電子檔案的特點及管理技巧

胡建楠

（圍場滿族蒙古族自治縣林業(yè)局 河北 圍場 068450）

電子檔案，指的是以電腦為載體、由二維碼數(shù)據(jù)組成的檔案。隨著科學技術的發(fā)展，電子檔案的重性也越來越突出，現(xiàn)將電子檔案管理的一些體會與作法總結如下：

1 電子檔案的特點

1.1 電子檔案占用空間小，存取速度快。這是由于電子檔案的基本原理決定的，隨著科技的發(fā)展，人類由結繩記事發(fā)展到紙張記事，再發(fā)展到光盤、U盤，檔案占用的空間越來越小，存貯量越來越大，寫電子檔案的介質也由毛筆、鋼筆、圓珠筆變成激光、電子信號，寫的速度也由每分鐘幾個字變成幾百上千甚至上億個字。

1.2 電子檔案的安全性差，隨著網(wǎng)絡的發(fā)展，存貯在電腦中的信息隨時有被盜取的危險，很多有用的信息，在很短的時間內就有被非法分子盜取的可能。一些木馬、病毒也成為電子檔案不安全的因素，這些都需要引起使用電子檔案、管理電子檔案人員的高度關注。

1.3 電子檔案更新速度快，由于社會信息化發(fā)展，全民上網(wǎng)以及全民參與網(wǎng)絡更新，使得電子檔案更新速度非常快，由于更新速度快，缺乏監(jiān)管，也不乏一些垃圾信息。

2 電子檔案管理中遇到的困難

2.1 信息量大。由于電子檔案的特點，使得電子檔案的信息量非常大，這樣，對電子檔案的安全檢查就成了一定的問題，安全檢查的內容包括病毒、木馬以及其它一些影響社會安全的問題等等，因此，這些檔案的檢查也需要專業(yè)的軟件進行管理，這些軟件有搜索敏感字眼的功能如“毒品”、“販賣”以及其它一些這個時段敏感的關鍵詞，一旦這些關鍵詞出現(xiàn)，馬上彈出到電子檔案人員的面前，供他們檢查；同時要有專業(yè)的殺毒軟件，一旦出現(xiàn)病毒的可疑代碼，馬上進行攔截，防止對安全的檔案造成損害與流失，但即使這樣，每年因為病毒與木馬給人類造成的損失也達到相當?shù)臄?shù)量級，可見電子檔案的管理難度之大。

2.2 容易被盜。電子檔案能夠進行復制，而且復制速度相當快，電子檔案的這個特點，雖然可以使電子檔案成為永遠不消失的檔案，但是也使得電子檔案成為一大安全問題，一個小小的U盤或者一個小小的病毒，都可以使得電子檔案被盜，因此，針對這個特點，電子檔案必須進行加密處理，同時可以采用分段在不同地方進行存放的原則，這樣，即使電子檔案被盜，非法盜取者也得不到完整的信息；同時，關鍵的電腦要和網(wǎng)絡隔離，防止給非法分子以可乘之機。

2.3 一些非法組織和個人的黑客對電子檔案構成了一定程度的威脅。這是電子檔案的管理最難的地方，他們精于黑客攻擊與竊密，電子檔案往往被他們盜于無形，一些關鍵的信息甚至平常百姓的電子檔案信息被他們非法盜取，使得電子檔案的安全問題成為全世界都非常頭疼的一個問題，矛與盾之間，合法與非法之間的斗爭永不停止，這是電子檔案管理的難中之難。

3 電子檔案管理的一些技巧

3.1 要經(jīng)常進行電子檔案的復制。由于檔案經(jīng)常更新，所以會出現(xiàn)不知道哪個檔案是準確的檔案，可以在一個文件夾中復制再粘貼，這樣就形成一個重要的文字與表格的復件，然后保持這種狀態(tài)，這樣，原件與復件之間的時間是完全一致的，到任何時候，都可以看出這個檔案是準確的，這可以防止找不到哪一個檔案是最后準確完成的檔案，而且這樣做還有一個好處，如果再修改這個文件的時候，萬一發(fā)現(xiàn)改錯而且又存盤了，這樣恢復不到原來的狀態(tài)，可以利用復件恢復，這樣可以使得工作人員的錯誤率大大降低，也減少了誤刪除與誤操作的危險。

3.2 安裝殺毒軟件。為了防止被黑客與木馬利用，要安裝權威的專業(yè)殺毒軟件，并且殺毒軟件要及時更新病毒庫，這樣才能保證不被黑客利用，同時，要做到人走電關，下班以后，要及時關掉電腦，防止在下班期間電腦被黑客利用。

3.3 關鍵的電子檔案要用光盤進行備份。光盤要放在清潔、空氣溫度低、陽光照不到地方，這樣才能保證光盤的安全。

總之，電子檔案的管理要做到精心、科學、有預見性，才能保證檔案的安全。