淺析檔案管理信息數據庫建設工作

高玲

摘 要：隨著信息化時代的發展，檔案管理信息數據化是檔案管理的未來發展趨勢。雖然這種管理方式已經成為了一個發展方向，但是不少國內外專家在研究電子檔案管理信息數據化時遇到了很多問題。我國的電子檔案管理也存在著這樣的問題，而且大部分的電子檔案對于紙質檔案來說，只是輔助性的工具，并沒能充分發揮電子檔案的功能。檔案數據庫可以看作是一些檔案數據的集合，將檔案管理與現代化科技結合起來，從而實現對檔案有效地管理。這在檔案信息化的建設過程之中起著至關重要的作用。因此本文將對這些問題進行簡單的探討，并給出個人對于改善這些問題的觀點。

關鍵詞：檔案管理；信息；數據庫建設

檔案數據庫技術是伴隨著互聯網技術發展起來的檔案數據處理方式，通過利用互聯網技術對檔案數據進行數據化管理模式。由于它是利用一定的數據模型且主要面對著企業部門的數據，因此它具有獨立性強、數據安全性高、信息完整等優點。檔案數據庫的建設可以節省紙質檔案，還可以提升檔案管理的效率，并且檔案數據庫可以進行長時間的保存。

1.檔案管理信息數據庫建設的問題

1.1缺乏統籌規劃

雖然檔案信息庫的建設有著許多的優點，但是這個過程中也出現了很多的問題。缺乏統籌規劃就是檔案信息庫建設過程中不能被忽視的一個問題。因為我國的答案信息庫建立比較晚，因此檔案信息數據庫的各種標準不夠完善，多年以來，我國的信息數據庫的建設過程都與世界其他國家有較大的區別，而且建設的質量又參差不齊。因為沒有具體的標準體系可以供大家學習，所以我國各地的信息檔案數據庫的建設都各有其優缺點，結構更是五花八門。尤其是在選取網絡系統和數據描述等方面嚴重缺乏標準化管理方式。由于我國檔案數據庫的建立在統籌規劃方面有所欠缺，因此它的安全可靠性就被大家質疑，更大的缺點就是由于各地采用的標準不相同，因此造成了在使用電子檔案管理時極大的不便。

1.2數據庫建設的定位不準確

檔案信息數據庫的建立應該包括兩個方面：實體檔案數字化和網絡信息數據化地建設。而我國的檔案數據庫的建設還處于比較低級的狀態，只停留在把紙質檔案轉化成數據庫信息的階段，這樣對實質工作并沒有什么太大的意義，也無法解決紙質檔案信息冗雜查找速度較慢的問題。我們國家對于數字庫建設的定位是存在一定誤區的，只是把紙質檔案數據轉移至網絡中無法真正做到利用網絡來實現檔案數據庫的信息化管理，不能夠通過互聯網形成一個信息源，所建成的數據庫中的信息并不能做到共享。要想實現檔案信息之間的真實共享，必須要加強對檔案信息數據庫建設工作的完善更好的促進數據檔案信息化的管理水平以及服務質量。為了更好的提高檔案信息服務的質量，需要不斷地建立數據庫管理標準。在制定具體的標準時，要充分的借鑒國內外的先進水準但還要結合我國的具體情況，將國外的先進水平，融入到我國的具體國情之中，這樣才能從根本上加快建立數據庫管理的標準規范流程。

1.3缺少專業人才和發展資金

要想發展一個事物，必須要有人才支持和資金支持，發展檔案信息數據庫建立和完善，更是需要專業人才和大量資金儲備。而在目前的檔案庫信息建立過程中，專業的信息管理人才是很缺乏的。因為數據檔案庫信息化管理需要有專門的互聯網方面的人才來對所建成的軟件進行維護管理，當前這種人才缺失的狀況，造成了數據檔案庫信息化進程緩慢。另一個致命的限制條件就是資金缺失，沒有資金儲備的支撐就沒有辦法，快速的發展數據檔案庫信息化地建設。因為數據化建設一般需要軟硬件的開發以及互聯網的應用，這些東西都是需要巨大的資金投入的，經費不足嚴重影響了檔案數據庫的建設與開發。

2檔案管理信息數據庫建設的發展方向

2.1加強統籌規劃

要想建立和完善檔案信息數據庫，必須要加強對這項工作的統籌規劃，為其樹立一個行業標準，因此這需要檔案事業管理部門的積極配合。檔案事業管理部門應該制定相應的宏觀政策來調控當前狀況下各地數據庫建設各有標準的窘狀，我們應該適當的學習國外的先進理論，合理安排地區與行業之間的層級規劃標準。詳細的規劃建設好數據庫的總體思路和目標，一定要以數據庫的共享為基礎來發展，要協調好各地的數據信息，在數據的框架結構以及內容方面有嚴格的標準，這樣就能有效的避免不同地區之間由于標準不同而出現的信息不能夠共享的狀況。政府部門一定要做好引導的職能，來協調各個地區之間由于標準不統一，質量層次分級的局面；各地區部門只要根據上級指導，嚴格的按照標準來執行計劃，以實現全局數據庫共享的遠大目標。

2.2完善信息數據庫的建設技術

數據庫的建立是需要有技術的支撐的，因為檔案數據庫的信息化建立需要有計算機知識的支持，因此，這個工作比較繁雜和困難。因為它涉及的技術層面比較廣，所以當管理部門在進行工作之前一定要進行充分的論證，以保證數據的可靠和正確。不僅要考慮到當前狀況下人們對其需求，更要將目光放遠高瞻遠矚考慮其未來發展方向，盡可能的完善信息數據庫檔案的內容。還應該培養一批懂得計算機網絡以及數據庫建設的人才，因為這個工作需要的專業化知識較高，因此專業化的人才對于數據庫的開發和建立有著至關重要的作用。

2.3培養人才并給與資金支持

因為檔案庫數據化建設工作在我國，還仍然處于一種比較小眾的狀態，真正有專業技能知識的人才對這個工作沒有太大的好感，因此真正投入這個工作的人其實他們的專業技能并不足以匹配這個工作。所以國家一定要從觀念上向廣大有計算機知識的青年樹立這個工作的意義，并且培養一批既懂的計算機網絡知識，又能熟練管理檔案數據的專業化人才。舉個并不恰如其當的例子來說，古人言重賞之下必有勇夫，這句話在當代依然適用。如果進行這項工作可以獲得高工資回報，那么我相信專業化人才也會更多的涌向這個領域中來。由于數據庫檔案的建設需要大批的資金投入，政府一定要做到在資金方面的支持，每年撥出的專項經費應該更可能的多一些，只有這種做法才能推動我國數據庫檔案信息化管理的進程。

3 結語

我國的信息化檔案數據庫建設起步較世界許多國家都晚，因此我國的檔案數據庫建設還仍處于比較落后的狀態。對檔案進行數據庫信息化管理，可以滿足不同用戶對于不同信息資源的需求，在對于建立數據庫檔案的過程中出現的各種問題，要及時地進行完善。只有不斷的完善數據庫檔案的信息化過程，才能保證它的安全性以及信息完整性，對其未來發展也有著重大的意義。

參考文獻

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