檔案管理工作的重要意義

徐俐

隨著社會的發展，市場經濟的不斷完善，檔案管理作為單位的一項基本工作，其意義便顯得尤為重要。檔案管理工作一方面可以讓事業單位的高層管理人員及時的了解單位的整體運營狀況，適時的調整策略，使單位更好的發展；另一方面，有利于事業單位與各界的廣泛合作與全面發展。做好檔案管理工作，對整個單位都有著不可替代的重要意義。

一、有利于單位的行政管理

檔案作為單位的行政工具之一，具有重要的參考價值，是單位進行任何重大決策的依據，事業單位是否具有業績或者是否具有較高的管理水準的重要體現是檔案管理工作是否科學規范。檔案資料具有客觀、準確的特點，作為較好的參考資料，驗證過去工作的得失，事業單位可以通過檔案還原歷史，找到可靠的依據和資料，并借鑒原有的經驗和教訓，對事業單位今后的發展進行預測，并可根據檔案深化事業單位的改革，從而更好地促進單位發展。單位制定任何新的規章制度，都要參考原有檔案，建立在原有管理系統的基礎之上，有利于科學的決策，提高管理效率，因此檔案具有承上啟下的重要作用。另外檔案具有考察依據的作用，作為歷史的見證，檔案具有法律效應，檔案自身具備的特點，使檔案成為更加客觀、更加令人信服的資料，可以為相關部門和相關人員提供信息資料和查找等服務，一旦事業單位涉及到司法訴訟的情況，檔案查詢系統就能夠發揮很大的作用，從而確保事業單位的合法權益不受侵害，因此維護檔案的穩定與安全，對當今社會經濟發展有重要作用。

二、有利于事業單位的規范化

事業單位是否具有一定的管理水平和業績的規范化的重要體現是檔案管理工作是否規范科學。一個事業單位在發展過程中會有很多優秀的成果，而這些結果記錄在檔案中，并且要了解該單位的歷史經營業績必須通過檔案查詢，因此該單位的科學發展離不開檔案管理工作。近年來，我國社會經濟發展越來越快，正是在這樣的背景下，我們不得不改變傳統的檔案管理理念，嘗試更多新的管理方法，真正體現事業單位發展成果的實際情況。將檔案管理與經營管理相結合，共同來配置資源，從而體現出事業單位今后的發展情況，對于單位的管理和運作具有非常重要的意義。綜上所述，檔案管理工作對于社會發展和提升單位競爭力非常重要，有利于事業單位的規范化發展。

三、有利于事業單位的信息化

檔案備案的及時與靈活直接影響了檔案管理工作的成果和效益。21世紀是信息化的時代，檔案也是信息時代的重要組成部分，而數字化是檔案信息化的重要手段。數字化檔案與以前的傳統文書檔案管理相比，減少了對檔案的人為損害或者自然損害，大大提高了檔案的安仝系數，從而切實的保障了檔案安全。現在的檔案管理增加了信息化，將過去的紙質檔案文件和現代的電子檔案相結合管理。改變檔案管理工作的及時和靈活度，以現代科學合理的管理方式，建立科學的檢索機制，實現信息化，同時還要有針對的對檔案數字化單位檔案人員進行專門的培訓，不僅要做好檔案實體整理的工作，更要了解檔案信息化的過程，了解各種檔案新載體的作用及使用方法，掌握基本的網絡安全策略和知識，從而提高了檔案管理的效率，促進檔案事業現代化發展，有利于事業單位的信息化發展，更加適應當今社會的發展。

四、有利于促進事業單位的整體發展

檔案是事業單位各項活動的記錄，具有極大的參考作用，同時也是整個單位文化的重要組成部分，增強員工的凝聚力和向心力，更好地發揚事業單位的核心價值觀。檔案管理的全面與否，關系到整個事業單位的發展，在檔案管理工作中，要加強檔案工作人員的責任心建設、素質培養、安全意識的教育，制定完善合理的檔案管理制度，把各項制度落到實處，建立現代化檔案管理人才的培養制度，培養融檔案知識、計算機管理知識、信息安全等知識于一體的高端人才，來引領檔案事業的現代化發展。同時為防止檔案管理完成后檔案資料的丟失，有必要加強管理人員及時歸檔資料的意識，提高檔案管理的意識，及時收集整理、編目和鑒定和保管、統計，檢索等其他相關工作。由于檔案管理的質量會受到管理人員整體素質的影響，因此管理者必須要積極創造，要提高管理者的整體水平才能使單位更好的發展。目前，檔案管理工作正在變得越來越現代化和多樣化。因此，要不斷進行管理改革，完成現代化的檔案管理工作，從而促進事業單位的整體發展。

五、具有重要的法律作用

由于檔案管理的重要程度，為防止檔案的丟失、泄露，要委派專門的檔案管理人員進行管理，還要做好所有的安全工作，除了檔案管理工作的機密和安性之外，檔案的價值和共享也是不斷關注的焦點。因此，應采取多種形式，及時、準確、迅速、高效地開發和利用檔案資源，檔案管理者不僅要熟悉、精通和掌握各種檔案管理的知識，而且要恰到好處地使用，以防出現問題時能及時解決，使檔案具有最高的價值，同時可以為相關部門的人員提供信息資料的查找等服務，保證事業單位的合法權益不受損害，減少不必要的糾紛，最大程度的挽回損失，充分發揮好檔案管理的法律作用。

綜上所述，檔案管理工作對現代事業單位的發展具有至關重要的作用，科學合理的做好檔案管理工作，使檔案管理更好地為事業單位的發展服務。