關于機關單位撤并過程中檔案資源安全風險管理的思考

摘 要：歸檔的各種檔案是記錄機關事業單位發展整體過程的主要根據。檔案對于機關事業單位來說，不僅僅是記錄某些事物或單位發展的主要手段；同時，領導者進行單位管理的主要借鑒依據也是它。然而，當下機關單位撤并過程中卻存在著部分檔案無人處理、檔案移交不積極不主動、檔案無故遺失等一系列檔案安全風險問題，對此有關單位給予高度重視并提出相關解決方案；可將撤并單位檔案管理與撤并工作同步規劃、做好檔案移交工作、加強檔案工作監督管理等等。以確保檔案的安全性。若想把機關事業單位工作做好，就一定要十分注重檔案管理科學化，利用檔案管理的科學化，從而帶動整個單位的工作高效化。出于這樣的考慮，本文將從撤并單位、對檔案的保護和保密、對檔案管理部門的監督等幾個角度入手，分析并探討怎樣才能做好當前機關事業單位檔案的安全工作，以便能夠實現對檔案資源的保護！

關鍵字：撤并單位 檔案安全風險 加強監督 維護檔案安全

當下，中國正處于經轉型期，政府職能轉變的腳步逐漸加快，機關部門也加緊了改革的步伐，有關部門的機關單位的撤并現象發生的也越來越頻繁。按照十三屆全國人大一次會議通過的國務院機構改革方案，不再設立國有重點大型企業監事會，其職責與國家發展和改革委員會的重大項目稽察、財政部的中央預算執行情況和其他財政收支情況的監督檢查、國務院國資委的國有企業領導干部經濟責任審計一并劃入審計署。另外，國家檔案局、中央檔案館關于強化檔案安全事故管理工作的緊急通知：為更好地做好檔案移交的相關安全管理工作，切實防范以及更為妥善處理出現的檔案安全事故，做出了以下相關規定：開展檢查，排除隱患，使檔案具有足夠的安全性、工作不出現紕漏、落實制度，開創條件，以便確保平穩運行檔案安全管理機制、并做出對應的預選方案，正確應對所出現的問題，及時妥善處置安全事故、強化領導，明白自己的責任，切實履行監管職責，這足以說明國家對檔案安全風險的管理工作是勢在必行的！

一、提前介入，變被動為主動

（一）根據檔案移交問題的相關方案需注意的幾個問題

對于撤銷單位的檔案移交問題，應該依據它的特征，從而制訂出一套比較好的完整的解決辦案，尤其是以下幾個共性問題要引起足夠的重視：一是檔案主管部門要及早進行指導和協助，相關的移交工作也要爭取以最快的時間向檔案館進行移交；二是要注重對業務部門和散存在個人手中的文件材料和檔案進行搜集并保存；三是要特別搜集該部門在被撤去過程中以及撤去后的善后工作中形成的所有的重要文件及資源。

（二）相關制約機制進行建立，并要依法行使對檔案管理部門監督的監督工作

檔案的移交工作的工作質量與檔案部門自身的關系是密不可分的，直接決定了移交工作的好壞與否。檔案館政府工作者要及時與決策部門和主管領導多多溝通以及協商，并要主動向其要求介入改制小組努力成為其中的成員，負責進行全面的監察工作、輔導并接收撤并機構的相關檔案資源。落到實處，真正將這項工作做好。

（三）主動與撤并單位聯系，變被動為主動

縱使《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》第六條的第四款做出了如下相關規定：“有些從屬產權變動和資產變動的國有企業部門，要依照它所從屬的關系及時地向相關主管的企業部門和當地檔案行政管理部門向其報備，檔案處置的相關事宜也需向其申請”，可是在實際工作當中，有些資產的變動與產權變動的國有企業并沒有在規定的時間內向檔案局提出申請，它們也僅僅只是在將一切事情基本都處理完之后，才會向相關的檔案資源部門詢問怎樣去處置檔案的相關問題等事項，這也就會間接導致相關檔案資源部門在第一時間內不能進行介入、指導、督查其檔案處置等工作的完成。所以，在沒有及時建立提前介入制度的這種情況下，負責該事件的相關部門不要坐等撤并單位找上門來，一接收到相關信息，就立馬要對其引起足夠大的重視，立馬與相關單位進行聯系、交流，把這項工作做在前面，將指導的全部力量都投入至此。

二、對撤并單位及相關人員及經費的落實

（一）對撤并單位加強檔案宣傳，引起領導重視

1.要盡量將當地黨委、政府工作部門聯合到一起，召開撤銷、將檔案資源單位首要負責人進行合并、檔案部門管理人員聯和的會議，要求要做到目標明確、責任到人。

2.相關檔案資源部門要及時發出撤銷、合并單位檔案清除、轉交等工作的具體方案、步驟、措施、規則及其他相關問題的通知，必須要做到有理可講、有據可依。

3.為確保能夠順利進行相關的工作事項，相關檔案部門可以采取分組進行各自撤除、合并單位的方案，指導、并監督相關的工作人員做好該項工作。

（二）領導重視，人員、經費落實

檔案工作中的重中之重是“安全保管”這項工作，各個級別的相關檔案部門都應充分認識到“檔案安全管理”這項工作的關鍵性及重要程度，對檔案安全工作的領導仍然要不斷進行強化，實施保障檔案安全一把手的負責制度。以”安全第一，預防為主”的重要方針應努力貫徹并盡早落實下來，從而來實現它。堅決抵抗和克制麻痹心理和僥幸的心理。同時，要進一步完善檔案安全管理法律及法規，不斷地強化監督力度，對那些存在家庭資金不夠明了、每天需要工作的基礎業務不夠扎實、管理監管力度不夠規范、各項制度也并未落實到實處等一系列問題的相關單位要及時限制以及進行徹底的排查。要不斷強化出現事故調查處理工作的力度，嚴格對其進行相關的責任追究，對于疏于預防、疏忽管理、相關制度的制定不夠全面、責任也未及時落到實處、相關的工作人員沒有及時到位而造成檔案安全事故的，必須嚴肅究其有關檔案責任部門相關負責人和各級責任人的責任，需對其失職之處進行最為嚴肅的處理！

三、對檔案的規范管理

收進以及移出的檔案和資料，必須做好清點的工作，進行工作時應該嚴格按照檔案交接手續的相關規定來進行。對于檔案和資料的保存方法，卷皮和卷盒應使用符合國家標準規定的來，并要進行有序列的排序，便于日后進行查詢。保存檔案資料的庫房必須十分堅固，鐵門、鐵窗都是必須要安裝上的；以及其他的防盜、防水、防潮、防霉、防蟲、防塵、防鼠、防太陽光直射、防有害氣體等”十防”設施也是必不可少的！。

根據氣候的變化情況，隨時做好庫房密閉、通風、溫濕度調節的工作，并要在適當的時間時進行祛濕或清除塵土等相關的工作，防止檔案資源發生霉變，從而導致檔案資源造成不必要的損壞。

存放檔案的資料庫房應與檔案部門的有關工作人員的辦公室、閱覽室分隔開來，但是也要適當的集中一些，以便進行管理。庫房專管人員進出庫房時，應養隨手關門上鎖的良好習慣，若是非專管人員，則不得隨意進出庫房。庫房必須定期進行檢查、清點庫存檔案和資源的質量以及數量。如若發現檔案霉爛、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理及做好修復等工作。因失職而損毀、丟失檔案資料者，應按檔案的相關法律法規進行嚴肅處理。檔案管理人員工作變動時，須將其所保管的檔案和資料清點進行移交，否則將不對其辦理調離等一系列手續工作。

四、結語

總而言之，對待那些撤并單位檔案移交的問題，應依據該撤銷單位的性能和職能來進行專業的定位解析及分析。第一，各省各市依據本地的實際情況用法律法規對撤銷及合并單位的檔案移交進行相關的細化規定；其次，檔案移交的范圍應該十分明確，去除那些不需要移交的檔案；最后，應嚴格按照移交規定進行相關的檔案移交，對于移交過程中的各種違法違規行為，依法對其進行監督和引導。以便保障移交過程中檔案的安全性。

參考文獻

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作者簡介

朱丹華（1981-），女，漢，福建泉州，研究專業和方向：檔案管理，泉州市海洋與漁業信息中心