檔案員如何管理檔案探索

唐春仙

摘 要：有效的檔案管理可以很好的提高工作效率。本文通過闡述當前檔案管理普遍存在的問題，通過對現有問題的分析，針對性的提出相關改善意見。希望可以給相關檔案管理工作者提供參考借鑒。

關鍵詞：檔案管理；工作模式；改善意見；

隨著城市信息化建設不斷推進，檔案管理工作發生了重大變化。電子商務的誕生給了人們更加便捷的工作方式，同時也為檔案的管理等工作提供了更加新的工作形式，進一步提升了檔案工作的效率以及高度。如何有效的運用現代化技術實現檔案管理的新變革這也成了擺在當前需要攻克的難關。

1 現狀分析

長期以來對于檔案的管理一直在追求將現代化技術與傳統的檔案管理模式相融合。最早期人們試圖將檔案管理與單機管理相配合，后來開始建立全方位的系統管理模式，這些都在一定程度上提高了檔案管理的互通性與數字化處理的快捷性，一定程度上實現了傳統檔案管理的創新與技術改進。但究其而言這些都沒有很好的在一定程度上對傳統的管理模式產生真正意義上的變革。管理的核心仍舊圍繞著紙質文件進行，這也一定程度上嚴重制約了現代化信息技術建設的發展。

而當前，信息時代理念逐漸興起其強大的優越性使得其在全球范圍內掀起一輪新的信息化浪潮。基于數字理念的城市建設正逐漸改變人們的思維模式。“電子文件”應運而生，這是一種完全墊付傳統檔案管理的新理念，基于此人們可以更加便捷、快速的或許需要的內容，大大提高了辦事效率的同時改變了檔案管理的運作模式。此外近些年國家大力提倡開展電子商務模式，將傳統束縛的檔案學接軌到信息與信息系統領域，提出了二元理論，為實際工作提供了新的內容與方向。

2 新的管理形式

新的時期下，檔案管理的模式應當適當的摒棄傳統形式的思想以及管理手段，其應當將數字管理系統與傳統管理相結合，即將實體檔案管理與信息技術并行，將傳統的紙質檔案以數字技術形式與信息技術相融合。

2.1檔案接收處理

檔案的接收是整個檔案管理的首要前提，基于傳統形式的檔案管理模式改革首先就要以此為出發點進行。傳統形式的紙質檔案管理其主要特征是對實物紙質文件的管理，基于管理的特殊性其經常采用”后控制”的管理模式，隨著電子文件等的興起，“前段控制”的新型管理模式逐漸成為時下研究的熱點。基于前段控制理念，新時期下檔案文件的管理應當將電子文件的可靠性、可讀性以及完整性等技術與文件的形成過程相結合。基于該理念可以最大可能的避免工作的重復性以及滯后性，很好的將原本重復的工作內容進行簡化提升，大大提高了整個工作的運行效率。

2.2信息處理模式上的改革

未來基于計算機技術的不斷優化，檔案管理的模式必將迎來變革。基于計算機技術輔助，可以建立完善的檔案管理系統，其可以集成化的將檔案的接受、處理、分類、存儲等進行集中處理。這也一定程度上為實現用戶端集中處理綜合信息提供極大便利，便于用戶快速查閱所需內容。與此同時，基于計算機強大的信息處理能力，對于檔案的統計可以更加全面快捷，有效的提高對檔案的深度處理技術。

2.3服務模式的改革

目前，隨著人們對檔案的管理意識不斷增強，也同時為了順應社會的需求，未來對于檔案的管理勢必將進一步開放化，服務的形式也將迎來巨大變化。

傳統形式的檔案服務形式，其主要以紙質實物形式進行，這也一定程度上無法實現對檔案文件的深度處理，從而無法很好實現檔案的深度分析處理工作。隨著計算機技術與檔案管理的不斷融合，基于計算機模式的新的檔案服務模式，可以更好的為用戶提供信息資源，檔案的管理模式也逐漸轉變為對信息產品的生產、開發與共享。其檔案管理的核心也逐漸由傳統的紙質實物的管理逐漸轉化為以用戶為核心，不斷完善的服務體系。

此外，借助互聯網環境的優勢，檔案管理不僅僅需要延續傳統形式的面對面管理服務，同時還需要學會基于網絡環境的服務提供。線上與線下兩種服務模式的結合，無疑實現了相互之間的優勢互補。檔案管理網站集成了大量的數據信息，資源內容廣泛，基于計算機的便利性可以更加高效、快捷的以及更低成本的實現對信息檔案的管理。與此同時，對于檔案管理者以及收益用戶，借助互聯網平臺的優越性他們可以第一時間獲取檔案相關變更信息，準確的掌握用戶的實際需求，有利于進一步提高用戶的服務質量，從而實現檔案管理工作與社會公眾的密切聯系。

3 新管理模式的新的契機

大數據時代的到來，改變了人們傳統的思想模式。在新的市場經濟條件下，任何產業都應當立足實際迎合新技術實現自我的提升與突破。而只有實現思想上的改進突破，實現觀念上的轉變才可以真正意義上的實現新形勢下的檔案管理模式的改革。在新形勢下，檔案管理模式較以往有了巨大變革，其工作的核心由傳統的實物紙質檔案的管理轉變為以數字化平臺為基礎的圍繞用戶打造的管理服務平臺。此外，基于新時期的檔案管理模式，也必將是基于大量新技術以及新設備的改革應用。這也就需要具備的新的人才，具備新的技術管理模式。綜合性人才，尤其是計算機領域的專業人才將是未來檔案管理的核心需求，也因此未來挖掘該方面的專業人才將成為檔案管理需要面臨的嚴峻問題。

4 總結

隨著計算機技術的不斷普及，傳統的檔案管理行業迎來了新的發展契機。傳統的檔案管理其在效率上已經無法很好的滿足時下用戶需求。借助計算機平臺的輔助，不僅僅可以提升管理效率，同時還可以為用戶提供良好的使用體驗。因此發展計算機技術與檔案管理是未來發展的必然趨勢，只有實現兩者的高度融合才可以為檔案管理提供新的契機，帶來新的變革。同樣，擁抱新的變革勢必帶來一定的困難，尤其是人才領域的匱乏，是未來發展急需解決的問題。

參考文獻

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