事業單位人力資源檔案管理探討

趙佳

摘 要：事業單位進行人力資源管理中，人事檔案管理是其中重要的組成部分，對于提升人力資源管理整體水平具有重要意義。本文通過分析事業單位為人力資源檔案管理中的缺陷及對策，以期進一步推動人力資源管理的順利開展。

關鍵詞：人事檔案；事業單位；人力資源管理

事業單位人力資源檔案管理工作是事業單位管理工作的重要組成部分。它為事業單位選人用人提供重要的信息和依據。充分認識事業單位人力資源檔案管理的重要作用，分析其現狀，探討持續改進的措施，將會極大的推動事業單位管理改革，從而對事業單位管理的創新和發展將會發揮重要作用。

1人事檔案與人力資源管理

1.1人事檔案的概念

人事檔案管理主要指的是在事業單位進行人事活動的過程中，對員工的個人信息、家庭情況、學歷等工作信息進行登記。通過人事檔案管理，事業單位管理者可以對員工的工作能力和工作表現進行詳細的了解。人事檔案管理主要包含了對資料的登記、收集、保管整理等，是事業單位人力資源的重要組成部分。

1.2人力資源管理的概念

人力資源管理主要是事業單位通過科學的方法，在遵循事業單位制定的人力資源戰略的前提下，對人力資源進行合理的開發、配置以及培訓考核等管理約束，從而更好的實現事業單位的戰略目標以及員工的價值。事業單位人力資源管理的活動主要包含了對員工的聘用、培訓、績效管理以及薪資福利的發放等。

1.3人事檔案管理與人力資源管理的關系

從本質上來說，人事檔案管理是事業單位人力資源管理的重要環節，其能夠有效的推動事業單位人力資源管理工作的開展。事業單位的管理者通過人事檔案對員工的工作和能力進行了解分析，并展開考核，是事業單位選拔人才的重要依據。而且人力資源管理中員工的調動、晉升以及薪酬的調動等活動是人事檔案內容的重要來源，可以說人事檔案和人力資源管理之間存在著密切的聯系，兩者相輔相成。

2人力資源檔案管理的發展趨勢

2.1戰略化管理

新時期下社會各界對人才的要求正在不斷提升，人力資源部門作為直接接觸人才的部門，對事業單位招收人才方面來說起到越來越重要的作用，而現階段的人力 資源部門不再只是負責單位內部的招聘、培訓、考核等工作，人力資源部門越來越重視管理層面工作的開展，不只要適應當代社會對人才的要求，還必須增強自身能力，促進自我成長，鑒于人力資源越來越重要的地位，很多事業單位均將人力資源部門作為事業單位發展中重要的戰略伙伴。

2.2現代化管理

當今社會中科技手段的實施越來越普遍，尤其是互聯網技術在各個領域發揮的作用越來越大，將互聯網技術應用到人力資源檔案管理工作中，已經成為當代社會人力資源檔案管理工作的新型方式，人力資源工作已經漸漸脫離傳統管理方式，積極進行管理制度和相關技術的改善和引進。如今人力資源工作的開展漸漸轉移到互聯網中，如互聯網招聘，并且人力資源方面也得到了充分的發展，職業生涯規劃、員工考核等工作也漸漸移交到人力資源部門中，可見現代化的管理使得人力資源檔案管理工作得到了空前的發展。

3當前事業單位人力資源檔案管理缺陷

3.1檔案利用服務低下，創新意識淡薄

事業單位人力資源檔案管理長期被認為就是單純保管、查檔工作。檔案管理者將大部分時間精力用于檔案的基礎性手工勞作和裝訂成卷等，卻忽略了檔案的開發利用。由于沒有對人力資源檔案材料做到透徹、詳盡的分析，造成事業單位人才數據庫的不完善，更談不上為事業單位領導決策層準確地提供后備人才支持。

3.2不具備完善的人力資源管理制度

由于相關單位領導至今沒有意識到人力資源檔案管理工作的重要性，因此人力 資源部門得不到足夠的重視，從而導致了人力資源檔案管理制度方面得不到完善，主要體現在人員分配和員工培訓等方面，由于沒有完善的管理制度作依據，人力資源部門缺少合理、科學的工作規劃，甚至會出現部分閑置的現象，不僅造成了工作人員工作散漫，工作積極性不高，長久發展下去也容易導致工作人員工作能力下降。

3.2管理人員專業性不強，業務水平不高

人力資源檔案管理專業性較強，對檔案資料收集鑒別及整合要求較高，但事業單位檔案管理者并非來自檔案專業，大多是從其它崗位上因年齡偏大轉崗而來，部分還是兼職檔案工作，檔案管理人員更換頻繁，對于數字化背景下的電子檔案歸檔等新技術不能熟練掌握，現學現賣的狀況特別普遍。

4人事檔案管理的優化措施

4.1創新人事檔案管理理念

人事檔案管理是事業人力資源管理的重要載體，對于事業單位來說，人事檔案管理屬于事業單位的機密文件，基層人員沒有權限查詢相關的內容，即使是人事檔案管理人員也不能隨意的查詢相關內容，那么就造成很多人無法認識到人事檔案管理的價值。對此，事業單位就應該創新人事檔案管理理念，適當開放相關信息，掌握好機密文件的尺度，自上而下的樹立現代化的服務意識，在保證機密文件和個人隱私不泄露的情況下，適當公開認識檔案的信息，做到信息的共享，從而提高檔案的流動性，這樣就可以提升人事檔案的價值。

4.2改變崗位設定的方式

對于事業單位而言普遍存在設崗不公平的現象，但隨著社會的發展，此種現象已經不能滿足當代社會的發展需求，因此新時期下的事業單位，應積極將因人設崗轉變為因崗位設崗。為了促進事業單位的整體發展，單位領導首先必須明確人力資源檔案管理工作的重要性，以便于在單位內部或對外招聘中尋找到最適合的崗位管理人才，另外，作為新時期下的事業單位，在進行檔案管理工作時應積極引入信息化技術，使檔案管理工作不再機械化，實現資源共享對事業單位的發展來說也是非常重要的。

4.3健全管理制度，改善硬件設施

健全的、規范化的人力資源檔案制度是檔案管理者工作的依據。人力資源檔案管理工作繁復雜，要求有一套完整的規章制度來規范檔案的接收、保管、查閱等具體細節，確保人力資源檔案工作逐漸程序化、規范化和標準化。同時，積極創造條件應用計算機管理軟件提高檔案管理效率。通過人力資源檔案數據庫管理系統，增加存儲和檢索功能，建立人力資源檔案的動態管理機制，便于檔案的更新、查閱、歸檔和統計，保證檔案的時效性、真實性和準確性。加大資金投入，改善檔案管理的硬件設施，建設專用檔案庫房，分開設立檔案查閱室、檔案庫房和檔案人員辦公室，為人力資源檔案管理者營造一個良好的工作環境。

4.4優化管理隊伍，轉變服務觀念

加強人力資源檔案管 理者思想教育，促使檔案管理者不斷更新專業知識，提高專業技能。積極吸納檔案管理專業人員，優化事業單位檔案管理隊伍，為事業單位人力資源檔案管理注入新鮮活力。并相應提高人力資源檔案管理人員的福利待遇，不斷為事業單位其他各項工作的開展夯實基礎。同時，事業單位人力資源檔案管理者要逐漸改變長期以來的“保管員”身份和地位，要充分發揮主觀能動性，努力直接參與到檔案開發利用中去，積極為事業單位選人用人、政績評審等工作發揮強大作用。

5結束語

事業單位在發展過程中，常會遇見這樣那樣的壓力。只有提升人力資源檔案管理的水平，實現人力資源優化配置，才能減少這些壓力同時為單位發展提供動力，為單位的發展做出貢獻。

參考文獻

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