如何做好醫(yī)院的檔案管理工作

盧華

摘 要：醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容之一，切實(shí)加強(qiáng)醫(yī)院檔案局管理工作工作，對(duì)提高醫(yī)院檔案管理專業(yè)技術(shù)人員的創(chuàng)新能力和專業(yè)技術(shù)水平，有著重要的意義。我國(guó)醫(yī)院在檔案管理現(xiàn)代化方面雖然取得了顯著成績(jī)，但也面臨著許多急需解決的困難和問(wèn)題。本文對(duì)此進(jìn)行研究了分析，提出了加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理工作 問(wèn)題 對(duì)策

一、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的重要性

檔案是人類(lèi)社會(huì)各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，是人類(lèi)文明發(fā)展的重要見(jiàn)證，是社會(huì)的寶貴財(cái)富和人類(lèi)重要的歷史文化遺產(chǎn)。檔案工作是一項(xiàng)記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民的重要工作。也是政治性、機(jī)要性和服務(wù)較強(qiáng)的工作。醫(yī)院檔案是廣大職工長(zhǎng)期開(kāi)展醫(yī)療業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的材料。醫(yī)院檔案直接記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程，不僅包括醫(yī)院開(kāi)展的各項(xiàng)醫(yī)療業(yè)務(wù)、科研教學(xué)、醫(yī)技人員學(xué)歷提升、職稱晉升、進(jìn)修學(xué)習(xí)等活動(dòng)的信息和資料，還記載著全院?jiǎn)T工的德、能、勤、績(jī)的表現(xiàn)。它全面客觀地反映了醫(yī)院最基本的職能活動(dòng)和真實(shí)情況，這些都對(duì)全面貫徹黨的衛(wèi)生工作方針，深化醫(yī)院內(nèi)部體制改革，優(yōu)化衛(wèi)生技術(shù)人才隊(duì)伍，提高醫(yī)院的醫(yī)療業(yè)務(wù)水平具有重要的參考價(jià)值。可見(jiàn)，檔案管理是醫(yī)院管理的一個(gè)重要組成部份。

胡錦濤同志在對(duì)檔案工作的指示中提出：“努力采用現(xiàn)代化的手段，不改善服務(wù)質(zhì)量，把檔案工作提高到一個(gè)新水平。” 隨著改革開(kāi)放和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷深入，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，醫(yī)院檔案管理已成為醫(yī)院建設(shè)工作中的重要內(nèi)容。全面做好檔案管理工作，不僅是新形勢(shì)下醫(yī)院發(fā)展的客觀要求，而且是擺在醫(yī)院檔案管理員面前的一項(xiàng)重要任務(wù)，更是醫(yī)院檔案管理隊(duì)伍自身建設(shè)的內(nèi)在要求。

二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

醫(yī)院檔案管理是整個(gè)醫(yī)院發(fā)展過(guò)程中的重要組成部份，是醫(yī)院全體員工勞動(dòng)智慧和經(jīng)驗(yàn)的結(jié)晶。是認(rèn)識(shí)和把握醫(yī)院發(fā)展客觀規(guī)律的重要依據(jù)，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。隨著醫(yī)療業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作也越來(lái)越受到重視與關(guān)注，醫(yī)院檔案管理工作取得了長(zhǎng)足的發(fā)展。但由于種種原因，檔案管理工作在醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)中的作用往往被忽視，沒(méi)有得到應(yīng)有的重視和加強(qiáng)。

三、醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1、對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的內(nèi)涵和重要性認(rèn)識(shí)不足。

目前一些醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)新形勢(shì)下的檔案工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)和了解。檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，認(rèn)為醫(yī)院的主要工作是醫(yī)療業(yè)務(wù)，因而忽視了檔案管理工作，對(duì)醫(yī)院檔案管理投入的人力、財(cái)力、物力均不到位。部份醫(yī)院檔案部門(mén)的設(shè)施相對(duì)滯后，庫(kù)房、辦公、閱覽室未實(shí)現(xiàn)分開(kāi)，檔案現(xiàn)代化及保護(hù)設(shè)備配置不全，嚴(yán)重影響了檔案管理保護(hù)及服務(wù)工作的開(kāi)展。同時(shí)由于檔案部門(mén)待遇低，留不住人才，吸引不了人才，導(dǎo)致檔案人員素質(zhì)偏低。

2、館藏檔案門(mén)類(lèi)不全 利用受到限制

目前不少醫(yī)院館館藏檔案門(mén)類(lèi)不全，內(nèi)容單一，主要以黨政、病案、財(cái)會(huì)類(lèi)檔案居多，其他檔案門(mén)類(lèi)不全，數(shù)量有限，例如：照片檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等嚴(yán)重匱乏，特色檔案更是少得可憐，這就使檔案利用面變得非常狹窄，不能滿足各個(gè)層次檔案利用主體的需求，直接影響了檔案的利用效率。

2、服務(wù)功能差，利用率低

檔案的利用是為了更好地發(fā)揮檔案的原始價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，為經(jīng)濟(jì)、為社會(huì)服務(wù)。但現(xiàn)在不少檔案人員滿足于“你用我調(diào)”傳統(tǒng)服務(wù)方式，同時(shí)由于互聯(lián)網(wǎng)歸檔檢索查閱等不太成熟，查閱資料手工檢索繁瑣，服務(wù)設(shè)施不完善，閱覽環(huán)境雜亂等一系列問(wèn)題，文件和文字信息不能做到交流和共享，醫(yī)院檔案管理不能很好地達(dá)到高效服務(wù)的目標(biāo)的。

3、醫(yī)院檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊

主要表現(xiàn)在以下兩個(gè)方面

（1）檔案人員結(jié)構(gòu)不合理，自身技術(shù)落后

當(dāng)前檔案管理人員學(xué)歷結(jié)構(gòu)，職稱結(jié)構(gòu)不盡如人意，專職檔案人員大多是半路出家，具備高級(jí)職稱的人員非常少，大多數(shù)檔案局人員缺乏專業(yè)知識(shí)的理論功底，更缺乏從事學(xué)術(shù)研究，史料研究的基本能力。另外，檔案人員由于自身知識(shí)、技術(shù)和管理水平有限，也無(wú)法適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的檔案管理，以致在檔案管理過(guò)程中存在收集材料時(shí)玉石不分，材料殘缺不全，收集和歸檔不及時(shí)，歸檔材料有頭無(wú)尾，存在破損，字跡不清等現(xiàn)象。

（2）思想觀念僵化 開(kāi)拓創(chuàng)新意識(shí)不足 檔案意識(shí)薄弱

長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理工作存在因循守舊，管理手段落后服務(wù)效率低下等問(wèn)題。首先，醫(yī)院檔案部門(mén)仍未走封閉狀態(tài)，工作方式基本上是接收移交的檔案整理上架，存儲(chǔ)入庫(kù)、調(diào)卷等幾步曲，提供利用的方式單一，一本案卷目錄就是檢索目錄。其次，醫(yī)院檔案管理仍然采用傳統(tǒng)的手工管理方式，談不上真正的檔案自動(dòng)化管理。網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)更是不盡如人意，實(shí)用性較差。

四、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的對(duì)策

1、加大宣傳力度，強(qiáng)化檔案意識(shí)

要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，努力改變醫(yī)院檔案管理工作存在的被動(dòng)局面，首先，明確醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)是檔案管理的一級(jí)責(zé)任人，提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)遵循科學(xué)發(fā)展觀，不斷轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案管理的重要性，力求在政策、資金、人力、技術(shù)等方面給予重點(diǎn)扶持。為檔案管理工作營(yíng)造良好的發(fā)展環(huán)境。其次，利用一切可以利用的方法加強(qiáng)檔案工作宣傳力度，樹(shù)立并強(qiáng)化廣大員工的檔案意識(shí)，廣大員工是醫(yī)院檔案的直接形成者，如果能使他們關(guān)心參與檔案管理工作，自覺(jué)的收集材料及時(shí)歸檔，并能促成醫(yī)院檔案工作的良性發(fā)展。

最后，要通過(guò)各種形式，加強(qiáng)對(duì)檔案人員的思想教育，幫助他們確定正確的擇業(yè)觀，使他們熱愛(ài)檔案工作，立志獻(xiàn)身于檔案事業(yè)。

2、促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)

建設(shè)數(shù)字化檔案館，要用現(xiàn)代信息處理技術(shù)檔案館中存儲(chǔ)的檔案包括紙質(zhì)檔案、照片底片檔案、錄音、錄像（視頻）等各種載體的檔案和現(xiàn)行文件進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲(chǔ)，即數(shù)字化檔案館館藏建設(shè)。

3、改造管理手段 推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)及各種數(shù)據(jù)庫(kù)的具體應(yīng)用，醫(yī)院檔案管理的工作必須向信息化建設(shè)的方向大踏步邁進(jìn)，改變傳統(tǒng)落后的管理手段，充分利用網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的載體，加快開(kāi)展檔案管理信息數(shù)字化的開(kāi)發(fā)建設(shè)，規(guī)范化管理，向檔案使用者提供準(zhǔn)確、方便、快捷的服務(wù)。更好地為醫(yī)院的各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。

4、加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)

醫(yī)院檔案部門(mén)應(yīng)該落實(shí)有專人負(fù)責(zé)，根據(jù)檔案冊(cè)數(shù)的增長(zhǎng)配備足夠的專兼職檔案管理人員，確保有足夠的人員，時(shí)間和精力對(duì)人事檔案進(jìn)行歸檔，建檔，對(duì)檔案材料進(jìn)行研究開(kāi)發(fā)利用。應(yīng)該挑選政治上可靠，保密意識(shí)高，工作責(zé)任心強(qiáng)，綜合素質(zhì)高的人員擔(dān)任檔案管理員，同時(shí)注意配備具有一定計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的人員參加檔案管理工作，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的理論，方法、手段來(lái)推進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。要落實(shí)有關(guān)政策和待遇，使檔案管理人員在職稱晉升方面有希望，待遇上有保障。確保優(yōu)秀的人才安心從事檔案管理工作，要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，支持和鼓勵(lì)檔案管理人員參加各種專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)和各種有關(guān)檔案方面的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)。不斷業(yè)務(wù)知識(shí)和技能。

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