淺談如何做好水利工程檔案管理工作

盧偉

近幾年來國家不斷加大對水利工程建設的投資，使其在國民經濟建設中發揮著越來越重要的作用，與此同時，水利工程檔案的收集與管理也成為工程建設中一項很重要的工作，做好此項工作，對水利工程建設過程的管理和水利工程竣工投產后的生產、維護、管理等，具有十分重要的意義。在此，筆者就水利工程檔案的收集和管理，談一些自己的認識。

一、水利工程檔案的內容

水利工程在建設過程中，會形成各種各樣的檔案材料，一是建設前期形成的文件材料如工程的可行性研究任務書、基礎設計文件、規劃設計文件及有關管理性文件包括審查、招投標、合同等。二是施工過程中形成的文件材料如來往文件、表格、鑒定書、竣工圖等。三是開展監理形成的材料如監理來往文書、檢驗表格、報告、聲像等。四是購置工程設備形成的材料如說明書、證書、鑒定書等。五是開展工程竣工驗收形成的文件材料如驗收報告、總結、評審文件等。這些材料是水利工程各個建設階段的全面反映和真實記錄，不但對水利工程質量的評定驗收、水利工程建設具體過程的管理和維護，具有重要的利用和參考價值，而且對日后工程投入使用具有重要的查考、借鑒、指導作用。規范、科學、系統地做好水利工程檔案管理工作，可為水利工程的建設和管理提供真實豐富的信息資源，成為水利工程檔案管理中一個不可或缺的重要環節。

二、水利工程檔案工作的作用和重要性

1、水利工程檔案是整體工程開展的真實依據和基礎條件。水利工程檔案來源于水利工程建設的全過程，不僅在建設過程中如工程建設來往聯系、原材料鑒定、工程質量評定、質量問題分析、工程糾紛、工程竣工驗收等具有重要作用，而且在工程建設完成后的試運行、日常運行、管理工作中，也是不可或缺的真實依據和基礎條件。

2、做好水利工程檔案管理工作是維護工程質量與安全的重要措施。做好水利工程檔案工作，既是貫徹和落實工程質量終身負責制必然要求，又是維護工程質量與安全的重要措施。借助檔案的原始憑證作用，人們可以查尋過去的資料與情況，從而明確責任歸屬，防止工程質量問題的發生。如果忽視水利檔案管理，造成檔案資料的缺失或不準確，將直接影響檔案參考利用和原始憑證作用的發揮。

三、做好水利工程檔案管理工作的建議

1、強化前期收集工作，保證水利工程檔案的齊全完整

檔案收集工作是做好檔案管理工作的基礎，沒有檔案收集工作，就沒有檔案管理的科學化、規范化，更沒有日后檔案的提供利用。

在水利檔案的收集工作中，要求資料保證完整性、準確性和系統性。水利工程檔案工作就應與水利工程建設進行同步管理，立項時就應該開始進行水利工程檔案的收集和整理工作，認真細致的收集水利工程檔案至關重要。在檢查水利工程施工進度中，不僅需要檢查進度和質量，同時也需要嚴格查看檔案資料情況，如果發現有缺失應急時補充完整。最后進行水利工程驗收時，要同時驗收應歸檔的水利工程檔案，這樣就不會造成水利工程檔案的丟失，若干年后，完整的、準確的、系統的、高質量整理的水利工程檔案將會繼續為水利工程提供完整的參考數據和重要依據。

2、建立檔案管理組織機構，統一監督管理，形成工作合力。

要對水利工程檔案工作實行集中統一監督與管理，建立工程項目檔案工作領導負責制與相關或具體責任人的責任制，并按照集中統—領導、統一工作制度、分級分項管理的原則，形成水利工程檔案管理工作領導組織網絡。檔案室與各建設單位密切聯系、互相配合等，共同形成做好水利工程檔案工作的合力，使各水利工程檔案形成的相關單位納入統一控制范圍，確保檔案工作與工程建設同步。

推進檔案信息化建設，實現科學化管理

3、加強水利工程檔案的信息化管理

當前信息化已經滲入社會各行各業，水利工程檔案的信息化管理已經成為當前管理發展的必然趨勢。水利工程檔案資料規模較大，以往的紙質文檔不僅占據了較大的儲存空間，還極易受環境影響導致損壞，并且管理成本很高，需要投入大量的人力物力。水利工程檔案管理的信息化建設能夠有效解決上述問題。借助信息化管理手段、電子化管理模式以及高效率儲存方法，可以有效提升檔案資料的完整性和安全性，減少管理成本，促進水利工程檔案管理工作的信息化與科學化。