關(guān)于加強(qiáng)新時(shí)期企業(yè)文檔保管工作的思考

王艷

摘 要：在企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展歷程中，會(huì)形成大量的文檔，而這些文檔是幫助企業(yè)進(jìn)行重大決策的重要依據(jù)，更是企業(yè)發(fā)展中的寶貴資源。新時(shí)期下，如何加強(qiáng)企業(yè)文檔保管工作，使之能夠在企業(yè)發(fā)展過程中得到最大化的利用，是企業(yè)有關(guān)職能部門面臨的重點(diǎn)課題。基于此，文章就加強(qiáng)文檔保管工作的重要意義出發(fā)，并以此為基礎(chǔ)，展開關(guān)于加強(qiáng)新時(shí)期企業(yè)文檔保管工作的思考，以供參考。

關(guān)鍵字：新時(shí)期 企業(yè)文檔保管工作 思考

企業(yè)文檔是指企業(yè)過去和現(xiàn)在的各項(xiàng)經(jīng)營生產(chǎn)和管理活動(dòng)直接形成的，對企業(yè)有保存價(jià)值的歷史記錄，是企業(yè)發(fā)展歷程的再現(xiàn)。21世紀(jì)的今天是一個(gè)全新的知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，時(shí)代的變更向企業(yè)的文檔保管工作提出了新的要求，企業(yè)的各項(xiàng)管理工作面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，其中包括文檔保管工作。由此可見，就加強(qiáng)新時(shí)期企業(yè)文檔保管工作這一課題進(jìn)行思考，并探索有效的對策，無論是對于提高文檔保管水平，還是優(yōu)化企業(yè)資源配置，都有著十分重要的意義。

1 加強(qiáng)企業(yè)文檔保管工作的意義

市場經(jīng)濟(jì)體制改革的深入推進(jìn)，在一定程度上影響了企業(yè)文檔保管工作的實(shí)施。在此背景下，如何加強(qiáng)文檔保管工作已經(jīng)成為幫助企業(yè)提高市場競爭力的重要手段之一，文檔保管工作顯得愈發(fā)重要。下面就加強(qiáng)文檔保管工作的意義進(jìn)行論述：

1.1 加強(qiáng)企業(yè)文檔保管工作是推動(dòng)企業(yè)改革與發(fā)展的客觀需要

對于企業(yè)來說，文檔是企業(yè)開展各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營管理活動(dòng)的重要依據(jù)之一，其和企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展建設(shè)和內(nèi)部管理活動(dòng)等都有著密切性的關(guān)聯(lián)。所以說，加強(qiáng)文檔保管工作，做好文檔資料的歸檔工作，能夠及時(shí)提供企業(yè)所需的第一手資料，促使企業(yè)健康發(fā)展。

1.2 加強(qiáng)企業(yè)文檔保管工作是實(shí)現(xiàn)社會(huì)信息交流與共享的體現(xiàn)

企業(yè)文檔資料中存儲了企業(yè)歷年來的發(fā)展信息資源，還包括了一些人才資源信息等。通過加強(qiáng)文檔保管工作，及時(shí)地為企業(yè)提供必須的資料，幫助各部門獲取相關(guān)的資料信息，能夠在一定程度上加強(qiáng)各部門之間的交流，拓展信息交流渠道，實(shí)現(xiàn)信息的共建共享，從而達(dá)到為企業(yè)經(jīng)營發(fā)展建設(shè)服務(wù)的目的。

2 當(dāng)前企業(yè)文檔保管工作存在的主要問題

2.1 企業(yè)重視程度不足，缺乏有效管理機(jī)制

企業(yè)文檔是對企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展歷程、經(jīng)營活動(dòng)等的記載，只有以文檔為依據(jù)，才能夠做好各項(xiàng)經(jīng)營生產(chǎn)活動(dòng)。但是，就當(dāng)前的實(shí)際來看，企業(yè)在開展經(jīng)營管理活動(dòng)的過程中，仍舊是把重點(diǎn)放在企業(yè)在經(jīng)濟(jì)市場的占有率上，而對文檔的保管工作關(guān)注力度很低，甚至把文檔保管工作和檔案管理工作列為同一工種，并由同一個(gè)人來完成，隨便應(yīng)付了事。企業(yè)對文檔保管工作的重視度低，使得文檔保管工作在企業(yè)內(nèi)部管理體系中的地位日趨弱化，這就一定程度上阻礙了保管工作的開展，嚴(yán)重影響了文檔資料功能作用的發(fā)揮。

2.2 管理制度不完善，缺乏制約協(xié)調(diào)機(jī)制

當(dāng)前的絕大多數(shù)企業(yè)在開展文檔保管工作時(shí)，都習(xí)慣沿用“一條龍”模式，即是負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作的人員，其所取得的文檔資料由他自己負(fù)責(zé)去裝訂歸檔，并擔(dān)任保管職責(zé)。在這種“一條龍”管理模式下，倘若某一個(gè)負(fù)責(zé)人員調(diào)到其他部門工作或者辭職，那么他所負(fù)責(zé)保管的文檔資料就會(huì)受到使用限制。一旦離崗的工作人員對其所負(fù)責(zé)保管的文檔資料交代不清楚，那么中途接手的工作人員也就會(huì)“無從下手”，從而引發(fā)文檔資料保管混亂的問題。

3 新時(shí)期下加強(qiáng)企業(yè)文檔保管的可行性對策

3.1 增強(qiáng)時(shí)代認(rèn)識，提高企業(yè)員工文檔意識

企業(yè)的文檔保管工作之所以成效不高，與企業(yè)員工文檔意識不高有著密切的關(guān)系。因此要想穩(wěn)步落實(shí)文檔保管工作，首先就要解決企業(yè)員工的認(rèn)識問題，只有幫助他們進(jìn)一步解放思想，脫離傳統(tǒng)陳舊觀念的束縛，樹立新理念，才能夠讓他們充分認(rèn)識到文檔保管工作是企業(yè)全局工作的重要內(nèi)容之一。而在此過程中，企業(yè)還可以通過講座、廣播等渠道廣泛宣傳文檔保管工作的相關(guān)知識，讓企業(yè)員工能夠?qū)ξ臋n工作有一種全新的認(rèn)識。而對于負(fù)責(zé)文檔保管工作的相關(guān)人員，則可以強(qiáng)化他們的能力培訓(xùn)，讓他們接觸先進(jìn)的文檔保管知識，使他們能夠用一種開放性、前瞻性的視角在更高的層面上籌劃文檔工作，實(shí)實(shí)在在地解決文檔保管工作中存在的問題。

3.2 完善管理制度，規(guī)范文檔保管工作建設(shè)

規(guī)范合理的管理制度是文檔保管活動(dòng)得以正常開展的前提基礎(chǔ)與保障。現(xiàn)今雖然企業(yè)在穩(wěn)定管理上都建立了一定的管理制度，制定了一系列的規(guī)則，但是許多都只是流于形式，模仿其他一般管理活動(dòng)的規(guī)則制定樣式。這些脫離了文檔保管工作實(shí)際的制度條例，并不能很好地指導(dǎo)文檔工作運(yùn)作，不僅無法起到應(yīng)有的管理效果，還導(dǎo)致整項(xiàng)文檔保管作效率下降。所以，建立完善的管理制度，并嚴(yán)格按照這個(gè)制度進(jìn)行執(zhí)行是非常有必要的。首先，企業(yè)應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行《文檔法》、《省文檔條例》，強(qiáng)化依法治檔，使各項(xiàng)文檔保管工作能夠逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，做到歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)。此外，企業(yè)還要結(jié)合自身實(shí)際，加強(qiáng)對《文檔保管制度》、《文檔借閱制度》等制度的制定，認(rèn)真落實(shí)各項(xiàng)文檔保管工作任務(wù)，確保文檔工作得以有條不紊地開展。

3.3 重視設(shè)施建設(shè)，提升文檔保管工作的設(shè)備條件

通過信息化技術(shù)的深入應(yīng)用，能夠?qū)崿F(xiàn)管理的自動(dòng)化，從而提高企業(yè)文檔保管工作的質(zhì)量。因此，相關(guān)職能人員首先需要加強(qiáng)文檔保管的設(shè)施設(shè)備建設(shè)，通過計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)保管手段以及工作方式的自動(dòng)化。尤其是對于文檔資料的存儲以及傳遞等，更需要最新的信息化文檔管理技術(shù)——電子文檔，將其運(yùn)用到計(jì)算機(jī)的控制中。一方面，電子文檔可以有效借閱文檔的存儲空間，將文檔資料存儲到載體光盤、硬盤中去。而另一方面，電子文檔的查閱調(diào)用也十分方便，當(dāng)員工需要查閱某一文檔時(shí)，他們無需在文檔架上“苦苦尋覓”，只需要在電腦上通過輸入文檔相關(guān)關(guān)鍵字點(diǎn)擊搜索即可。如此一來，不僅實(shí)現(xiàn)對文檔資料的高效有序管理，并能夠大大減少工作人員的負(fù)擔(dān)，有效地解決了繁瑣復(fù)雜的工作，這明顯有助于文檔保管整體效率的提升。

3.4 建立特色數(shù)據(jù)庫，全面提高文檔保管水平

新時(shí)期下，傳統(tǒng)的純?nèi)肆ξ臋n保管模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于企業(yè)的發(fā)展水平。在此背景下，要想做好文檔保管工作，全面提高保管水平，就必須要引進(jìn)現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，優(yōu)化工作流程。數(shù)據(jù)庫管理作為一種現(xiàn)代化的信息技術(shù)，其在當(dāng)下已經(jīng)被應(yīng)用到各大領(lǐng)域中，并獲得了一致認(rèn)可。企業(yè)可以根據(jù)文檔保管工作的實(shí)際需要，利用相關(guān)技術(shù)建立特色的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)文檔的高效管理。首先，可以建立數(shù)字化的檔案數(shù)據(jù)庫，并引進(jìn)如：數(shù)碼相機(jī)、電子掃描儀等信息化設(shè)備，對檔案進(jìn)行信息化處理，并將其刻錄成光盤，便捷、高效存儲。其次，可以建立文檔信息化服務(wù)站，提高重要文檔信息資料存儲的安全性。當(dāng)然，企業(yè)還要加大對技術(shù)領(lǐng)域的關(guān)注力度，適時(shí)引進(jìn)云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等核心技術(shù)，并將這些技術(shù)投入使用，為文檔保管工作所利用。

4 結(jié)語

綜上所述，新時(shí)期下，文檔保管工作愈發(fā)受到各大企業(yè)的重視，在未來，其也將會(huì)在企業(yè)的發(fā)展過程中占據(jù)著越來越重要的地位。因此，作為負(fù)責(zé)文檔保管工作的相關(guān)職能部門和人員，必須要充分認(rèn)識到文檔保管工作的意義所在，并不斷實(shí)踐與探索，找出有效的保管對策，以全面提高文檔保管水平，確保企業(yè)得以健康順利地發(fā)展。

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