試論檔案管理的標準化與規范化

王曉蘋

摘 要：面對檔案管理工作的新環境新形勢，以往的傳統檔案管理理念已經難以適應檔案管理工作的實際情況。本文針對檔案管理工作規范化標準化，首先簡要概述了強化檔案管理工作規范化標準化的基本要求，進而分析了目前檔案管理方面的一些常見問題，最后就改進完善新時期的檔案管理工作，實現檔案管理的標準化規范化進行了詳細分析。

關鍵詞：檔案管理；標準化；規范化；

檔案管理工作的主要內容就是將單位內部存在的一系列孤立、分散的檔案進行全面的梳理歸集、歸類保管，并為檔案資料使用者提供全面、優質、系統的檔案借閱查詢服務。現階段，越來越多的單位已經認識到檔案管理工作的重要性，對檔案管理工作的開展實施投入了大量的物力財力。但是不少單位由于檔案管理工作基礎薄弱，規章制度建設不完備等一系列的問題，檔案管理工作不夠規范標準，檔案資料利用水平相對較低。因而進一步改進完善事業單位檔案管理工作，提高檔案管理的標準化規范化水平，已經成為單位檔案管理的重要內容，這對于促進單位整體管理水平的提升也具有重要意義。

1檔案管理標準化與規范化的基本要求

一般來說，對于檔案管理的規范化和標準化的要求主要體現在以下幾方面：

（1）單位檔案管理組織體系的規范標準。實現檔案管理的標準化規范化，需要充分運用現代化的檔案管理理念，結合現代化的檔案管理工作要求，建立完善的檔案管理機構，并對檔案管理機構進行詳細明確的分工，建立完善的檔案管理工作機制和工作程序。

（2）單位檔案管理技術的規范標準。規范化標準化的檔案管理技術，要求在檔案管理實施過程中，綜合運用互聯網、智能化手段完成檔案管理，實現檔案資料歸集、查閱、歸檔等工作的信息化，進而實現檔案管理效率和管理質量的提升。

（3）單位檔案管理保護的規范標準。要求在檔案管理推進實施過程中應該重視檔案保護載體的規范化標準化，尤其是現階段檔案管理往往是各種各樣的電子檔案載體，新型的檔案載體對檔案保護提出了更高要求。

（4）單位檔案管理制度的規范標準。主要是根據檔案管理工作的實際情況建立完善的現代化檔案管理制度，并落實檔案管理責任，提高檔案管理工作效率。同時，還應該建立檔案管理的分級制度，按照不同檔案資料的重要性進行分級，并采取不同的檔案管理方式，對于私密性較強的檔案資料還應該注意檔案資料的保密。

2當前檔案管理方面存在的主要問題分析

雖然越來越多的單位已經認識到了檔案管理的重要性，但是在檔案管理具體推進實施過程中，仍然存在著不少的問題，主要表現在以下幾方面：

（1）單位檔案管理方式方法較為落后。隨著檔案管理不斷向前發展，檔案管理手段不斷創新改進，檔案資料的載體形式也呈現出多元化，在傳統的紙質資料檔案基礎上，各類的電子文檔、音像圖片等檔案資料已經成為檔案類型中的主流，這對檔案管理提出了新的要求，以往傳統的檔案管理模式已經難以充分適應現代化的檔案管理實際需要。反觀一些單位的檔案管理工作，檔案管理手段非常落后，檔案管理的智能化和自動化水平相對較低，檔案管理推進過程中，對于信息化的技術運用不夠充分，這對檔案管理工作質量和管理工作效率也造成了不利影響。

（2）單位檔案管理制度體系不夠完善。做好當前的檔案管理工作，必須適應檔案管理系統性專業性規范性非常強的特點，在單位內部建立系統規范的檔案管理制度，指導檔案管理工作的開展實施。有的單位由于對于檔案管理工作不重視，在檔案管理方面沒有結合單位實際建立完善的檔案工作規章制度體系，造成了檔案管理工作標準要求也不夠細化具體，這也是檔案管理標準化規范化需要重點解決的問題。

（3）單位的檔案資料的開發利用需要加大力度。檔案資料的信息量非常大，開展檔案管理工作，進行檔案的歸集保管，重要的目的就是為了充分利用檔案資料中蘊含的價值。但是現階段不少單位在檔案管理方面普遍存在著重檔案歸集輕開發使用的現象。檔案管理過程中主動服務的意識不夠強，對于檔案資料的編研開發利用不夠，檔案資源的利用率相對較低，檔案管理對單位管理的服務功能沒有充分發揮出來，檔案資料的開發和服務水平需要不斷改進提升。

3檔案管理規范化標準化推進路徑

解決上述問題，推進實現事業單位檔案管理的規范化標準化，應該重點在以下幾方面采取有效措施：

（1）規范完善事業單位檔案管理制度。促進實現事業單位檔案管理工作的規范化標準化，最根本的還是應該在檔案管理制度方面進行規范完善，確保單位的檔案材料不散、不亂、不丟、不壞。在檔案管理制度建設方面，重點應該突出以下幾方面：規范立卷歸檔制度，從歸檔范圍、時間、要求、手續等進行規范，確保單位內部的歸檔統一、有效利用。規范檔案借閱制度，制定完善檔案管理和查詢查閱等制度，對檔案使用、查閱、借閱的要求、程序、時限等進行規定，避免出現檔案材料損壞、丟失或泄密。規范規范電子檔案管理制度，尤其是針對電子檔案信息安全，建立電子檔案數據備份恢復系統及檔案保存雙套制，實行電子檔案動態化管理。

（2）完善單位檔案管理基礎工作。檔案管理方面，應該注重明確檔案管理工作責任，結合企業內部管理工作實際，明確檔案管理員工作責任。同時，加強檔案管理流程管理，對檔案收集、整理、鑒定、保管、利用、編碼、移交等環節嚴格標準要求，形成一整套科學規范的檔案收集、整理、保管、使用工作流程。此外，應該針對檔案管理完善各類軟硬件建設，并加強對檔案管理工作人員的教育培訓，提高其做好檔案管理工作的能力和水平。

（3）系統提升檔案管理的信息化水平。實現事業單位檔案管理的規范化標準化，離不開信息化智能化的檔案管理手段。在電子檔案的信息化建設方面，應該注意加強檔案管理部門與業務部門的互聯互通，建立電子文件、檔案一體化辦公系統，促進實現電子檔案在線接收、歸檔，促進各類檔案信息在短時間內的系統整合和資源共享。此外，還應該注重立足強化檔案資源的共享利用等，推進檔案的可掛接、可查詢、可共享，這方面應該加強創新研究，可以探索重要網頁資源、業務檔案的采集歸檔前端化智能化，并進一步實現網上查閱，提高檔案資料的利用率。

（4）著力推進檔案管理的戰略轉型。對于檔案管理工作來說，也應該積極主動適應時代的發展變化，尤其是在當前電子政務、電子商務以及大數據、云計算、人工智能等發展的形勢背景下，深入研究分析對于檔案工作模式、基礎設施、政策法規、標準規范等方面的一系列新要求，積極推動檔案管理工作轉型。特別是對電子文件歸檔和電子檔案存儲、備份等重點難點問題，檔案資料編研、檔案資源的深度利用、檔案利用效果提升等方面，積極探索采取措施創新改進，促進實現檔案管理工作水平的不斷提升。

4 結語

檔案管理工作對于單位管理來說具有非常重要的作用，提升檔案管理的標準化規范化水平，應該結合單位的實際情況，完善事業單位檔案管理制度體系，提高檔案管理信息化利用水平，提高檔案資料利用服務水平，以規范標準的檔案管理體系，促進事業單位管理工作的整體提升。

參考文獻

[1]王英男.檔案鑒定標準與檔案法規及檔案標準化關系探析[J].中國新技術新產品，2012（18）.

[2]陳彩燕.中職學校檔案管理工作亟待達標升級[J].辦公室業務，2014（24）：51+60.

[3]張建新.中職學校檔案管理應走管理與服務并重之路[J].太原城市職業技術學院學報，2013（6）：122-123.

[4]魏國莉.新形勢下行政事業單位檔案管理工作創新思路的探索[J].環球市場信息導報，2015（3）.