探究中職衛生學校學生檔案規范化管理

吳偉

摘 要：文章介紹了中職衛生學校學生檔案管理中存在的管理體制不健全、收集和整理規范程度不夠、服務功能有待加強、畢業生檔案的傳遞工作不到位等問題，分析了提高學生檔案管理人員的檔案管理意識、制定嚴格的學生檔案借閱和查閱制度、建立各院系學工辦兼職學生檔案員制度三方面的措施，并提出了相關的建議，希望能為相關人士提供一定參考。

關鍵詞：中職衛生學校；學生檔案；檔案管理；規范化

學生檔案主要記錄了學生從入學到畢業期間所有的學習和生活情況，對學生將來的就業具有非常重要的作用。但是，當前中職衛生學校的學生的檔案給管理工作中，還存在著一些不規范的情況，嚴重影響著學生檔案管理的質量，所以，相關教學人員需要進一步完善和規范學校學生的檔案管理工作。

1中職衛生學校學生檔案管理中存在的問題

1.1中職衛生學校學生檔案管理體制不健全

從目前的中職衛生學校的實際學生檔案管理工作來看，學生檔案管理工作的質量和效率并比理想。分析其中的原因，主要是學校對學生檔案管理工作的重視程度不夠，通常會將管理工作放在學生日常管理和教學管理上。如中職衛生學校并未建立詳細的學生檔案管理計劃；中職衛生學校的檔案管理工作缺乏專業的檔案管理人員；學校相關的管理人員沒有定期地對學生檔案管理工作進行監督和檢查；學生的檔案管理工作并沒有與管理人員的業績相掛鉤，缺乏常態化的建設[1]。

1.2中職衛生學校學生檔案收集和整理規范程度不夠

在學生檔案管理工作中，總體學生檔案管理工作是由學校的學生管理部門進行統一管理的，但具體檔案收集和整理工作是由下屬院系來完成的。由于下屬院系管理人員對學生檔案的收集和整理工作不重視，很容易會出現混亂或者錯誤的情況。如部分檔案材料在交接的時候就已經被拆了；部分檔案材料不全，如學生的入團資料沒有放入到檔案袋中；在歸檔材料時，使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、復寫紙等不符合檔案保護要求的材料進行書寫；學生檔案材料的裝訂邊參差不齊。

1.3中職衛生學校學生檔案的服務功能有待加強

由于中職衛生學校的檔案管理體制不健全、下屬院系管理人員對學生檔案的收集和整理工作不規范，直接影響著學生檔案的服務功能的發揮。如大部分檔案在收集上來之后，常會全部堆放在一起，教師沒有辦法通過借閱學生檔案準確的了解學生。另外，學生相關的工作人員在調取學生的檔案資料后，不重視按照學生檔案的歸還程序，就會產生“二次整理”的情況，嚴重影響著學校學生檔案管理工作的質量。

1.4中職衛生學校畢業生檔案的傳遞工作不到位

按照相關的檔案管理規定，中職衛生學校的學生檔案在學生結業后會交到學生戶籍地區的人才交流中心，成人的檔案會交由學生自己來保管。但是在實際的交接過程中，由于兩種交接方法的沒有進行有效的統一，很可能會在交接的過程中出現丟失的情況，嚴重影響著學生的正常就業[2]。

2保證中職衛生學校學生檔案規范化管理的措施

2.1提高學生檔案管理人員的檔案管理意識

由于學生檔案管理工作是一項繁瑣而細致的工作，需要充分保證學生檔案的完整性、延續性和真實性。所以，為了對學生檔案進行規范化管理，學校相關管理人員需要在思想上和制度上提起高度的重視。同時，還需要結合相關管理規定，結合學生檔案管理工作的實際情況，制定科學、合理的實施細則，保障學生檔案管理工作的規范化程度。另外，中職衛生學校還需要與檔案管理部門加強聯系，切實做好學生檔案資料的收集和整理工作，避免在歸檔的過程中出現遺漏或者錯誤的情況。

2.2制定嚴格的學生檔案借閱和查閱制度

第一，學校需要建立符合學校實際情況的檔案管理組織，并將管理職責落實到工作人員身上；第二，學校可以借鑒人士檔案的借閱、查閱制度標準制定學校學生檔案的借閱、查閱制度標準，并制定相關的學生檔案審批表。這樣不僅可以保證學生檔案借閱、查閱的工作程序化合規范化，還可以利用借閱、查閱制度標準嚴格控制學生檔案借閱、查閱的工作，進而有效提高學生檔案管理工作的效率；第三，學校需要建立學生檔案責任問責制，并將學生檔案管理人員的工作業績與其評優晉先工作相關聯，有效提高學生檔案管理人員的工作積極性；第四，學校需要采取集中式管理的方式對學生的檔案進行管理，進而保證學生檔案管理工作的安全性。

2.3建立各院系學工辦兼職學生檔案員制度

第一，學校各個班級需要選取學工辦兼職學生檔案員進行學生檔案相關工作，如可以安排班級的班長、團支部書記負責學生檔案的接受和登記工作；第二，為了保證學生檔案接受、登記工作的質量，學校需要制定詳細的檔案接受、登記檔案。同時，還需要對學校學工辦兼職學生檔案員進行相關知識的培訓，如需要學生檔案需要按照班級、學生學號的順序進行捆扎，保證檔案收集的準確性；第三，學工辦兼職學生檔案員在收集了學生的檔案后，需要進行準確的登記。登記完之后，需要交由班級的指導員上交到學校的學生檔案管理處，再由學生檔案的管理人員對學生的檔案進行歸檔處理[3]。

3建議

第一，加強職工和學生檔案意識的宣傳力度。相關工作人員可以通過發放學生檔案管理知識小手冊，提高學校職工和學生對學生檔案管理的重視程度。另外，還可以通過學校的宣傳欄、檔案知識專題講座等方式，對學校職工和學生宣傳檔案管理知識；第二，隨著我國科學技術的不斷發展，計算機技術越來越成熟，所以，學校的相關工作人員需要積極應用計算機技術對學生的檔案進行管理，進而不僅保證學生檔案的保密性、完整性，還可以很大程度上提高學生檔案管理工作的效率和質量，便于后期的查找和檢索。

學生檔案作為學生將來就業的重要資料，學校需要規范化管理學生的檔案。所以，中職衛生學校學生檔案管理人員需要充分重視學生檔案管理工作，并通過不斷探索和學習檔案管理知識，保證學生檔案收集、整理、歸檔工作的質量，最大程度上發揮中專生檔案服務社會的功能。

參考文獻

[1]蔣冬梅.南寧市中小學學生資助檔案管理的調查與思考[J].廣西教育，2017，（14）：14-15.

[2]王天珍，張清貴.中專生檔案規范化管理的意義與策略[J].赤子（上中旬），2017，（01）：226.

[3]蘇繼鳳.中職學校學生檔案規范化管理的探究[J].辦公室業務，2014，（19）：183.