大數據時代檔案信息化管理工作的幾點探討

潘挺

摘 要：當代信息技術的飛速發展為大數據時代奠定了基礎，在這樣的時代背景下企業檔案的信息化管理也就逐步的發生改革與創新，對文書檔案的信息化管理，提高了管理質量，也能促進企業的穩定發展。就此現狀，本篇文章分析了大數據時代下的檔案信息化管理中存在的問題，探討信息化管理工作中的創新途徑。

關鍵字：大數據時代；檔案信息化管理；創新

企業在進行管理工作中的主要內容就是對檔案的管理，做好大數據時代下的信息化管理檔案有利于企業的整體管理效果提升，進一步促進企業的快速進步。但是，在我國現階段大數據時代背景下，實際中的檔案信息化管理還是存在著一些問題，拖慢了對檔案管理的進度，對企業的穩定發展也有很大的影響，也正因如此大數據時代背景下對檔案的信息化管理創新工作也就成了迫在眉睫的關鍵。

1 大數據時代背景下檔案管理工作中存在的問題

1.1 管理觀念不明確

作為企業的基礎組成部分，檔案管理工作利用信息化技術加以管理，提高了檔案在信息化管理中的水平與工作效率。結合著大數據時代模式繁多復雜、體量龐大、價值高卻密度低的特點，許多企業的領導對檔案的信息化管理觀念不是很重視，也就不能合理高效的去解決一些檔案在實際工作中出現的管理問題，降低了檔案管理的效率，浪費了很多工作時間。

1.2 管理流程太復雜

大數據環境下檔案管理存在著多樣性，占據著主流地位的是圖片、視頻等方式，因此傳統工作人員在信息化管理工作過程中由于自己跟不上時代的進步，加上自身的專業知識儲備不足，對信息化管理中的軟件操作不熟練，導致了對信息化設備的浪費，加長了對檔案管理的時間，不能提高檔案信息化管理中的工作效率，影響了企業的整體管理進程。

1.3 管理保密性不足

由于信息化管理的檔案處在一個開放且兼容的大數據時代環境中，因此企業的檔案管理部門需要在大容量的檔案信息中迅速歸類、篩選、整理。但是信息化管理中的檔案多以電子文本的形式居多，與傳統的紙質文檔相比較之下，存在著被改動后不容易發覺的風險，如果不準確的錯誤檔案信息一旦被用到工作中就會降低工作質量，并且會在以后的工作中出現很多難以解決的問題。

2 大數據時代背景下檔案管理工作的創新途徑

2.1 強化對檔案管理工作的意識

在展開實際中的管理工作時必須要加強對信息化管理的意識，先進的信息化管理技術及大數據時代中先進的指導思想，能進一步貫徹落實檔案的信息化管理工作。因此，企業要注重對檔案管理工作的加強，提高對信息化管理的重視度，將傳統的檔案管理方式轉變為根據大數據時代特點的結構化數據結合非結構化數據，讓網絡消息、Email、視頻等方式在管理工作中占據主導地位。促進檔案的信息化管理工作能夠穩定進步。

2.2 創建合理化的科學管理平臺

為了全面發揮檔案管理的價值，我們就要對企業檔案進行合理化的科學管理。不斷豐富管理內容、優化管理體系、提高管理水平，借助網絡媒體的優勢，提高檔案信息化管理的全方面利用率。創建合理化的科學管理平臺，可以規范檔案的收集、整理和應用，隨著大數據時代的到來，平臺可以運用云計算技術及完善IT基礎設施，對當下的檔案信息化管理工作進行革新，并結合上文提到在實際工作中存在的管理問題，創建并完善檔案的管理系統、檔案的分類存儲系統、檔案的保密系統。這三個系統的結合能對檔案管理賦予一定的創新，合理分配企業管理工作時間，將檔案完整無損的進行儲存整理，應用時能更準確迅速的搜索，對檔案設立權限限制，注意防護網絡黑客的入侵，注意對軟件進行殺毒，確保管理平臺的安全運行，加強了對檔案信息在共享應用中的安全保密性。

2.3 培養高能力的管理團隊

檔案管理部門在信息化管理檔案工作中占據著舉足輕重的地位，要想提高大數據時代下檔案信息化管理工作的質量，就必須有高能力高素養的檔案管理團體，以確保檔案管理工作的準確進行，促進檔案管理工作的逐步發展。打造優秀的管理團隊，可以聘請專業的檔案信息化管理方面的老師對企業工作人員進行相關方面的培訓，令員工在檔案管理工作中端正態度，規范行為，提高他們對檔案信息化管理的把控能力及對信息化軟件的運用。除此之外，企業還可以不定期的為員工提供機會去實踐，實踐是檢驗真知的唯一途徑，員工在實踐中不斷積累工作經驗，提高了對檔案信息化管理的工作能力，從根本上減少實際工作中的失誤

2.4 對信息化設施加大投入

上述內容可以看出，檔案管理的進步發展中最重要的就是信息化，大數據的數字化、網絡媒體形式已經是勢在必行的趨勢，也就是說企業必須要加大對信息化設施的投入，增加配套的軟、硬件設施是檔案信息化管理工作中不可或缺的基本條件，也是檔案信息傳輸、整理應用的必要手段。目前解決的辦法主要是跟當地政府相關部門溝通協調，一起解決問題，使企業信息化建設得到飛速發展。

3 結束語

企業檔案信息化管理工作在大數據時代的推進下逐步加強自身的重要性，作為企業的檔案管理部門一定要圍繞企業整體發做好檔案信息化管理工作，通過加強管理意識、完善管理平臺、培養管理人才提升檔案信息化管理工作的飛速發展，運用大數據時代帶來的優勢，充分全面的挖掘檔案管理價值，進而提升檔案信息化管理的效率，為大數據時代下的檔案信息化管理工作提供助力。

參考文獻

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