有著十分明顯的優勢，因此如何在新時期完善人事檔案信息化管理，提高檔案管理的準確性和高效性，是醫院領導和人事檔案管理者必須重視的問題。

關鍵詞：專科醫院；人事檔案；信息化管理

隨著網絡信息技術的發展，檔案信息化的應用也越來越廣泛，越來越多的醫院信息化管理日益規范，計算機應用技術的引入使得醫院人事檔案管理的整個流程進一步實現智能化、自動化。但作為專科醫院信息化建設及相關檔案管理意識、人員配備等方面的不足，導致專科醫院人事檔案信息化進程相對緩慢，無法適應現代人事檔案管理的發展需求。因此如何在新時期完善專科醫院人事檔案信息化管理，對專科醫院整體發展有著至關重要的意義。

一、專科醫院人事檔案管理的現狀分析

（一）思想認識不到位

專科醫院人事檔案信息化進程緩慢最根本的原因在于認識不到位，思想上不重視。尤其多數專科醫院不具備管檔權，醫院管理者思想陳舊，認為只要將人事檔案整理后送到上級檔案保管部門就可以了，思想認識依然停留在有需要就去人工查閱的層面上，沒有充分認識到信息技術的巨大優勢，即使上級部門有相關的人事檔案信息系統，也不會主動要求配備及研究本院的相關系統。

（二）檔案管理方式落后

檔案管理制度不完善，在人事檔案管理上仍然存在輕服務而重保管現象，檔案管理工作始終處于被動狀態，缺乏管理體制、管理方法的創新。許多個人相關的表彰、資格證書、新取得學歷等檔案材料暫存于自己單位無法及時更新到個人檔案中，這種分散的檔案存放特點也造成人事檔案信息的完整性真實性得不到保障。

（三）信息化建設嚴重滯后

雖然按照人事檔案管理制度，檔案存放處都配備了電腦，但實際操作中，電腦的使用率極低，幾乎成為擺設，根本不具備人事檔案系統管理軟件的基本操作使用環境。另一方面多數專科醫院的人事檔案信息化建設嚴重滯后，并沒有人事檔案電子目錄，在需要查詢個人人事檔案時仍以手工檢索為主，要到上級主管部門檔案存放處翻閱紙質版檔案，手續繁瑣，效率低下。

（四）人事檔案信息化管理隊伍素質低

現代化人事檔案管理不僅需要檔案管理人員具備熟練的對紙質檔案的歸檔能力，還需要跟得上時代腳步的思維及基本應用計算機的能力，而在專科醫院以醫療衛生專業技術為主的環境下，檔案管理工作相對較為容易和輕松，多數檔案管理人員為文化水平低、職稱級別低、業務素質不高、年齡結構高等人員組成，在電腦操作方面根本無法適應現代人事檔案信息化建設的要求。

二、人事檔案信息化建設的必要性

（一）人事檔案管理工作的需要

人事檔案是個人經歷面貌的主要載體，能夠真實反映個人學習工作經歷、政治思想、業務能力等方面的內容，為醫院推行科學有效的人力資源管理提供必不可少的信息資源，人事檔案信息化管理可以對職工個人的相關人事信息實行電子化動態管理，既方便了人事檔案信息的查閱使用，又方便了信息資料的共享，使得醫院可以掌握最新的職工信息，為醫院發現人才、提拔人才提供有效的信息保障，能夠有效提高醫院人事檔案管理的效率與質量。

（二）順應時代發展的要求

隨著信息技術的發展和進步，信息化在日常生活中的應用越來越廣泛，信息化已經成為了醫院整體發展的總趨勢，作為醫院管理的一部分，人事檔案工作不能成為一個完全封閉的系統，人事檔案管理信息化必然是檔案管理改革的總方向，這樣能夠更為有效的進行人事檔案管理，還能夠推動整個醫院管理的開放化、社會化進程。

（三）保證檔案安全性的要求

隨著現代保管技術的發展，檔案原始材料的保存雖然越來越完善，但是手工操作為主的查閱方式仍是檔案保管安全性的重要隱患。電子化人事檔案信息查閱可以大大減少人工操作造成的不必要的原始材料磨損、丟失，甚至涂改等現象，既滿足利用者的需求又保護了實體檔案的安全性。

三、關于專科醫院人事檔案信息化的幾點建議

（一）加強檔案知識宣傳培訓

通過宣傳欄、院報、網絡、集中培訓等多種途徑，增強檔案管理宣傳力度，轉變傳統的思想觀念，真正使醫院領導、檔案管理人員認識到人事檔案對醫院發展的作用，認識到人事檔案信息化是促進醫院科學管理的需要，另一方面通過專業檔案知識的培訓宣傳，也能進一步提高檔案管理人員專業技術水平，為人事檔案信息化建設提供有利條件。

（二）建立人事檔案信息數據庫

專科醫院相比較綜合醫院人員較少，構建人事檔案信息數據庫有較大優勢，通過計算機、掃描儀等現代化設備，將不涉及個人隱私和國家機密的人事檔案中的文字、圖片等紙質化資料變成無紙化數據，建立人事檔案信息數據庫，利用專業的管理軟件實現檢索、借閱、查詢、統計等工作的一體化電子化，既保護了實體檔案，又保證了人事檔案利用過程中信息的準確性，提高了檔案管理工作的效率。

（三）加強人事檔案網絡建設

完善人事檔案信息服務網絡建設與動態化管理，實現單位內部管理部門、單位之間以及上級主管部門對人事檔案信息資源的共享，這一點對于不具備管檔權的專科醫院而言尤其重要，通過網絡建設與動態化管理，可以明顯提高人事檔案信息查閱的效率，也利于人事檔案信息的實時更新。相對于綜合性醫院，專科醫院專業技術人員流動性大，更需要動態化實時更新人員信息，從而有效提高人事檔案的實用價值。

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