淺議行政機關會議管理

摘 要：根據政府行政發展和行政改革的客觀需要與總體趨勢，對每個層次的行政會議都提出了更多、更高的要求。而本文就是根據我國行政機關會議的現狀，并從行政理論和行政實踐的角度，來探討我國行政進行改革發展的需要，找出我國行政會議中存在的突出問題，闡述行政會議的管理所具有的重要意義，以及為會議管理提出相關參考意見。以期能夠為相關研究工作者提供可參考依據，以促進我國行政會議的質量提升，提高行政會議的管理水平。

關鍵詞：行政機關；會議管理

一、我國行政會議中存在的突出問題

就我國的行政會議而言，雖然已經取得了一些成績，也推進和加快了行政工作，但是其中還存在一些嚴重問題。

首先，就是行政會議的形式不夠恰當，主要表現了這些方面：會議數量較多，過于形式化，行政會議的規模較大，會議時間較長，缺少新意，會議的規格較高等等。其次就是行政會議的質量較低，例如：行政會議比較隨意，沒有進行充分地準備，草率、盲目的決定開會，沒能在會議上重視民主，具有較強的武斷性，沒能發揮出創新思維，行政會議中會存在人治性較高的現象，會議日期、程序容易被改變，會議中的空洞話比較多，沒能有效解決實際問題。最后就是行政會議的會風不正，紀律不夠嚴明，其中存在著各種不良作風。

總之，我國政治經濟的形勢日益復雜，政府就必須要對這些社會問題和經濟問題進行解決，這也是行政體制進行改革的一種體現，也就是要求行政會議的內容、形式、質量、效益等方面都能夠滿足新形勢下的需要，體現出行政發展和行政改革的客觀需要與總體趨勢，由于行政會議會涉及到較廣的內容，具有明確的指向性，對預期效益的要求也會更高，也就會有更加繁重的行政任務。在當前，我國的經濟水平與交通都在迅速發展進步，會議手段也變得更加現代化，就會給行政會議提供了更加優越的條件。在較短的時間內，就能夠將相距千里的行政人員聚集在一起，也可以通過網絡視頻來面對面的討論問題。但我國行政會議中存在的嚴重問題，已經對行政機關和行政會議的形象造成了嚴重的影響，嚴重影響到了其聲譽。

二、會議管理具有的重要意義

就會議管理而言，這是主要為了提升會議的效益，使用一些有效的管理方法，對會議的規模的進行控制，確保會議的人、物、財、時間這些方面的投入足夠合理，對會議的質量和效益進行有效提升，以確保能夠取得更好地會議效果的一種組織活動。因為會議活動是我們人類社會活動中的重要一部分，所以，會議管理就是人類管理活動中的重要一部分。會議發展和會議管理也是有著密切聯系的，會議管理的有效進步對會議的發展也是具有重要意義的。如果從社會的經濟發展的高層次上看，就會發現會議管理具有的重要作用。主要是表現在了這些方面：

1、會議管理能夠有效提升會議效益。會議實際上是一種投入產出的組織活動，需要有人力、物力、財力的投入，會議活動具有的效益和生產效益一樣，都是可以通過經濟反映出來。通過會議管理來提升會議效益，降低投入，那社會效益和經濟效益也都會得到提升，否則的話就會給社會帶來很大程度的浪費和消極影響。

2、會議管理能夠對社會、經濟活動進行有效調節。會議活動在社會和經濟活動中占據著重要地位，同時也是社會的經濟發展的重要要求。所以，會議就是必要的了，但是沒有質量保證的會議會造成一系列的問題出現。這就會要求會議管理，使用科學的理論與方法來進行會議活動，避免盲目地進行會議活動，促使會議在我國社會發展中發揮出重要的積極作用。

3、會議管理能夠豐富管理科學。也可以說會議是一種社會現象，但比較復雜，它是需要依附在社會活動上的，會受到社會、經濟、政治、法律等方面的影響。對這種具有復雜性的會議進行管理，會存在管理上的共性和個性，對會議管理中的個性進行研究，也會加快管理科學的進步和發展。

三、行政會議的管理策略

建立健全行政會議的管理機構。就我國行政會議的管理機構而言，這是完成會議管理的基本保證。當前階段，行政會議的管理機構能在很大范圍內檢查、監督、評價、宣傳指導會議活動。行政會議，行業會議以及單位會議的管理機構都是和相關部門互相結合而形成的管理部門，它們能夠對不同會議的管理機構的具體職能范圍進行有效劃分。

建立健全會議管理的制度。（1）財務制度。就財務制度而言，這是進行會議管理的主要手段。在當前，應該使用對會議支出進行結構控制和總量控制互相結合的方法，需要在財務支出中對會議支出單獨列出，然后對會議支出的具體數額進行核定，原則上會議支出是不能夠超額的，需要將其保持在核定的支出范圍內，財政部門也需要加強監督，面對會議支出超額的單位，需要給予一定的處罰，嚴格遵守財政紀律。（2）審報制度。就審報制度而言，這是社會組織將召開會議的具體計劃報告給會議的管理部門，并接受管理部門的領導的制度。就會議的管理部門而言，這也是需要根據實際情況，從會議人數、會議內容、會議投入這些方面來要求審報的實際會議規模。在會議管理中，審報制度是其中的第一步，有了審報制度，就可以幫助會議的管理部門來對管轄范圍內的會議活動的實際情況進行了解，以利于會議管理的實施。若沒有健全的審報制度，會議的管理部門就會形同虛設，更不用談會議管理了。另外，審報制度需要具備權威性，對于沒有嚴格遵守制度的部門和單位必須要給予處罰。（3）計劃調節的制度。通常情況下，會議和會議之間會形成重疊，主要是會議的部分內容存在重復，會議人員部門相同，會議的時間也會一樣。所以，會議的管理部門需要在全局的高度，從提升效益的思想出發，并在時間和空間的條件允許下，來對協調計劃進行統一，從而避免會議重疊的現象出現。計劃協調的制度一般會要求會議的管理部門可以全面、準確、及時地了解會議的活動安排，科學地制定出符合實際，能夠實行的會議調節計劃。（4）匯報制度。就匯報制度而言，這是能夠使組織將單位會議召開的實際情況匯報給行業的管理部門以及區域的管理部門的一種制度。通過匯報，有利于會議的管理部門了解會議活動的具體資料，并可以總結出其中的教訓和經驗。另外，會議的管理部門也可以通過匯報來找出管理工作中的不足之處，并及時地進行補救。

參考文獻

[1]梁海軍編著。開會要則：成功的會議管理。北京：中國物資出版社， 2004。

[2][美]倫納德·納德勒，澤西·納德勒，劉祥亞，周晶譯。成功的會議管理—從策劃到評估。機械工業出版社，2002。

[3][美] 羅杰·摩司魏克 （Roger K.Mosvick），羅伯特·尼爾森（Robert BNelson ）著，高維泓譯。會議管理：如何創造高效率會議。廣西師范大學出版社，2001。

作者簡介

張翃（1981-），男，漢，無錫，本科，無錫市濱湖區信訪局