淺析新形勢下檔案管理工作的規范化

楊煥英

摘 要：隨著檔案規模化的擴大，對檔案的管理工作顯得尤為重要，本文主要通過對新形勢下的檔案管理工作的規范性進行探討，檔案管理的核心目的是對檔案管理根據一定的規范進行管理，在此基礎上，突出此項工作的核心，盡力保證檔案管理是處于一定的規范下進行，使得對資源的管理和利用顯得更加有據可循。本文主要就當前檔案管理的工作的重要性進行了大概的說明，只有通過對管理方法的改變才能使得檔案管理真正成為單位前進的參考。

關鍵詞：檔案管理；規范化；新形勢；工作內容

對檔案進行規范化的管理是檔案管理的核心內容，也是衡量信息管理的優劣的標準，沒有規范性的管理對后繼的資料查詢的難度大大增加，檔案管理人員都是朝著管理更加模塊化和規范化的方向發展。然而由于某些單位對檔案管理工作的重視性不夠高，沒有充分意識到檔案對一家單位的重要性，使得單位員工對檔案管理的工作沒有投入過多的時間，使得前期建立的檔案并不能對后來的數據查詢管理提供太大的幫助，檔案是代表了一個單位發展歷程的見證者，對以后的發展也起著重要的參考作用。沒有對檔案進行管理的單位也將造成嚴重的資源浪費，使得后期的發展沒有前期的發展做技術參考。

1 對檔案進行規范化管理的重要性

每一個有發展前景的單位都有一套完善的檔案管理的方法，由于檔案管理是一個單位的總體工作設計的參照標準，因此單位的運營者需要對檔案的管理投入更多的注意力，使得員工對單位的檔案管理進行優化設計，實現管理方法的科學性，并持續對外界的先進的管理方法和經驗進行吸收和借鑒，對單位的管理方法進行符合自己單位特色管理方法。

由于技術的發展，使得檔案的管理工作也逐漸轉向技術化的管理模式，技術化的管理方式的出現使得對管理中存在的缺陷和可能造成的錯誤的概率進行了大幅的降低，減少了由于工作的復雜性而造成的紕漏。然而由于目前單位決策者對單位檔案管理的重要性沒有充分的意識，使得外界先進的經驗沒有進入管理團隊，使得管理工作的信息化沒有充分的張開，又有對檔案管理的信息化的忽視，使得對檔案管理的設計進行造成了一定的阻礙。為了解決類似的問題，需要對檔案管理的工作進行一系列的優化，著力推動檔案管理向信息化的方向發展，盡力減少由于人力誤差造成的管理錯誤，對管理工作的合理性和規范性進行要求。

2 加快現代化進程，實現檔案工作的規范化

加強檔案管理工作的現代化是很有必要的，是新形勢下檔案管理的必然趨勢。隨著信息化在社會中的不斷深入，各種現代化技術已經深入到人們工作生活。這些技術不僅能夠極大的提升工作效率，甚至能夠顛覆傳統低效的工作模式。將現代化技術引入檔案管理工作中是一種很好的選擇，這不僅能夠提升管理工作的效率，還能夠很好的保障檔案管理的質量。首先，在檔案管理工作的展開中可以更多的引入信息化技術。其次，許多實用的管理軟件可以很好的提升檔案管理工作的效率，這不僅是檔案管理現代化的體現，這也能夠拓寬檔案資料的范疇，讓更多有價值的檔案資料能夠得以留存。此外，在檔案資料的利用上也可以很好的引入現代化技術，這不僅能夠實現檔案資料的充分共享，也能夠讓這些有價值的資料更好的發揮其社會效益。現代化技術的引入不僅會顛覆傳統的檔案資料的管理模式，這也是新形勢下檔案管理的必然發展趨勢。

3 目前檔案管理工作的現狀和其中存在的問題

3.1缺少一套完善的系統化的管理模式

由于檔案管理的工作量過大，且其中蘊藏的結構相對繁瑣，因此如果單純依靠人工進行分類整理管理工作的話，勢必會造成一定的工作誤差的產生。當今世界是一個信息化水平高度發展的社會，大量的人工進行的工作將會逐漸被淘汰，因此單位在進行檔案管理的工作時，需要將信息化管理加入到管理的工作中，但是由于目前的信息化的管理水平相對較差，使得利用信息化的管理手段也同時存在以下的問題：由于對檔案管理進行研發的投入不夠大，使得和管理工作相匹配的硬件設施跟不上，對目前先進的管理模式不能很好的適應，因此為了使得硬件設備能夠跟上管理的發展節奏。

其次，由于軟件單位對信息管理模式的軟件研發的投入不夠大，使得目前市面上流通的軟件都已經被時代淘汰，之前的設計軟件是根據以往的管理模式編程的，在當時可能很先進的技術在目前看來還是存在很多的缺陷，使得對目前的管理方法不能共同工作，對目前的信息管理工作的發展造成了一定的的阻礙，落后的軟件也對信息的查詢有很大的困難，使得信息的管理對今后的適用沒有幫助。由此可見，在當代的管理技術發展還相對落后的前提下，對檔案管理不能一味的采取過去的不合時代發展的管理軟件進行管理，對檔案管理進行信息化的建設需要找到能夠適應目前社會發展的信息系統幫助完成，由于當時的硬件和軟件的發展不能完全滿足時代的發展，因此需要投入更多的資金進行軟硬件的研發工作，只有加強了基礎設施的研制，才能為后來的管理水平的現代化提高前提條件。

3.2目前的信息管理缺乏一定的時效性

目前的社會講究的是工作的時效性，只有信息管理工作的時效性得以解決，才會真正推動信息化的管理進入發展的正常水平。然而由于目前對信息化的管理工作沒有足夠的規范，使得信息管理的內容與實際問題的解決所需要的信息可能有一定的誤差，而出現的誤差的原因主要在以下幾個方面有充分的體現：首先，由于單位整體對信息化的管理模式的接受程度不是很高，使得負責信息管理的工作人員沒有對自己的工作沒有充分的認識。員工工作態度的消極使得工作的進行收到一定的阻礙，對信息化管理的現代化的進程造成了一定的影響。

另外由于目前負責管理的工作人員的負責的管理職責并沒有那么明確，有些工作人員甚至是其他的崗位的員工進行的偶爾兼職做信息管理的工作，因此，使得信息管理的工作的時效性明顯降低，使得有些工作的檔案信息管理沒有在最短的時間內做好歸檔工作，這直接造成了檔案管理的延時性，對檔案的管理模式的建設造成了一定的阻礙，這種管理模式不僅對企業的發展造成延遲，更使得單位對外界信息的接受大大降低的現象的發生，對整個單位的工作效率的影響也非常大。

3.3負責檔案管理的工作人員技能水平跟不上時代的發展

雖然單位對所有的信息化的檔案管理工作提出了管理理念，但是由于真正負責的員工的工作能力不能夠完全勝任這份工作，對信息化的管理模式不能夠更加清楚的認識，使得單位的信息化的管理造成了一定的阻礙。目前在大多數的單位中負責信息管理的員工不能充分的認識到信息化管理模式對單位發展的巨大好處，使得對檔案進行的規范化的管理遇到了很大的阻礙，并且在現代技術的角度看，雖然目前總體的技術的發展速度較快，發展的水平也較高，但是由于一直對信息的管理的投入一直都較低，因此，目前的先進科技能被轉化為信息管理的方法的東西目前還比較少，并且單位沒有投入經費使得管理人員對這類的管理方法進行培訓學習，使得管理人員對專業性的管理方法不能掌握。因此這就需要單位對信息的管理投入一定的經費，派遣管理的員工對這類專業技能的培訓進行參與，使得整個單位的整體員工管理水平得到較大的提高。

4 適應新時代的管理規范化的措施

對于不同的單位來說管理方法并不是一樣的，由于管理方法與各個單位的具體情況與后者直接的關系，因此在制定管理方法的時候需要根據單位的具體情況進行具有單位特征的設計，使得新的管理方法能夠完全適應單位的需求。在對檔案管理的方法的使用過程中，需要注意對方法的及時更新，單位的發展狀況進行實時的調整，并且需要對檔案管理人員進行一系列的約束，使得他們能夠兢兢業業的完成管理工作。其次，單位的管理決策者需要及時了解管理工作的更新動態情況，使得檔案管理人員及時對檔案管理的方法進行適當的調整，并且對當前單位運營情況的發展狀況及時對管理方法進行更新。

5 結語

由于技術的發展速度十分迅速，因此在進行管理的同時需要注意外界的新方法新技術的更新，對新的方法進行學習，并且由于一些檔案的特性比較特殊，管理人員需要仔細篩選這些檔案進行分類的管理。單位的管理人員要不停的提高自身的素質，使得單位通過資料的管理對單位的總體能力進行提高。

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