淺談做好文秘和檔案工作的認識和體會

高瑜

摘 要：現代文秘工作和檔案管理工作是相輔相成的，文秘工作做得好，能為檔案工作提供良好的條件，而檔案工作則是對文秘工作的檢驗，能促進文秘工作規范化。現就從我自身的實際工作談談對文秘和檔案管理規范銜接的一些粗淺認識和看法。

關鍵詞：檔案管理 領導重視 全員配合 更趨規范

現代文秘工作和檔案管理工作是相輔相成的，文秘工作做得好，能為檔案工作提供良好的條件，而檔案工作則是對文秘工作的檢驗，能促進文秘工作規范化。現就從我自身的實際工作談談對文秘和檔案管理規范銜接的一些粗淺認識和看法。

一、爭取領導重視是做好文檔工作的前提

1）愛崗敬業，爭取領導的重視。領導是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對檔案人員工作的滿意度。因此，要想使單位的檔案工作有起色，首先要爭取領導重視，檔案工作人員還要注重完善自我，熱愛本職工作，踏實肯干，發揮主觀能動性，讓領導滿意，更好地為單位的發展服務。

2）加強宣傳，增強領導的檔案意識。單位領導對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。這就需要檔案人員經常向領導宣傳檔案工作的重要性。首先，要勤向領導匯報檔案工作情況，使領導受觸動、受啟發；其次，要努力做好檔案服務工作，及時為領導提供檔案利用信息，使領導逐漸認識到檔案管理工作的重要性。

二、實施文檔管理現代化是加強文檔管理工作的必由之路

隨著社會的發展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，只有實現文檔管理現代化，才能有效地加以解決。

1）掌握現代化管理技能，提高綜合素質。數碼產品在文檔管理中的運用，使文件的形成、運行、積累、轉換等各環節與辦公自動化相銜接，系統地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統計等工作，這就需要文檔管理人員結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業務素質的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

2）利用現代化技術整理檔案。紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用電腦、掃描儀等整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時，立卷人根據自己的理解對文件進行分類，雖然都按照統一的標準，但因每個人的理解不同，對同一個文件的分類不盡相同，就不可避免地產生分類不準確的，影響案卷的質量，給今后的利用工作帶來不便。而按照新的《歸檔文件整理規則》，不需要擬定案卷標題，以件為單位，不僅省時省力，而且利用計算機檢索達到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發揮計算機管理優勢，提高了工作效率。真正達到了簡化整理、深化檢索的目的。

三、檔案歸檔、整理過程中存在的突出問題

關于檔案由歸檔部門進行整理、立卷的規定，這是檔案管理規定在執行方面不到位最明顯最長久的一個例子。檔案員在工作中要求歸檔部門進行立卷，規定交給檔案部門的歸檔材料應當是已經經過立卷整理好了的，但這種要求往往都會落空，大多數情況是檔案歸檔后再由檔案員去整理立卷。所以長期以來，文書或業務部門立卷，純粹是一種理論規定，沒有落到實處。文書或業務部門整理的規定執行得如此艱難，是不是這一規定本身有錯呢，顯然不是的，之所以要規定文書及業務部門整理，是因為整理的主要目的是為了把彼此有聯系的，有某種共性的一些文件組織在一起，便于利用，也使得檔案不容易丟失，而歸檔單位對自己從事的工作最熟悉，最了解文書處理過程，由他們整理，可以及時發現遺漏的材料和提高整理的質量，還可以提高整理的工作效率。

由此可見，文書或業務部門整理的規定是很科學的，反映了檔案管理的規律，是從檔案工作實踐中總結歸納出來的科學管理方法。

那么如此科學合理的一項規定，為什么執行起來這么不順呢？首先是因為整理工作是一項有一定專業水準的工作，要根據文件的形成特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，便于保管和利用，需要整理人花費一定的腦力勞動和耐心，還要花費一定的時間，這對于那些沒有檔案整理歸檔意識的人來說，變成了額外的工作負擔，不甚其煩，想盡辦法和理由不整理。其次是在檔案部門要求各歸檔部門整理和各歸檔部門不愿整理的矛盾中，檔案員處于弱勢，任何部門往往都能強有力地抵制住由歸檔部門整理歸檔的規定。其結果只能是兩種：一種是檔案員自己整理，使檔案員用多于部門整理許多倍的精力埋于整理工作，并容易出錯，也使得檔案員的真正職責被削弱了，這樣時間一長，檔案管理就容易產生混亂，影響到檔案的長期保管和利用。

在目前由文書或業務部門整理這一規定還沒有被普遍接受的情況下，為了保證歸檔文件的真實性、完整性、可靠性，因此應該把文件、檔案管理看成一個統一的系統工程，實現文檔一體化，檔案工作實行全程管理、前端控制。如果同一個部門有專職檔案員，就可以由檔案員來同時做文書和檔案工作，在文書環節就可以把辦理完畢的文件按檔案要求整理好，實行文檔一體化管理，既減少了重復勞動，又避免了文書與檔案工作之間的不協調，徹底解決了文檔兩張皮的現象。因為在目前計算機技術不成熟或基層條件不允許的情況下，檔案管理執行的是雙軌制，即同一份檔案有電子歸檔，也把紙質文件歸檔，平時在計算機上通過檔案管理軟件網絡把辦理完畢的電子文件隨時歸檔，到第二年六月份之前再把紙質文件一次性歸檔。這樣電子文檔方便了平時的調閱利用，紙質檔案又滿足了檔案的長期保管的安全需要。

四、加強在職教育，提高文書檔案管理人員的整體素質

文書和檔案管理人員的業務能力直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應工作的需要，要充分發揮檔案管理人員的工作積極性和主動性，努力提高文檔管理的知識水平和管理能力。由于文件、檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對文檔工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以，必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業知識的人才。

1）進一步提高文檔管理人員對文檔工作的認識。增強管理意識。文檔管理是一項專業性很強的工作，它要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、求真務實的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的專業理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理文檔的基本技能。因此，文檔管理工作人員只有具備扎實的專業知識，開拓視野、優化知識結構、提高綜合素質，才能做好新時期的文檔管理工作。

2）加強制度建設，建立長效培訓機制。首先，要建立健全在職教育的長效管理制度，如省、市檔案局舉辦的各類專業培訓班；其次，要建立在職教育的激勵機制。激勵機制可以促進文檔管理工作人員積極主動地參加在職教育，努力更新知識，提高業務能力和水平。

3）明確在職教育的原則，選擇課程內容。相對于正規學校教育而言，在職教育具有更直接的目的性、現實性和時效性。在職教育應從實際出發，按崗位、分層次、多渠道、多形式地進行。堅持“學用結合、按需施教、注重實效”的方針，切實遵守學有所用、用有所長的原則。學習文檔專業知識，為文檔專業人員提供系統學習文檔專業知識的新理論、新方法、新觀念的機會，彌補一次性教育的不足；學習相關學科知識，文書和檔案工作融會了許多相關學科知識，如哲學、歷史學、心理學、行為學、公共關系學等；在職教育應注重對相關科學知識的補充和更新。

綜上所述，我認為檔案管理工作，決非單憑檔案管理人員自身的力量就能做好的，要想把一個單位的檔案工作搞得卓有成效，這很大程度上取決于單位領導的重視和各職能所室的配合，也就是說：檔案工作并非檔案管理人員一個人的工作，而是整個單位全體職工都應該參與的一項工作。