基于微信的高校檔案信息服務探析

尹允

摘 要：本文首先分析了將微信運用于高校檔案信息服務當中的可行性；其次，對于微信運用于高校檔案信息管理當中的現狀進行了闡述；第三，為微信運用于高校檔案的管理現狀中存在的問題提供了解決策略。旨在為高校檔案信息管理工作添磚加瓦。

關鍵詞：微信；高校檔案；信息服務；推廣；策略

隨著科技的發展，我國的教育事業也更上一個臺階，所以將科技應用于高校檔案信息管理服務當中是非常不錯的選擇。高校檔案信息管理工作是高校工作中非常至關重要的一項，它涉及到全體師生的個人信息，將高校檔案信息服務管理工作做到精準化、快速化、多元化，有助于更好的利用高校檔案信息。近幾年，微信作為一個新興媒介，在人群中，在社會當中越來越火，那么借助微信平臺來推廣高效的檔案信息服務文化是很好的一種傳播檔案文化的方式。同時借助微信平臺的便利化和可視化管理檔案，可以為高校廣大師生們提供更好和更便捷有效的服務。

1 將微信用于高校檔案信息服務的可行性

1.1 用戶優勢

微信在全球擁有11億的用戶，所以它已成為人們日常交流當中不可或缺的聊天工具，那么將微信應用于高校檔案管理當中，不管是二十多歲的學生，還是五十多歲的學校的老職工，都可以成功的運用微信去查閱自己相關的檔案。微信與其他的聊天app相比，推廣更普及，使用人群更多，所以它擁有了龐大的用戶優勢，將微信用于高校檔案信息服務中具有極大的可行性，正如食品一樣，微信可以說是“老少皆宜”。

1.2 傳播優勢

微信是一個通訊的app，它與短信、微博等通訊的app相較，具有更加豐富的內容，比如它會以圖片，文字，音樂等各種多樣化的形式來展示自己的信息。語音輸入是非常重要的一項內容，對于大齡職工來說，打字很費時間，語音可以在很大程度上幫助他們減少時間的浪費，因此，微信不僅僅是提供一個廣闊的推廣檔案文化的平臺，也使得檔案的形式更加的多樣化，豐富化，便捷化。

1.3 推廣優勢

微信的推廣具有極大的優勢。因為微信從一開始的用戶注冊，到后面所有的使用都是免費的，用戶只需要開通移動數據流量套餐就可以免費使用微信，所以微信深得大家的喜愛，花費較少成為推廣微信用于檔案管理之中的極大優勢。另外，微信公共平臺是騰訊公司提供的一個較好的傳播平臺，在高校當中可以提供四六級成績查詢，還有每學期的期末成績查詢，也可以在校長信箱匿名留言，參加一些線上活動，比如線上讀書會，聯誼等等，所以微信在高校中得到了極大的推廣。

2 基于微信的高校檔案信息服務的發展現狀

據調查顯示，微信的高校檔案信息服務的發展現狀不容樂觀。

目前只有三家高校檔案館開通了微信的公眾號服務平臺，并且閱讀的人數較少，因為高校的學生平時不會去查閱檔案信息，而只有在自己遇到著急事情的時候，才會想要第一時間去獲取關鍵的有效信息，但是這種高校檔案應用于微信的風氣目前尚未形成規模，并且線上閱讀人數較少，加上工作人員的疏于管理，給廣大的師生在查閱個人信息檔案的過程中帶來了極大的不便，由此我們可以看出，將微信用于高校檔案信息管理工作當中存在很多的問題。另外在高校檔案微信平臺當中，都只是提供一個進入網頁的鏈接，所以很多用戶的意見得不到極大的反饋，留言功能的缺失，使得用戶想提意見都沒有平臺。

還有就是在高校檔案微信平臺當中，功能比較少，檔案分類也不清晰，很多用戶無法獲取有效的信息，所以高校檔案微信管理平臺并沒有發揮其真正的作用，而只是停留在傳統的檔案管理層面，仍然不能夠滿足廣大用戶的正常需求。

3 基于微信的高校檔案信息服務的改進和推廣

將微信運用于高校檔案信息服務當中是很新奇的一種想法，這種比較新奇的、大膽的嘗試，在高校當中必然很少見，所以更需要在推廣當中謹慎化、準確化，這也更需要高校師生的共同努力。筆者認為，將微信用于高校檔案信息服務工作當中，應該從以下的三個方面來進行改進：

3.1 主動服務

檔案管理是一項很繁瑣的事情，那么將微信運用于高校檔案信息管理服務工作當中，也肯定需要花費更大的精力和時間，所以在檔案管理過程當中需要檔案管理工作人員耐心細致的將檔案進行歸類，并及時準確的傳送到微信平臺。另外，包括檔案管理的一些信息發布也應該及時化，檔案管理工作人員可以定期的向師生發送一些關于檔案的資訊，讓全校師生積極主動的去了解檔案文化。

3.2 生動服務

檔案管理工作人員可以在制作檔案資訊的時候，添加一些圖片或者音頻使檔案更加的生動化，這樣師生在閱讀檔案的時候就不會覺得枯燥，從而產生對檔案的興趣。另外，檔案管理微信平臺也可以提供人工語音介紹服務，對于一些不喜歡看文字的用戶而言，是一個極大的福音，同時，這也為檔案微信平臺的發展提供了多樣化的程式，進一步說，是為微信檔案用戶提供了較為優質的服務。

3.3 及時服務

檔案微信管理平臺可以提供及時性的服務，因為用戶都會在第一時間想要獲取自己需要的檔案信息，所以微信平臺要及時為用戶提供急需的資料。檔案微信管理平臺在為用戶提供資料的同時，可以考慮人工服務，或者自動回復功能等功能為用戶節省時間，微信平臺可提前編輯好用戶可能會常碰到的問題，讓用戶第一時間獲取有效信息。還有檔案微信管理平臺要積極的去完善評論留言這一模塊，將用戶的意見或建議積極的采用，在用戶提出問題的時候，積極的回復用戶的評論。這樣不僅是用戶較為滿意，也會使檔案微信管理平臺的程序更加的完善。

4 結語

將微信用于高校檔案信息管理當中是非常有價值的事情，但同時也存在著巨大的難題，所以這是一項持久而又需要堅持的工作，需要廣大師生的共同努力。另外，不僅僅是微信，將其他新興媒介用于檔案管理當中，也是好的可行性途徑。

參考文獻

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