淺談農(nóng)村檔案管理智能化

摘 要：本文結(jié)合農(nóng)村檔案管理的工作實際，對農(nóng)村檔案智能化建設(shè)的重要性進行了分析，通過運用現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對農(nóng)村檔案信息進行管理，加快推進農(nóng)村檔案管理科學(xué)化，建立適合新型農(nóng)村管理模式，更好地為“三農(nóng)”提供快捷高效的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：農(nóng)村檔案；智能化建設(shè)；科學(xué)管理

知識經(jīng)濟的到來促進了社會事業(yè)的快速發(fā)展，也給農(nóng)村檔案工作帶來了新的活力、機遇和挑戰(zhàn)。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，廣大農(nóng)村檔案工作者對信息資源的重要性有了更深層次的認識，但對如何有效利用農(nóng)村檔案信息資源進行科學(xué)管理和優(yōu)化配置卻沒有給予足夠的重視。隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，信息技術(shù)將農(nóng)村檔案工作的“舊車”帶入了這一自動化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化的高速公路。面對新形勢，如何及時更新農(nóng)村檔案工作理念，積極改變運行機制以適應(yīng)時代需要，已擺在農(nóng)村檔案工作者面前，如何從手工作坊向現(xiàn)代信息服務(wù)轉(zhuǎn)變，為民生提供方便快捷的信息服務(wù)，既是農(nóng)村檔案工作的緊迫任務(wù)，也是農(nóng)村檔案工作自身創(chuàng)新發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。摘要：本文結(jié)合農(nóng)村檔案管理的實際工作，對農(nóng)村檔案情報建設(shè)談一些粗淺的認識，供農(nóng)村檔案同仁探討。

一、檔案智能化的意義

檔案智能化是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，利用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息資源進行處置、管理、開發(fā)和服務(wù)的過程。也就是說，檔案在管理模式上，從檔案實體保管為重點，到檔案實體數(shù)字化信息轉(zhuǎn)化過程，以高效便捷的形式向社會提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。開展檔案智能化建設(shè)，必須首先明確其內(nèi)在理念，即確保實現(xiàn)"社會"記憶功能，同時實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)檔案信息接收、傳輸、存儲和利用的一體化，實現(xiàn)檔案信息的高度共享。

二、農(nóng)村檔案智能化是時代發(fā)展的需要

計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用產(chǎn)生了更多的電子文件。這不僅意味著農(nóng)村檔案新載體的出現(xiàn)，也意味著農(nóng)村檔案工作進入了信息時代。它標志著人類信息記錄、傳遞和保存方式的一場革命，極大地影響了農(nóng)村檔案工作的傳統(tǒng)運作方式、基本理論和思維方式。做好農(nóng)村檔案智能化建設(shè)是時代發(fā)展的客觀要求，是新形勢下農(nóng)村檔案部門面臨的關(guān)鍵問題，也是農(nóng)村檔案工作自身創(chuàng)新發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

三、智能化建設(shè)對農(nóng)村檔案工作的影響

1.農(nóng)村檔案智能化建設(shè)的目標和任務(wù)

由國家檔案局、中央檔案局下發(fā)的文件解釋的目標和在中國農(nóng)村檔案信息化建設(shè)的主要任務(wù)?！薄秶覚n案館的智能化建設(shè)實施綱要》指出：在整體規(guī)劃、統(tǒng)一標準、線分層施工，安全性和保密性，加快檔案基礎(chǔ)設(shè)施智能化建設(shè)的原則，加強電子文件歸檔和電子文件的規(guī)范化管理，促進館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，積極開展公眾網(wǎng)上查詢檔案信息服務(wù)，加快檔案智能化標準、準系統(tǒng)、安全體系和人才隊伍建設(shè)。依托當?shù)仉娮诱?wù)建設(shè)項目，服務(wù)各級檔案目錄信息中心黨政機關(guān)的設(shè)立，依托公共信息網(wǎng)絡(luò)，建立社會化、公共服務(wù)的檔案網(wǎng)站，逐步構(gòu)建一個完整的，國家檔案工作信息網(wǎng)。的目標和國家智能化建設(shè)任務(wù)的分析，不難發(fā)現(xiàn)在智能建筑、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)是前提，資源共享為目標，只有在農(nóng)村檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的基礎(chǔ)上，對農(nóng)村檔案信息資源建設(shè)，建立為核心，以擴大發(fā)展和農(nóng)村檔案信息資源利用率為目標，加快農(nóng)村檔案資源數(shù)字化進程，規(guī)范信息管理和信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，可以促進農(nóng)村檔案的持續(xù)、快速、健康發(fā)展。只有充分利用信息資源，為三農(nóng)服務(wù)，實現(xiàn)資源共享，才能充分發(fā)揮智能建設(shè)的巨大社會效益和經(jīng)濟效益。

2.農(nóng)村檔案工作面臨的挑戰(zhàn)與變革

信息技術(shù)革命為農(nóng)村檔案工作的發(fā)展帶來了更多的空間，但首先是沖擊。傳統(tǒng)意義上的信息服務(wù)正經(jīng)歷著歷史性的變革。傳統(tǒng)的紙質(zhì)農(nóng)村檔案手工管理模式已遠遠不能適應(yīng)現(xiàn)代社會的要求。農(nóng)村檔案服務(wù)的定位、內(nèi)容和功能都面臨著新的調(diào)整。農(nóng)村檔案管理的形式和方法面臨著新的創(chuàng)新。農(nóng)村檔案載體的形式和信息傳遞方式將多樣化。傳統(tǒng)的農(nóng)村檔案管理理論也將根據(jù)時代要求進行重構(gòu)。

現(xiàn)代農(nóng)村檔案管理理論以先進的計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，將從多方面改造傳統(tǒng)的農(nóng)村檔案管理理論和實踐，重建新的農(nóng)村檔案管理體系。該系統(tǒng)的建設(shè)主要體現(xiàn)在檔案結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、運行模式、管理理論和人員結(jié)構(gòu)等方面。

雖然地方政府部門在一些地區(qū)進行了地方重建，但由于資金不足、人才隊伍建設(shè)不足等原因，使得我們的農(nóng)村檔案工作離信息化時代的要求還有一定的距離，仍然需要我們更加努力。

四、農(nóng)村檔案智能化建設(shè)的重要內(nèi)容

農(nóng)村檔案管理智能化是以管理手段現(xiàn)代化和保護技術(shù)現(xiàn)代化為基礎(chǔ)的。我們需要確保網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化不等于智能化。具有廣泛的農(nóng)村智能建設(shè)檔案內(nèi)容，其中包括檔案信息資源有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案信息資源開發(fā)利用、智能建設(shè)人員和促進檔案信息資源開發(fā)利用的政策法規(guī)和標準體系建立等..主要內(nèi)容包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標準規(guī)范建設(shè)和人才隊伍建設(shè)。

1 .加大基礎(chǔ)設(shè)施投入，加快農(nóng)村檔案智能化步伐

農(nóng)村檔案智能化建設(shè)是一項系統(tǒng)而復(fù)雜的工程。一是要加強領(lǐng)導(dǎo)，提高認識，更新各級領(lǐng)導(dǎo)的知識領(lǐng)域，增強農(nóng)村檔案管理人員的現(xiàn)代管理意識，這是農(nóng)村檔案智能化建設(shè)的關(guān)鍵。其次，要加大投入，配置合適的設(shè)備，大力提高農(nóng)村檔案利用計算機管理的普及率，提高計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高農(nóng)村檔案的智能化水平。三是優(yōu)先做好人、財、物等方面的工作，創(chuàng)造良好的內(nèi)外部環(huán)境，促進農(nóng)村檔案智能化建設(shè)的發(fā)展。

2 .發(fā)揮收集、保管和管理基地作用，加強農(nóng)村檔案信息資源建設(shè)

農(nóng)村檔案管理部門應(yīng)充分利用計算機技術(shù)，加快農(nóng)村檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，檔案管理部門應(yīng)通過電子檔案接收、辦結(jié)、移交和讀取目錄，建設(shè)農(nóng)村數(shù)字檔案相關(guān)全文數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，逐步實現(xiàn)文本文件的智能查詢，提高服務(wù)效率和質(zhì)量。

3 .完善規(guī)范統(tǒng)一格式，實現(xiàn)農(nóng)村檔案信息資源共享

農(nóng)村檔案信息的收集、整合和安全管理，必須統(tǒng)一標準格式，特別是在管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)標準這三個方面，要實現(xiàn)高度統(tǒng)一，創(chuàng)造良好的資源共享空間，不得出現(xiàn)“碎片化”現(xiàn)象。此外，要規(guī)范農(nóng)村檔案信息公開、網(wǎng)絡(luò)安全、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和管理等相應(yīng)的行政效能，形成有效的農(nóng)村檔案智能化建設(shè)、激勵和約束機制，促進農(nóng)村檔案智能化建設(shè)有序發(fā)展。

4 .引進和培養(yǎng)現(xiàn)代管理人才，為農(nóng)村智能化檔案建設(shè)奠定基礎(chǔ)

農(nóng)村檔案智能化建設(shè)的關(guān)鍵是人才建設(shè)。從農(nóng)村基層檔案工作人員的教育背景來看，農(nóng)村檔案管理專業(yè)人員較多，但精通計算機和網(wǎng)絡(luò)的專業(yè)人員較少。要改變這種狀況，必須首先加強對農(nóng)村檔案業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)，提高農(nóng)村檔案人員掌握和運用現(xiàn)代技術(shù)的技能。二是專業(yè)技術(shù)人才的引進，使其成為檔案農(nóng)村工作的中堅力量，適當?shù)霓D(zhuǎn)移或引進計算機專業(yè)包括應(yīng)用型人才，管理人才和設(shè)計人才，高校畢業(yè)生、農(nóng)村檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，使其在計算機專業(yè)和熱衷于農(nóng)村檔案業(yè)務(wù)精通，以便更好地管理電子文件。第三是要努力進取，有發(fā)展前景的農(nóng)村檔案人員要加強業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，特別是計算機知識和網(wǎng)絡(luò)知識的培訓(xùn)，以適應(yīng)農(nóng)村檔案現(xiàn)代化、智能化管理的需要。此外，在農(nóng)村檔案情報建設(shè)中應(yīng)加強農(nóng)村檔案信息安全體系建設(shè)。農(nóng)村檔案部門應(yīng)加強農(nóng)村檔案管理系統(tǒng)計算機管理，提高信息安全意識，防止泄密，確保農(nóng)村檔案數(shù)據(jù)庫安全，加強監(jiān)督和指導(dǎo)，確保電子文件歸檔的真實性、完整性和有效性；內(nèi)部局域網(wǎng)與外部網(wǎng)絡(luò)實行物理隔離，確保農(nóng)村檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全；使用身份驗證、安裝防病毒軟件、防火墻、數(shù)據(jù)備份。。

新形勢下，農(nóng)村檔案管理部門要根據(jù)自身特點，依托農(nóng)村檔案智能化建設(shè)平臺，建立適合自身發(fā)展的新型農(nóng)村檔案管理模式，充分發(fā)揮應(yīng)有的價值作用，為自身生存和發(fā)展服務(wù)，為社會、為民生提供快捷高效的服務(wù)。

作者簡介

郭小林（1976-），男，漢族，山東省濰坊市人，教育碩士，中級職稱。