加強檔案的管理工作 促進檔案管理的規范化

魏國萍

摘 要：轉眼間改革開放以來就過去了半個世紀，在21世紀的今天，信息技術的普及讓計算機技術已經普及到我們生活中的方方面面，同時，檔案管理工作也同樣全面進入了信息管理時代，為了應對時代潮流下的變遷和環境檔案管理工作也必須與時俱進，跟得上時代挑戰，提高工作效率和質量，積極的引進先進的辦公室檔案信息管理系統，讓當前的檔案管理工作變得更加規范化和系統化。正因如此，加強檔案的管理工作，促進檔案管理的規范化是一個十分有研究價值的話題，希望可以通過本篇文章對促進檔案管理的規范化做出一些闡述和談論，提出幾點思考和探索意見，希望可以為相關檔案管理工作者的工作帶來一點點的幫助和參考意見。

關鍵詞：檔案管理、規范化、信息化、信息技術、

檔案管理是一個企業或者機關事業單位發展的具體體現，是企業或者機關事業單位發展的重要依舊和基礎。正因為檔案管理在國家文獻信息管理當中所占據的重要地位，基于如今的網絡時代，多媒體和信息技術已經在生活中的比重越來越多。傳統的檔案管理工作中存在的問題也開始越來越多。因而為了應對變化的時代所提出的挑戰，必須對檔案管理工作做出創新和發展，為辦公室檔案管理工作尋找好的發展之路。健全檔案管理制度，規范檔案管理措施，引進檔案管理新技術、培訓檔案管理人員等等都是當下必不可少的趨勢。因此，本文就以此為題，為檔案管理工作實現標準化、快捷化尋找方法和方向，希望能為相關檔案管理工作者帶來幫助。

1 當下檔案管理工作的現狀和問題。

隨著我國信息技術的不斷發展，檔案管理工作也得到了發展。但在現階段，我國大多數企業單位對檔案管理的關注度不高，不重視和關注檔案管理工作。因此，間接的導致了當前的大部分企業和事業單位對管理人員的知識體系要求不高，文件管理系統建立不完善，相關人員的專業能力低下。同時，由于檔案管理工作的設施配置不足，大大限制了檔案管理工作規范化、信息化建設的工作。如今大多數企業單位有關人事的管理意識仍然還在傳統的階段。對檔案管理工作建設檔案管理主體認識還停留在傳統的文件檔案。一般來說檔案管理工作的相關負責人都是兼職的，其知識體系和相關的專業知識都十分缺乏，無法很好的完成醫院檔案管理工作。同時，意識的缺乏導致了檔案管理工作制度的缺失和執行力不夠，沒有各級人員共同的督促和監管，檔案管理工作很難有效的實施，也很難做出現代化的發展和規范性的發展。[1]

2 對相關的檔案管理工作人員進行素質提高。

與其說做好檔案管理工作，倒不如說是對檔案管理工作人員的專業素質進行提高，檔案管理工作和管理人員之間是有著內在關聯性的。特別是信息化技術應用于辦公室檔案管理的今天，對于先進技術是否足夠了解，有足夠的認知，是檔案管理工作的基礎。因此，為了保證的檔案管理工作能夠順利進行和規范化，當下的檔案管理工作人員就必須對自己有所要求，有所提高，首先要具備專業知識和專業技術，其次要有學習精神，不斷學習和發展檔案管理工作。企業在這方面也應該做出幫助。第一，應該加大人才的培養工作，在檔案管理工作人員的日常工作中，建立良好的學習機制和培育機制，對人才的知識能力提出要求，讓檔案管理工作人員能在學習中進行工作，工作中進行學習。從而運用自己的專業知識來對檔案管理工作做出發展。同時，檔案管理工作人員應該對自己的工作有一個良好的認知，有服務意識，提高檔案管理工作人員的入職要求。從而讓檔案管理工作人員的全面素養得到提高，以促進檔案管理規范化的發展和進步。[2]

3 建立健全有效的案管理系統。

現代化的檔案管理工作是建立在健全的檔案管理系統之上的，然而隨著時代的發展，網絡安全的問題開始引起我們的思考。例如病毒入侵、信息失竊、系統崩潰以及黑客入侵等情況的發生，將會對現代的檔案管理工作造成毀滅性的打擊。因此，提高規范化檔案管理的安全保證系統是十分必要的。首先在規范化檔案管理當中，應該建立健全的檔案信息儲存安全，在儲存信息上，盡可能的使用內網，并且搭配相應的殺毒軟件和防護技術。同時為了保證規范化檔案管理系統的使用安全，需要在計算機網絡中使用必要的殺毒軟件，并且對信息數據庫進行定時的備份和維護，加大用戶訪問的安全驗證，以此來保證規范化檔案管理的安全。[3]

規范化技術的應用。互聯網+環境的到來，使傳統檔案管理工作發生了翻天覆地的變化，信息化環境的下檔案管理工作模式將變得規范化和數字化，管理模式將會防范的依靠于電子計算機技術。例如在以往的檔案管理工作當中，往往以來于書面的信息，容易丟失，且不易查找。而這些都會在規范化的檔案管理工作當中得到解決。通過大數據的便利性，一切都變得高效、直觀，減少了其中的人工成本，僅僅利用管理系統就可以對信息進行篩選、決策。大大提高了檔案管理工作的便利性。同時，信息技術當中復雜的系統工作中涉獵了廣泛的專業知識和內容，需要大量的基礎設置以及專業化的人才，因此為了做好規范化的檔案管理工作，必須投入相當的資金以及人力。首先建立一個統一的數據庫 ，然后根據負責管理的文件部門和其他部分合作，利用內互聯網，來進行檔案的整理和分析，以此來促進醫院資源的利用，達到檔案管理工作的規范化。[5]

4 檔案管理的作用和意義。

隨著社會日新月異的發展，信息化時代的今天，已經有越來越多人認識到信息和資料的重要性，通過檔案的利用可以在其中獲得許多價值，檔案管理工作就是通過檔案管理來獲取檔案中存在的經濟效益和潛在的社會效益。同時經過檔案管理工作，可以獲知檔案當中的具體需求群體，當利用到檔案的時候，檔案本身材料越是詳細和保存完好，其價值就越高。足夠真實和完整的檔案能夠為國家和企業帶來難以估量的價值，幫助挽回更多的經濟損失。因此在當下的環境當中，培養有能力的檔案管理工作人員和建立一個規范化、數字化、信息化的檔案管理系統，已經是所有企業和單位的共識了。

5 總結

綜上所述，檔案管理工作是一項科學性和專業性極強的事情，需要檔案管理工作管理人員具有專業化的水平素養和認知水平。同時，對檔案管理工作的規范化和信息化除了讓檔案資料變得更加直觀，方便以外，還是企業發展和進步的基礎，如今越來越多的企業單位開始認識到檔案管理工作的重要性，開始學習這方面的知識。希望可以通過這篇文章，為相關的檔案管理工作者的工作提供幫助和建議。

參考文獻

[1]鄧瑞生. 加強企業檔案管理 提高規范化水平 促進全市檔案事業又好又快發展[C]// 2011年甘肅省檔案工作者年會. 2011.

[3]馬魁. 加強村級檔案建設促進村務管理規范化——北京市平谷區農村檔案工作調研報告[J]. 北京檔案， 2013（2）：17-19.

[3]賈鈞珠， 王文勝. 強化干部檔案管理 促進地方經濟建設——寶應縣干部檔案管理工作的調查[J]. 檔案與建設， 1997（2）：46+48.

[4]李鴻. 加強過程監控 促進高速公路營運公司檔案規范化管理[J]. 城建檔案， 2011（11）：49-50.

[5]莊健. 淺談新形勢下的檔案工作規范化管理——以高職院校為例[J]. 數字化用戶， 2016（48）.