事業(yè)單位檔案管理應(yīng)處理好的幾個關(guān)系

蔡玲玲

摘 要：在事業(yè)單位的經(jīng)營管理過程之中，針對內(nèi)部的員工工作過程的管理對于單位的發(fā)展建設(shè)有著積極作用。事業(yè)單位在組成上屬于國家機(jī)構(gòu)，其和國家的建設(shè)發(fā)展有著緊密的關(guān)系。在事業(yè)單位的檔案管理過程之中，保證管理工作的進(jìn)行質(zhì)量和科學(xué)性對于管理的實(shí)際作用的提升有很大的關(guān)系。在檔案管理過程之中，針對管理過程中的幾類關(guān)系進(jìn)行合理處理對整個管理工作的完成質(zhì)量有很大的提升作用。本文分析了在檔案管理中應(yīng)當(dāng)處理的關(guān)系，以此提升管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；關(guān)系處理

事業(yè)單位為了提升檔案管理工作的進(jìn)行效率和質(zhì)量開始引入現(xiàn)代化技術(shù)，對管理制度和管理手段進(jìn)行了巨大的改變，管理人員的工作模式發(fā)生了很大的變化。新時代背景之下的事業(yè)單位的檔案管理工作要保證高質(zhì)量的進(jìn)行需要對檔案管理中的關(guān)系進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幚恚?shí)現(xiàn)檔案管理模式的不斷優(yōu)化，不斷提升檔案管理工作的進(jìn)行質(zhì)量。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的價(jià)值

在當(dāng)前的事業(yè)單位的檔案管理之中，大量單位已經(jīng)將計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入到管理工作中，提升了管理工作的信息化和科技化的含量，也提高了管理工作的進(jìn)行效率。在未來一段時間內(nèi)的檔案管理工作發(fā)展建設(shè)過程中，其對事業(yè)單位的發(fā)展建設(shè)以及國家宏觀經(jīng)濟(jì)發(fā)展都有著一定的影響，推進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)行效率對提高企業(yè)經(jīng)營質(zhì)量有很大的關(guān)系。首先，在事業(yè)單位的經(jīng)營過程中，通過提高檔案管理工作的進(jìn)行質(zhì)量可以提升工作人員的工作質(zhì)量和工作積極性，進(jìn)而提升事業(yè)單位的社會服務(wù)質(zhì)量，對傳統(tǒng)的發(fā)展模式進(jìn)行改善。在行政單位的工作過程中，人事檔案管理工作完成的工作視為日常的管理以及工作人員隊(duì)伍建設(shè)方面提供參考，使其管理工作質(zhì)量得到提升。首先，規(guī)范化人事檔案管理工作可以為行政單位的管理工作進(jìn)行提供依據(jù)，在人事管理中，管理人員需要針對員工的工作情況來安排員工培訓(xùn)、工作質(zhì)量檢查以及員工的醫(yī)療保障工作登記等，在這些工作之中，完善的人事檔案內(nèi)容可以為管理的高質(zhì)量進(jìn)行提供參考資料，提升管理質(zhì)量，其次，人事管理工作還會按照工作人員的工作質(zhì)量來組件合適的員工隊(duì)伍，以便于提升行政單位的工作質(zhì)量，通過完善且規(guī)范的人事檔案可以保證管理人員更為科學(xué)的完成員工隊(duì)伍的建設(shè)，提升員工隊(duì)伍的整體工作水平。規(guī)范的人事檔案是組件員工隊(duì)伍的重要參考之一。

其次，管理工作提升了單位對經(jīng)營中不足的認(rèn)識，在行政單位的工作和發(fā)展過程中，人事檔案對于工作人員的流動以及變化進(jìn)行了詳細(xì)的記錄，直接反映行政單位在發(fā)展中不同時期的人員配置情況，因此，對于行政單位的發(fā)展情況起到了記錄作用。隨著行政單位的發(fā)展，其工作人員的數(shù)量規(guī)模以及在工作中的崗位變化頻率會不斷提升，直接反映行政事業(yè)單位的發(fā)展情況。因此，行政單位可以通過對完善的人事管理檔案的分析，對未來行政單位的人才培養(yǎng)以及招聘等工作進(jìn)行優(yōu)化，使得工作人員的能力符合行政事業(yè)單位的發(fā)展需求，推動行政單位在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下不斷發(fā)展。

在未來一段時間之內(nèi)的事業(yè)檔案管理的創(chuàng)新中，根據(jù)其發(fā)展特點(diǎn)和不足采取一定的優(yōu)化措施推進(jìn)事業(yè)單位的管理改革是當(dāng)前發(fā)展的目標(biāo)。事業(yè)單位由于其特殊的工作特點(diǎn)，檔案管理工作具備特殊性，因此，在檔案管理工作的優(yōu)化過程中，針對特殊性進(jìn)行改革優(yōu)化是必要的，管理優(yōu)化的進(jìn)行有利于實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部管理的協(xié)調(diào)，對于提升社會效益有很大的影響。相較于傳統(tǒng)的管理手段，當(dāng)前的管理工作的信息化建設(shè)程度較高，提升了管理的質(zhì)量，有效降低了管理人員數(shù)量多的問題，推動了事業(yè)單位的發(fā)展。

2 事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)當(dāng)處理好的關(guān)系

2.1 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和現(xiàn)代信息技術(shù)的關(guān)系

當(dāng)前事業(yè)單位之中推行信息化的普及，有效提升了管理工作的進(jìn)行效率。在這個過程中，檔案的形態(tài)發(fā)生了較大的變化，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件變?yōu)榱穗娮游臋n。隨著管理技術(shù)的先進(jìn)和管理內(nèi)容的多樣化，許多檔案中的內(nèi)容比如聲像信息不能以紙質(zhì)檔案作為載體，在現(xiàn)代化技術(shù)支持之下，數(shù)字檔案有效提升了信息的儲存效率和查閱效率。因此，引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)來提升檔案管理工作質(zhì)量是發(fā)展的基本需求。但是，許多事業(yè)單位的現(xiàn)代化改造還在進(jìn)行過程中，現(xiàn)代化電子檔案和紙質(zhì)檔案并存。管理人員進(jìn)行信息的整理和查閱過程中需要對紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行同時的管理，只有保證兩類檔案管理質(zhì)量才能全面提升單位各項(xiàng)工作的進(jìn)行效率。針對紙質(zhì)檔案，在整理過程中需要對已歸檔的文件進(jìn)行整理和分類，對未能歸檔的文件進(jìn)行另外的記錄，保證記錄文件的保存完整。電子檔案的整理更為簡便，管理人員針對不同的檔案類型建立存儲空間進(jìn)而對其進(jìn)行分類整理，計(jì)算機(jī)的存在也提高了檔案檢索效率。電子檔案的存在對傳統(tǒng)檔案管理和查閱方式進(jìn)行了優(yōu)化和創(chuàng)新，計(jì)算機(jī)為媒介的整合和查閱使得文件的有序性和存儲量得到了提升，管理人員可以根據(jù)需求對文件進(jìn)行整合管理，進(jìn)而提升管理質(zhì)量，方便處理。

2.2 正確處理檔案管理和單位工作的關(guān)系

作為事業(yè)單位工作過程中都有自己的中學(xué)重點(diǎn)，所以應(yīng)該圍繞進(jìn)行工作安排，實(shí)施有效工作管理。這個重點(diǎn)工作也就是整個事業(yè)單位中工作的核心。事業(yè)單位中檔案管理工作是一種輔助性的工作，但是檔案工作的重要性也是不可以忽略的。檔案中有很多的信息和資料為事業(yè)單位的中心工作提供服務(wù)。檔案管理資料既可以對事業(yè)單位內(nèi)部進(jìn)行服務(wù)，還可以對單位外部進(jìn)行服務(wù)。檔案資料對內(nèi)服務(wù)時，首先可以對單位精神、物質(zhì)等建設(shè)提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部的良好管理；然后檔案管理資料信息還能夠?yàn)閱挝辉谟?jì)劃決策等管理中提供一些基礎(chǔ)信息。檔案管理過程中需要對外進(jìn)行服務(wù)研究，以此通過信息的傳遞與宣傳提高一定的支持，事業(yè)單位在檔案管理過程中要重視工作實(shí)施過程，應(yīng)該明確責(zé)任，相關(guān)工作領(lǐng)導(dǎo)也要提高認(rèn)識，在安排布置任務(wù)過程中都要以此為基礎(chǔ)，積極保證管理工作的有效進(jìn)行。檔案管理者應(yīng)該具有創(chuàng)新的精神，能夠與時俱進(jìn)，樹立一個為大局服務(wù)的思想意識。

2.3 正確處理檔案管理部門和其他部門的工作關(guān)系

檔案管理工作看起來只是檔案管理部門一個部門的工作，但是實(shí)際進(jìn)行檔案管理工作時，還是需要其他部門的配合，進(jìn)而才能夠及時正確的完成檔案管理工作，尤其是在檔案信息資料的收集歸檔階段。事業(yè)單位中領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對檔案管理工作予以一定的關(guān)注和支持。檔案部門在進(jìn)行檔案管理的同時，還應(yīng)該明確單位中各個部門檔案材料的歸檔職責(zé)，要求各個部門對本部門的檔案管理工作重視，進(jìn)而監(jiān)督內(nèi)部人員及時做好檔案管理工作，保證檔案資料的全面系統(tǒng)完整。事業(yè)單位的檔案管理部門還應(yīng)該按照上級檔案部門要求，做好檔案歸檔等方面的工作，保證檔案文件的完整和安全。事業(yè)單位的檔案部門在其他部門需要查閱使用檔案時，檔案管理者應(yīng)該給予相應(yīng)的指導(dǎo)和幫助，為單位的中心重點(diǎn)工作作出一定的貢獻(xiàn)，利用電子化檔案管理能夠快速找到相應(yīng)的資料，進(jìn)而為其他部門提供一定的信息服務(wù)工作。

3 結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理者，應(yīng)該處理好檔案管理與中心工作；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代電子檔案的關(guān)系；檔案部門與其他部門工作職責(zé)的關(guān)系；檔案工作標(biāo)準(zhǔn)同檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的關(guān)系等四個方面的關(guān)系，以此優(yōu)化檔案管理環(huán)境，提高事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

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