醫(yī)院行政檔案管理存在的困境及改進(jìn)途徑

洪曉彤

摘 要：醫(yī)院行政檔案是見(jiàn)證醫(yī)院發(fā)展歷程的第一手資料，做好醫(yī)院行政檔案管理一方面有利于促進(jìn)醫(yī)院的規(guī)范化與科學(xué)化管理，為醫(yī)院現(xiàn)階段發(fā)展與高層管理者決策提供依據(jù)，提高醫(yī)院管理水平；另一方面有利于傳承醫(yī)院文化，提高工作人員與患者對(duì)醫(yī)院的認(rèn)同感。因此，做好醫(yī)院行政檔案管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展至關(guān)重要。基于此，本文對(duì)醫(yī)院行政檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了綜合性分析，并提出了相關(guān)完善建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；行政檔案管理；對(duì)策

1做好醫(yī)院行政檔案管理的重要性

醫(yī)院行政檔案是在醫(yī)院行政管理和組織過(guò)程中形成的檔案，具有行政管理性、已辦理完成性、真實(shí)存在性與不可更改性。作為記錄醫(yī)院發(fā)展歷程的第一手資料，醫(yī)院行政檔案是醫(yī)院發(fā)展的自白書(shū)，做好醫(yī)院行政檔案管理對(duì)醫(yī)院未來(lái)發(fā)展十分重要。首先，醫(yī)院行政檔案管理有利于促進(jìn)醫(yī)院規(guī)范化管理[1]。檔案是按照一定規(guī)律建立的文件體系，促進(jìn)行政檔案管理必然要求建立行政管理過(guò)程的規(guī)范性體系，有利于各部門(mén)規(guī)范自身工作行為，優(yōu)化工作流程，提高工作效率。其次，醫(yī)院行政檔案管理有利于促進(jìn)醫(yī)院科學(xué)化管理。以史為鑒，可以明得失，行政檔案記錄了醫(yī)院發(fā)展歷程中具體的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，決策者通過(guò)直接的文字或者圖形、影音材料可以快速地了解醫(yī)院過(guò)去的基本工作活動(dòng)，為未來(lái)醫(yī)院執(zhí)行工作提供標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，在歷史的基礎(chǔ)上開(kāi)展活動(dòng)，保證決策的連續(xù)性與科學(xué)性，提高工作者對(duì)醫(yī)院的管理水平。最后，醫(yī)院行政檔案管理有利于促進(jìn)醫(yī)院文化的延續(xù)。每個(gè)組織在其發(fā)展過(guò)程中都會(huì)形成其獨(dú)特的文化，醫(yī)院也不例外。醫(yī)院行政檔案具象性地展現(xiàn)了其發(fā)展的腳印，通過(guò)檔案將其歷史事件記錄下來(lái)，也將其中蘊(yùn)含的文化精神傳承了下來(lái)。通過(guò)優(yōu)秀職工的榜樣形象、優(yōu)秀案例的精神力量，有利于提高醫(yī)院工作人員對(duì)醫(yī)院的認(rèn)同感與責(zé)任感。

2醫(yī)院行政檔案管理存在的問(wèn)題及其原因分析

在醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展過(guò)程中，行政檔案管理主要表現(xiàn)為檔案材料不全，檔案整理不系統(tǒng)。有的檔案存放在個(gè)人手上，并未及時(shí)歸整上交，導(dǎo)致檔案遺失；有的則是管理人員未做好系統(tǒng)的歸檔整理工作，如記錄醫(yī)院發(fā)展情況的文件材料歸檔不夠科學(xué)合理。導(dǎo)致醫(yī)院行政檔案管理存在這些困境的原因主要?dú)w結(jié)為以下幾點(diǎn)：一是對(duì)醫(yī)院行政檔案管理工作不夠重視。在行政檔案管理的過(guò)程中，往往只重視有編號(hào)的紅頭文件，對(duì)一些原始未蓋章的文件未進(jìn)行系統(tǒng)性的保存工作，只進(jìn)行簡(jiǎn)單歸檔，對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，檔案管理工作質(zhì)量不高，對(duì)新時(shí)期出現(xiàn)的新的檔案管理形式接受度較低[2]。二是檔案管理機(jī)制不便于檔案管理操作。有的醫(yī)院沒(méi)有建立科學(xué)高效的檔案管理規(guī)范，依舊只是進(jìn)行簡(jiǎn)單的分類(lèi)存檔，并由各部門(mén)保管檔案，容易造成檔案的遺失。有的醫(yī)院未能充分運(yùn)用信息化檔案管理手段，未將檔案管理系統(tǒng)和電子政務(wù)、自動(dòng)化辦公系統(tǒng)聯(lián)系起來(lái)，做到痕跡化辦公。部分電腦機(jī)型不通用，降低了信息化檔案共享。三是檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。傳統(tǒng)的檔案管理工作對(duì)管理人員沒(méi)有太大專(zhuān)業(yè)性的要求，檔案管理人員對(duì)檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)了解不足，且電腦操作水平不高。現(xiàn)代化系統(tǒng)的應(yīng)用，導(dǎo)致大量的老員工難以勝任現(xiàn)代化檔案管理工作，加之日益嚴(yán)峻的網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題以及檔案管理人員業(yè)務(wù)素問(wèn)題阻礙了醫(yī)院檔案管理工作的快速發(fā)展。

3完善醫(yī)院行政檔案管理的相關(guān)策略

3.1融入人性化管理理念

在建立醫(yī)院行政檔案管理體系時(shí)，要貫徹以人為本的管理理念，充分調(diào)動(dòng)檔案管理過(guò)程中參與者的積極性和主動(dòng)性。醫(yī)院行政檔案管理體系要兼顧醫(yī)院整體利益與職工個(gè)人發(fā)展，將人性化管理理念貫徹到管理行政檔案工作人員和制定行政檔案管理制度中去[3]。在管理檔案工作人員的過(guò)程中，要注重與工作人員的溝通，向其宣傳醫(yī)院行政檔案管理的重要性，深入了解工作人員遇到的困難與想法并及時(shí)給予幫助，促進(jìn)工作人員提升自我，進(jìn)而提升醫(yī)院行政檔案管理水平。積極創(chuàng)新管理方式方法，活用績(jī)效管理、物質(zhì)獎(jiǎng)懲、精神支持等多種方式促進(jìn)工作人員進(jìn)行自我提升。在制定行政檔案管理制度時(shí)，要分析行政歸檔、保密和借閱等制度是否符合人性化管理的理念，歸檔的流程是否簡(jiǎn)單便捷、符合人的操作習(xí)慣，借閱環(huán)境是否能夠使借閱者和工作人員愉悅，適宜其身心健康，行政檔案管理過(guò)程中能否通過(guò)提供咨詢(xún)服務(wù)的方式，拓寬檔案管理用途，高效挖掘檔案中更大的價(jià)值，讓檔案成為醫(yī)院管理中不斷更新的教科書(shū)。

3.2加快信息化建設(shè)步伐

近年來(lái)，我國(guó)以移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)為代表的信息化水平的快速提升為各行各業(yè)提供了更便捷的工作方式，不斷提高著工作人員的工作效率。加快醫(yī)院行政檔案信息化管理，積極主動(dòng)地利用先進(jìn)的信息技術(shù)，一方面可以實(shí)現(xiàn)行政檔案自動(dòng)化管理，將醫(yī)院檔案、圖片、文字、視頻等資源在辦公的過(guò)程中進(jìn)行高效歸類(lèi)存檔，避免數(shù)據(jù)丟失，同時(shí)可以借助平臺(tái)提高檢索水平。另一方面，信息技術(shù)提高了數(shù)據(jù)的共享能力，醫(yī)院內(nèi)部人員可以按需求對(duì)行政檔案文件進(jìn)行層層處理或快速共享[4]。因此，加快信息化步伐，一是要加快醫(yī)院的信息化建設(shè)步伐，加大本醫(yī)院的行政檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)工作，結(jié)合醫(yī)院的工作流程與特點(diǎn)，開(kāi)發(fā)或引入適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展的個(gè)性化行政檔案管理軟件。二是要注重檔案信息安全管理，建立醫(yī)院行政檔案管理信息保障機(jī)制，在信息儲(chǔ)存和使用過(guò)程中，提高信息安全意識(shí)，對(duì)保密文件脫網(wǎng)單獨(dú)存放，加強(qiáng)系統(tǒng)安全管理，及時(shí)裝載殺毒軟件，通過(guò)身份認(rèn)證、網(wǎng)絡(luò)密鑰等方式加大系統(tǒng)安全。

3.3提升檔案工作人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)

現(xiàn)階段行政檔案管理工作已經(jīng)上升為一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、系統(tǒng)性工作，檔案管理人員不但要了解檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，也需要對(duì)新的信息化辦公技能有所掌握。首先，檔案工作人員應(yīng)該跟緊時(shí)代潮流，不斷更新自身在檔案管理方面的業(yè)務(wù)知識(shí)，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)取其精華、去其糟粕，積極主動(dòng)地學(xué)習(xí)新技術(shù)，創(chuàng)新醫(yī)院行政檔案管理方式方法。其次，醫(yī)院要加大對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的培養(yǎng)力度，通過(guò)針對(duì)性地開(kāi)展集中培訓(xùn)、互相幫扶、技能評(píng)比、發(fā)放專(zhuān)業(yè)書(shū)籍等活動(dòng)，營(yíng)造良好的學(xué)習(xí)氛圍，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平和綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)[5]。最后，提高優(yōu)秀檔案管理工作人員的待遇水平，實(shí)行檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制，檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員享有醫(yī)藥衛(wèi)生專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員同等待遇，通過(guò)明晰醫(yī)院檔案工作人員職業(yè)發(fā)展方向，穩(wěn)定檔案工作人員的干部隊(duì)伍，提高檔案工作人員的工作激情與動(dòng)力，保證醫(yī)院行政檔案工作的延續(xù)性和高效性。

4結(jié)語(yǔ)

快速發(fā)展的信息化技術(shù)給醫(yī)院行政檔案管理的發(fā)展帶來(lái)了新的契機(jī)。針對(duì)醫(yī)院在行政檔案管理過(guò)程中面臨的檔案材料不全、檔案整理不系統(tǒng)的困境，經(jīng)分析，主要是由于領(lǐng)導(dǎo)不重視、檔案管理機(jī)制不合理以及業(yè)務(wù)人員素質(zhì)不高等原因?qū)е碌摹Ｒ虼耍t(yī)院可以從融入人性化管理理念、加快信息化建設(shè)步伐、提升檔案工作人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)等方面入手，提升醫(yī)院行政檔案工作管理水平，促進(jìn)醫(yī)院行政檔案管理邁上新臺(tái)階。

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