新時期如何做好企業離退休職工檔案管理工作

巫正潔

隨著國有企業改革不斷深入，企業退休職工數量不斷增加，特別是進入老齡化社會以后，企業退休職工數量持續增長，國家對企業離退休職工的管理工作日益重視，與其相關的檔案管理工作也受到了關注，因此，如何做好企業離退休職工檔案管理工作，是新時期檔案管理工作面臨的主要問題。

一、企業離退休職工檔案管理的重要性

企業離退休職工檔案是企業檔案的重要組成部分，它反映了職工從參加工作到離退休期間，在錄用、培養、考核、選拔、任用、獎懲、晉級、薪酬等方面形成的個人經歷、政治思想、品德作風、業務技術水平、學識水平、工作實績、工作變動及薪酬福利等情況的文件材料。它是歷史地、全面地、真實地反映離退休人員情況的重要依據。隨著社會、經濟不斷地發展，企業離退休職工檔案的利用率普遍提高，例如：子女入黨需要提供政審材料；遷戶口到子女處、房屋過戶等需要提供親屬關系材料；辦理黨員關系轉移需要提供入黨材料；辦理退伍軍人待遇需要提供當兵的材料；辦理工傷鑒定、鑒級、更換輔助器具以及待遇等問題需要提供工傷材料；辦理遺屬供養需要提供職工勞動保險登記卡；核查獨生子女、知識分子、艱苦地區、高級職稱、勞模等待遇需要提供退休審批表，諸如此類的還有很多。同時，檔案主體利用范圍也不斷擴大，除了離退休職工本人及親屬利用外，還有單位、社區、司法機關、公證機關、社保局等查詢利用。因此，新時期企業離退休職工檔案的重要性日益凸顯，它不僅關系著離退休職工的切身利益，而且為企業的快速發展和國家的繁榮昌盛提供了一筆寶貴的財富。

二、目前攀鋼離退休職工檔案管理的現狀

攀鋼檔案館成立于1986年2月，總面積4855平米，是一所綜合性的檔案管理機構，其中的職責就是接收保管攀鋼離退休職工檔案。截止目前，攀鋼檔案館接收離退休職工檔案20930份，這些紙質檔案分別由移交單位的檔案管理員收集、記載、填寫目錄并裝訂，最后移交到攀鋼檔案館保存。攀鋼離退休職工檔案的管理仍是采用傳統式的人工管理方法，注重的是檔案原始記載，在日常使用檔案時無形中浪費了大量人力、物力和時間，并且有相當數量的檔案，紙張變黃發脆，老化變質，字跡褪色模糊，每次翻找、撤出以及裝訂的過程中，很容易損毀檔案材料，有些材料一旦丟失或損毀嚴重，根本無法彌補回來。

檔案管理工作在企業屬于后勤服務性質，收入沒有一線生產職工高，工作枯燥乏味，也沒有什么晉升空間，年輕人都不愿意干，因此基本上都是40至50多歲的人，工作上缺乏創新活力，很多人都是做一天和尚撞一天鐘，混到退休，人為地忽略了檔案管理工作的重要性。

攀鋼有些單位實行減人增效，下崗分流，留在崗位上的人都是身兼數職，一個人干多個崗位的活，極大地影響了檔案管理工作質量。還有些單位對離退休職工檔案不重視，認為職工從單位退休了，檔案也就沒什么利用價值了，因此在收集、整理、歸檔、裝訂等方面馬虎了事，嚴重影響了檔案管理工作的水平。

三、進一步完善攀鋼離退休職工檔案管理的措施

（一）提高現代化管理水平，推進離退休職工檔案信息化建設

隨著計算機技術和網絡通訊技術的飛速發展，離退休職工檔案管理信息化是必然的發展趨勢，因此，攀鋼檔案館要順應新形勢，以檔案信息化發展為基本要求，遵循“規范、先進、實用”的原則進行離退休職工檔案管理系統建設，實現由傳統管理模式向現代信息化管理模式轉變，最大限度地維護保存好離退休職工紙質檔案。

單位領導要加大對離退休職工檔案管理工作的關注和投入力度，尤其在現代信息化程度上的投入。按照基礎設施要求，完善更新硬件設備。對年久失修、落后淘汰的硬件如計算機、掃描儀、數碼拍攝儀等進行更換更新，配置全新的高性能硬件設備。按照資源建設要求，運用計算機技術，進行檔案目錄數據庫建設，提高檔案檢索利用服務質量；通過對庫存的離退休職工檔案數字化掃描和接收各單位移交上傳的離退休職工電子檔案等方法，建設相關的全文數據庫和多媒體數據庫，逐步實現檔案全文信息查詢，提高服務效率。按照系統功能要求，離退休職工檔案管理系統應具備收集整編、檔案管理、檢索利用、借閱管理、統計報表、專題編研、安全防護、系統維護等基本功能。另外，還要對檔案管理人員進行現代化檔案管理技術的培訓，如軟件操作和維護技能培訓、網絡知識、通訊技術、聲像技術、多媒體技術、數據庫技術等，增強他們與時俱進的發展意識，培養自學能力，掌握新知識、新技能，提高工作質量和辦公效率，實現檔案管理的現代化。

推進離退休職工檔案信息化建設，實現對電子檔案信息和實體檔案信息雙軌管理，提高檔案管理的規范化、標準化水平，確保檔案數據的安全和有效利用。

（二）建立健全管理規章制度，進一步規范離退休職工檔案管理工作

為規范離退休職工檔案管理，有效地保護和利用離退休職工檔案，更好地為個人、組織和社會服務，就要做到有章可循、有據可依。一是建立健全崗位責任制，根據工作崗位的性質和業務特點，明確規定其職責，并按照規定的工作標準進行考核及獎懲。崗位責任制必須與工作責任制相結合，把崗位責任落實到具體的工作目標責任之中，保證崗位責任制的切實落實。崗位責任制履行情況要納入績效考核內容，與工資收入掛鉤。二是從收集、鑒別、歸檔和整理、利用、保管、轉遞等方面制定管理標準和工作制度。如：明確離退休職工檔案材料分類標準與歸檔范圍、離退休職工檔案材料的鑒別標準、整理標準、轉遞標準，以及制定一系列制度，如：離退休職工檔案接收制度、添補制度、檢查制度、借閱制度、安保制度等。有了這些規范要求，檔案管理人員在工作中就可以按照規定要求進行規范管理。三是制定相關部門的管理職責，如：辦公室是員工檔案管理歸口部門，其職責主要是制訂（修訂）員工檔案管理制度；對員工檔案管理進行指導、監督、檢查等。人力資源部（黨委組織部）是員工檔案管理的主管部門，其職責主要是對員工檔案完整、準確的鑒別、審核和歸檔。另外，還要明確離退休職工檔案材料歸檔責任部門，包括紀檢監察、安全、審計、工會、團委、統戰、科技、保衛、組織、人力資源等。

（三）增強服務意識，推動離退休職工檔案管理工作的發展

檔案管理人員要注重黨和國家的工作大局，善于從政治上認識判斷形勢，善于根據工作需要積極主動地開展檔案工作。在工作中要有高度責任心，不斷增強服務意識，既要堅持原則，照章辦事，又要有改革創新的精神。這樣才能在服務中提高工作效率，在服務中樹立良好形象，不斷推動離退休職工檔案管理工作邁上新的臺階。

企業離退休職工檔案管理是企業的一項重要基礎性工作，它與社會、企業和個人的利益息息相關，是離退休職工晚年幸福、家庭和睦以及社會穩定的重要基石。因此，我們必須要以鄧小平理論和“三個代表”重要思想為指導，全面貫徹落實科學發展觀和習近平總書記重要講話精神，緊緊圍繞企業改革發展和穩定的工作大局，進一步做好離退休職工檔案管理工作，為企業的發展和國家的繁榮昌盛貢獻自己的力量。

參考文獻

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