文書檔案的電子化管理

張靜

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和世界進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，文書檔案的電子化管理已經(jīng)勢在必行。本文著重介紹和分析了文書檔案的保存模式及發(fā)展趨勢、運(yùn)用辦公自動化系統(tǒng)平臺加強(qiáng)對文書檔案的電子化管理和管理流程。

關(guān)鍵詞：文書檔案 電子化 管理 辦公自動化

文書檔案的電子化管理是辦公自動化過程中的產(chǎn)物，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案信息載體也發(fā)生了巨大的變化。辦公自動化乃至無紙辦公的實(shí)現(xiàn)，使得電子文件數(shù)量與日俱增，傳統(tǒng)的檔案利用面臨著新的挑戰(zhàn)。只有改變檔案利用方式，建立健全檔案信息的電子化管理，才能使文書檔案管理跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，發(fā)揮其應(yīng)有的功效。

1 目前文書檔案的“雙套制”保存模式及發(fā)展趨勢

現(xiàn)階段，全國的文書檔案管理、利用都實(shí)行了“雙套制”，即文件數(shù)據(jù)與文件實(shí)體同時(shí)并存。雖然，電子化文件暫不能完全取代紙質(zhì)文件，紙質(zhì)文件仍是檔案管理的主體，但從長遠(yuǎn)來看，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)存儲技術(shù)的成熟，數(shù)據(jù)安全性問題得到逐步解決，電子化文件將成為文書檔案的主體。

1.1 電子文檔的定義

電子文件檔案是以數(shù)碼形式保存歸檔文件的方式。檔案電子化管理的重要工作是將以紙質(zhì)為載體的檔案形式轉(zhuǎn)換成以光盤或硬盤等數(shù)字化存儲設(shè)備作為載體的檔案形式。完成紙質(zhì)檔案電子化，需要設(shè)計(jì)以檔案時(shí)間排序?yàn)榭傮w框架的檔案管理方式。（1）文件按發(fā)文字不同排序文號，使用的設(shè)計(jì)程序可以通過選項(xiàng)做到連續(xù)排列。（2）通過特定的技術(shù)方法把一件事中密不可分的、時(shí)間跨度大的文件依次連續(xù)排列。

1.2 電子文檔與紙制文檔的區(qū)別

由于紙質(zhì)檔案原件的特性是檔案的內(nèi)容附在其紙質(zhì)形式上，內(nèi)容和載體不可分割。所以，“原件”的概念和認(rèn)定方式不適合于電子檔案。電子檔案是數(shù)字化形式，其內(nèi)容信息可與它的載體分離，它可以從一個(gè)載體復(fù)制到另一個(gè)載體，無原件與復(fù)制件之分，且很難區(qū)分其信息內(nèi)容更改的前后狀況。數(shù)字簽字的出現(xiàn)產(chǎn)生了數(shù)字簽字的電子文件，這只能證明它不是偽造的、是不能更改的原始記錄狀態(tài)，但不能證明它是“原件”，因?yàn)閿?shù)字簽字的電子文件也是可以拷貝的，這就使得人們很難判斷電子檔案的原始性。因此，目前的文書檔案管理大多采用雙套制保存的方式。

2 運(yùn)用OA辦公自動化系統(tǒng)平臺對本單位文書檔案進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化管理

現(xiàn)在，很多單位都使用OA辦公自動化系統(tǒng)。為更大范圍、更加有效地發(fā)揮電子文檔的作用，我們將充分利用OA辦公自動化系統(tǒng)這個(gè)平臺，使大家快捷地查詢所需要的檔案內(nèi)容，逐步改變利用檔案必須到檔案室調(diào)閱檔案實(shí)體的方式。這將有利于進(jìn)一步豐富檔案服務(wù)手段，促進(jìn)檔案利用，提高檔案信息化管理水平。

2.1 整體設(shè)計(jì)

現(xiàn)在，很多單位運(yùn)用的是OA辦公自動化系統(tǒng)。結(jié)合檔案管理工作的特性，我們擬在OA主頁上設(shè)一個(gè)“檔案”按鈕，當(dāng)大家點(diǎn)擊這個(gè)按鈕時(shí)就會出現(xiàn)檔案頁面，設(shè)（1）查檔須知、（2）檔案法規(guī)、（3）現(xiàn)行文件、（4）獲獎(jiǎng)名冊、（5）歷史照片、（6）大事記、（7）珍貴鏡頭、（8）檔案征集等窗口，并建立關(guān)鍵詞檢索。通過這些功能，可以達(dá)到多人同時(shí)查詢利用檔案，有效地提高工作效率，提高檔案信息的共享程度，達(dá)到了資源優(yōu)化配置。

2.2 實(shí)施步驟

實(shí)現(xiàn)實(shí)體化檔案向電子化檔案過渡，設(shè)立電子化檔案局域網(wǎng)查詢窗口，需要系統(tǒng)程序的支持和相應(yīng)的配套管理措施。如：規(guī)定數(shù)據(jù)庫內(nèi)電子檔案的訪問權(quán)限及應(yīng)用軟件模塊的使用權(quán)限；運(yùn)用可靠的信息安全技術(shù)，包括密碼鑒別技術(shù)、

訪問控制技術(shù)、防火墻技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)路病毒防治技術(shù)、計(jì)算機(jī)安全檢測技術(shù)、信息安全管理措施等，用這些必要的運(yùn)行條件來確保檔案信息的安全。

2.3 安全措施

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，病毒侵蝕，黑客攻擊，網(wǎng)上竊聽與篡改等時(shí)刻威脅著網(wǎng)絡(luò)安全，如何維護(hù)網(wǎng)絡(luò)的安全日顯突出。盡管有防火墻、身份驗(yàn)證等有效的安全防范措施，卻也難以完全阻擋網(wǎng)上非法侵襲行為。為此，國家保密局規(guī)定，帶密級的文件不能上網(wǎng)。我們檔案管理人員在實(shí)現(xiàn)實(shí)體化檔案向電子化檔案過渡時(shí)，在設(shè)立電子化檔案網(wǎng)上查詢時(shí)一定要注意文件的屬性，帶密級的文件還以現(xiàn)行的紙質(zhì)形式傳閱，但可以將文件的條目錄入電子目錄，這既能保證上網(wǎng)文件的安全，又能保證電子文檔文件目錄的完整性。

3 文書檔案電子化管理流程

文書檔案電子化管理是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使文書檔案管理人員與計(jì)算機(jī)辦公設(shè)備構(gòu)成服務(wù)目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)，由辦公自動化產(chǎn)生的各類文書檔案電子化文件，必須按照國務(wù)院公布的《公文處理細(xì)則》的要求進(jìn)行規(guī)范化歸檔。

3.1 電子文檔形成

文書檔案電子化管理可在電子文檔形成過程中，應(yīng)用傳統(tǒng)的方法起草、修改、審核、簽發(fā)、打印、封發(fā)并形成各類電子文件。特別注意的是，文書檔案電子化文件應(yīng)按照行文的要求選擇好文種、擬好標(biāo)題、標(biāo)明密級和時(shí)限、發(fā)送范圍等背景材料，最好能在附件上記錄下文稿的歷次修改標(biāo)記及領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的記錄，以備查詢。

3.2 電子文檔歸檔的原則

電子文件的管理應(yīng)該堅(jiān)持按時(shí)歸檔的原則，要求所形成的正式電子文件必須及時(shí)向檔案室移交。移交可以采用郵件或拷貝的形式送達(dá)，并由檔案管理人員設(shè)置文件夾對其進(jìn)行分類管理。同時(shí)，也應(yīng)將正式的紙質(zhì)文件于規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向檔案室移交，以便核對相關(guān)的電子文件，防止其發(fā)生錯(cuò)亂或被人為的刪改現(xiàn)象，保證電子文件的真實(shí)性、完整性。檔案室管理人員還應(yīng)對所有歸檔的電子文件進(jìn)行檢測，確認(rèn)無病毒感染后，再將其轉(zhuǎn)錄到存儲器中，并編制文件索引以供調(diào)閱查詢。

3.3 電子文件的備份

電子文件從歸檔之日起就應(yīng)做好三備份，二份歸檔，一份對外提供利用。檔案室管理人員應(yīng)定期檢查電子文件的保存情況，確保電子文件對外提供利用及存檔雙保險(xiǎn)。

3.4 電子文件的安全管理

檔管人員工作中應(yīng)達(dá)到以下三個(gè)方面的要求：一是確保電子文件不被非法更改；二是電子文件格式能夠被準(zhǔn)確識讀；三是承載信息的載體必須穩(wěn)定。此外對密碼的管理也應(yīng)該做到多把鑰匙開一把鎖，即操作人員的相互制約。

由此可見，有效實(shí)現(xiàn)文書檔案電子化管理，有效利用多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，既是社會信息化發(fā)展對檔案工作提出的必然要求，也是檔案工作由手工操作的實(shí)體化管理向信息化管理發(fā)展的必然選擇。我們應(yīng)抓住機(jī)遇，努力應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，使檔案利用工作主動適應(yīng)發(fā)展的需求，努力開創(chuàng)與時(shí)代發(fā)展需要相適應(yīng)的檔案工作的新路子。

參考文獻(xiàn)

[1]林李霞.信息化背景下文書檔案管理工作初探[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014.03

[2]湯穎.淺談文書檔案管理的辦公自動化應(yīng)用[J].科技風(fēng)，2014.09