新形勢下機關檔案管理存在的不足與改進

摘 要：機關檔案數字化為現代檔案管理的發展趨勢，當前機關檔案管理存在思想認識不足、專業化發展滯后、數字化水平低等問題，改進和完善機關檔案管理工作，需端正思想認識，加強職業化和制度化、信息化建設，使機關檔案管理工作適應現代社會發展需求。

關鍵字：機關檔案；專業化；數字化

隨著數字化技術的更新發展，檔案的管理也發生了翻天覆地的變革，檔案的物質載體形式逐漸為數字載體所取代，數字檔案引領了無紙化檔案發展過程；檔案管理模式也取得了創新和發展，以往基于人工的檔案管理模式亦逐漸被智能化計算機管理所取代，數字化、無紙化、一體化的檔案管理格局已初步形成，減少重復性勞動，提高檔案管理質量和效率。

一、當前機關檔案管理的不足與問題

（一）思想認識不足

在傳統思想認識的局限下，人們對于機關檔案管理存在認識誤區，對于檔案管理的專業化和技術性要求缺乏重視，認為機關檔案管理是一種缺乏技術含量的、純粹事務性的工作，與機關檔案在現實決策過程中所發揮的不可替代的重要價值作用大異其趣。現代檔案管理科學普遍認為，機關檔案管理工作在傳統上受到了輕視或被低估，導致機關檔案的價值未能有效全面發揮作用，同時也制約了現代機關檔案管理的科學發展。這一方面表現為機關單位或領導對機關檔案管理缺乏重視，將其作為一種副屬性工作來抓，機關檔案管理處于一種被動發展地格局，導致管理創新能力不足；另一方面，機關檔案管理人員亦欠缺相應的管理和責任意識，方法上墨守陳舊，態度上缺乏重視，如對歸檔材料疏于審查，使得檔案失實，損害了真實性和客觀性；主動收集或保管意識差，對于歸檔材料明顯缺失卻瀆于補全完整，損害了其完整性。

（二）專業化發展滯后

現代檔案管理業已成為一種系統化、專業化的學科門類，而在現實的機關檔案管理中，管理隊伍的專業化建設不足，導致管理人的知識與能力儲備遠遠不能滿足現代檔案的發展要求，在一定程度上制約了機關檔案管理的科學化發展。應當看到，在以數字化為引領的新形勢下，檔案數字化不僅是檔案本身數字化的過程，同時也是發掘和培養檔案數字管理人才的過程，但從現狀來看，專業化檔案管理人才的不足已經嚴重影響了機關檔案管理的實際質量與效果。究其原因，一方面，檔案管理專業在我國發展較晚，使得該專業人才培養和輸出較少，限制了人力資源供給；另一方面，現階段從事機關檔案管理人員大多不具備檔案管理背景，往往由機關單位辦公室或人事部門人員兼職，對于數字化、信息化等技術缺乏相當的了解，更不用說利用信息化來實現檔案數字化操作了。

（三）數字化水平低

當前，大多數機關檔案管理部門或單位在檔案管理方法上仍沿用傳統模式，對現代檔案管理尤其是數字化管理應用較少。傳統檔案管理模式下，檔案材料的采集、開發、利用多以紙質檔案為主，手寫、手抄、手錄的老式歸檔、整檔方式，費時、費力、費空間，數字化、信息化程度較低；檔案管理平臺以人工管理為主，浩如煙海的檔案資料信息需要檔案管理人員逐一比對翻查，這在一定程度上導致了檔案管理效率低下，檔案材料重復利用率低，歸檔工作量大，保管條件嚴苛且成本較高，容易丟失或損毀等問題，檔案的準確性、完整性、時效性得不到充分的保障，嚴重影響了檔案資源效益的實現，使得檔案價值不能充分的運用到人們生產生活中，造成資源浪費。而且，對于新形勢下產生的MV材料、PPT材料，以及聲像、音像檔案等，存在存儲條件跟不上等一系列問題，制約了檔案數字化水平的提升。

二、機關檔案管理的改進措施與發展目標

（一）端正思想認識，加強重視程度

機關檔案是輔助機關正確決策的重要信息資源，也是寶貴的歷史財富。改進機關檔案管理，提高機關檔案管理水平與質效，首先要從思想上克服檔案管理“虛無主義”，打破傳統上人們對于機關檔案管理存在的偏見，使人們全面具體的了解檔案相關知識，正確理性的對待檔案的潛在價值。加強對檔案相關制度的宣傳普及，使公眾充分了解檔案工作的特征、性質、意義等，吸引公眾積極參與到檔案查詢、保護等工作中來，從而使公眾真正關心理解支持檔案工作，真正使檔案發揮其應有作用，回歸其原本地位。把推進機關檔案數字化建設作為一種歷史責任，培育良好的機關檔案管理與數字化革新的濃厚氛圍，尤其是要立足強化單位或部門領導的檔案意識，轉變過去對檔案管理的輕視，切實將檔案工作納入重要議事日程，帶頭學習研究檔案工作法律法規與相關制度，實實在在地解決檔案工作中存在的問題和困難，充分發揮領導示范帶頭作用。

（二）加強職業建設，提高專業化程度

加強機關檔案管理職業化建設，積極推動機關檔案管理專業化、專職化。機關檔案管理數字化，不僅要求機關檔案管理者從思想認識上轉變傳統的認識誤區，還要求懂得按照現代檔案工作的發展理念，自覺學習和更新相關檔案管理知識，積極運用現代數字化信息技術提升檔案管理水平。首先，要培養一批既能充分了解檔案管理相關知識，同時又能靈活熟練的操作計算機信息技術，培養自身更高層次和更高的綜合素質，滿足檔案數字化管理對于專業化人才的需求；其次，加強對檔案工作人員的業務培訓，不斷增強其文化素質和檔案意識，通過不斷更新學習理念和學習方法， 掌握現代化檔案管理方法；三是要著力培養檔案管理者的檔案意識，切實對檔案及檔案管理的有正確的理解和認知，不斷增強其專業素質，不斷更新學習理念和學習方法， 不斷提升檔案管理水平，促進檔案資源價值有效發揮。

（三）加強制度建設，完善制度保障

建立健全機關檔案管理規章制度是推動檔案工作提質效、上水平的重要舉措。首先，完善檔案管理責任制度，落實崗位職責分工，切實扭轉檔案管理工作人員責任心不強，失職、瀆職行為，強化檔案材料收集管理和及時移交歸檔的力度。其次，完善管理人員競爭上崗制度，選拔專業人才，充實檔案管理工作崗位，培養具有“創造型、復合型、協作型”多素質人才。第三，加強檔案管理經費支付預算保障制度，切實保障檔案管理的相關耗材供給，改善檔案室條件，存儲、讀取軟件和計算機、錄像機、照相機等硬件也要不斷更新換代；保證教育培訓經費，定期組織管理人員學習培訓，從硬件和軟件兩個方面不斷提升檔案管理的現代化水平和服務質量。

（四）完善載體建設，構建數字化平臺

機關檔案數字化平臺是在計算機存儲設備上合理存放的、可以共享的、具有共同存取方式和一定組織方式的、相互關聯的機關檔案信息數據的集合。傳統上，檔案管理工作是一項工作量大、勞動強度高、枯燥重復性工作，而數字化技術能很好地，并且有效率地處理這些重復、大批量且有規律的數據與信息。機關檔案數字化平臺即充分利用數字信息技術，實現檔案資料數字化、信息傳遞網絡化和信息資源共享化，進一步提升檔案管理水平，推動檔案管理向現代化、信息化轉型的重要舉措。推進機關檔案管理數字化要切實加強對數字檔案管理平臺的有效管理，不斷創新電子檔案的采集、錄入、保管、利用等程序技術方法，保證電子檔案的真實性、客觀性與完整性，實現機關檔案管理工作規范化、科學化、信息化，使檔案管理工作適應現代社會發展需求。

參考文獻

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[3]李惠萍：《檔案信息化發展方向——檔案數字化》[J]，《云南檔案. 》2009（11）。

作者簡介

黃新升（1970-），男，山東萊西人，館員，研究方向：檔案管理