國土檔案信息化相關問題思考

黃寶華

摘 要：在互聯網以及信息化技術的快速發展背景下，檔案管理工作也在不斷的產生變革，電子信息化辦公模式已經逐漸被手工管理操作模式給代替。國土檔案管理在該趨勢下也不能例外，紙質檔案的數字化加工以及信息化管理體系在不斷的進行建設，已經打算將其進行全面的展開，而且隨著國土檔案信息資源庫構建的日趨完善，最終必定會發展為集成式的國土檔案管理信息系統。但是在國土檔案信息化的過程中仍然存在諸多難點，本文對其進行分析探討總結出有效的解決途徑，為推動國土檔案信息化進程提供一定的參考。

關鍵詞：國土檔案 信息化 問題思考

1 國土檔案信息化的發展概況

21世紀以來，房地產市場經濟的火熱發展直接增加了國土業務辦理卷宗的頻次，同時又在全國土地第二次調查與土地利用規劃修編等大型專題項目的落實，從而使得國土檔案量急劇增加。因此為了強化管理，各地都已經針對國土檔案信息工作作出一定的應對。國土檔案信息化進程的起始主要就是構建案卷級的電子條目，也就是常用的Excel表格，從此可以說是手工登記向信息化管理的轉變，為檔案查詢節省大量時間；直到2000年，在電子設備與數字化加工軟件的基礎上，國土部門開始運用照片式或者是數字化的加工掃描為主的全文檔案資源庫建設，紙質檔案的調閱也就相應減少許多；最近幾年，國土檔案信息化在全國迅速展開之后，主要的省會城市都在不斷的將檔案數字化工作進行推進，該階段的國土信息化建設就表現的更加規范化、制度化。尤其是傳統的C/S架構的檔案管理系統逐漸向B/S架構進行轉化；同時為了運用無紙化辦公提升辦公效率，政府也在電子政務系統的基礎上對檔案管理系統集成式開發也開始逐漸步入正軌。

2 國土檔案信息化建設的技術保障

國土部門在落實檔案信息化建設時應該與本部門的檔案管理的特點進行結合，要充分考慮檔案信息化的現實基礎，有針對、有計劃、分步驟的進行落實。筆者依據所參與的檔案數字化項目的經驗，以及結合當下檔案信息化建設的主要技術，對國土檔案信息化建設的技術進行分析，為其提供參考資料。

2.1 強化國土檔案標準規范化建設

國土檔案信息化要想能夠合理、有序的落實就需要以標準規范化建設作為前提。其中最關鍵的就是兩類標準，第一類就是業務檔案分類標準，在1991年國土管理局針對縣級土地制定《縣級土地管理檔案分類方案（試行）》，可以說這個方案是國土業務分類的重要標準基礎，然而由于該方案的頒布時間較長，其所包含的業務也是極其有限，基本上都是以用地與地籍類等為主，因此各地在針對自身的檔案進行分類鑒定時一定要結合實際情況，基本上可以增加創設某些分類。同時也要注意分類的標準，因為國土檔案分類的重要目的就是為了能夠將檔案庫房保管單元進行合理的劃分，方便檔案上架與盤點，倘若劃分的太細反而會使得檔案分類繁冗復雜，對檔案庫房的整體規劃不是十分有利。在進行分類標準時可以運用物理分類或者是邏輯分類相結合的方式，能夠直接滿足國土檔案信息化建設的需要。

此外就是檔案信息化技術的標準，其中又涵蓋采集著錄項標準與掃描加工標準。采集著錄項是一本檔案重要信息的直接體現，同時也是落實檔案迅速、準確查找的基礎，因此必須要依據各類業務的特征與實體檔案的主要內容進行嚴格篩選，從而確定關鍵字段，而通常所說的大而統的著錄標準都是不滿足國土檔案信息化的基本要求。尤其是針對掃描加工標準涵蓋掃描的分辨率，在原則上基本上是以打印清晰為主，但并不是分辨率越高越有用。

2.2 加大國土檔案管理系統集成式開發力度

當下市場上已經出現較多的成熟的檔案管理系統，但是多數都是針對企業的，國土檔案信息管理不同于企業檔案管理，一定不能主張拿來主義。企業的檔案管理系統基本上都是針對純檔案管理進行設計的，更加適用于批量化的檔案數字化與單一類型的檔案管理。因此這些系統缺乏靈活定制，在開放性與包容性都十分的欠缺。所以國土檔案管理系統應該與電子政務辦公的電子化檔案集中管理平臺進行結合，不僅只是為了解決一般的檔案管理問題，同時也能夠對國土檔案的搜集、整理與加工等各個流程進行信息化管理，從而能夠盡可能的體現出與國土部門當下系統在系統架構、功能以及數據結構上的無縫集成。主要體現在以下方面。（1）統一認證：當國土檔案管理系統與電子政務系統進行接洽后，檔案管理系統就能夠運用電子政府系統實現單點登錄，也就是直接通過統一訪問控制，用戶只需要持有有效的認證證書就能夠訪問相應的數字檔案管理系統，根據用戶的不同身份或者級別賦予其不同的權限。

（2）模塊集成：結合雙向集成的需要將定制開發進行落實，同時將電子政務系統中某些功能模塊直接嵌入到國土檔案管理系統當中，根據電子政務流程式的管理將歸檔待辦案卷等直接歸入到檔案管理系統查詢與管理，此外就是檔案管理系統的掃描收集功能也能夠在電子政務系統中進行體現，直接使得系統切換與數據對接查看變得更加便捷。

2.3 科學有效的落實紙質檔案數字化加工

從國土檔案需要加工內容以及傳統檔案管理的主要工作，檔案數字化加工主要涵蓋收集、整理、著錄、掃描、圖像處理、數據嫁接、裝訂歸檔等等整個環節，筆者建議運用流程式的工程方法將其實現。數字化加工流的定制不僅需要結合工作量，同時也要從人力資源的角度出發，某些環節能夠進行適當調整，但是某些環節應該進行嚴格區分，諸如檔案質檢。而且對于積壓遺留檔案的批量處理，應該交由更加專業化的數字加工模式。

3 國土檔案信息化需要重點關注的問題

3.1 數據的自動嫁接

盡管國土檔案信息化后為查詢統計提供了便利，但是同傳統的手工管理模式來說，檔案人員的工作量也會有所增加。必須要在人力資源可控的范圍內使得檔案信息化工作能夠步入常態，就必須要在數據自動嫁接上想辦法。數據嫁接的方式最好的是運用中間庫，也就是通過電子政務系統直接向中間庫進行推送，然后檔案系統再從中間庫中進行數據抓取，該設計主要就是能夠在檔案管理系統產生故障時能夠更快的查詢其中的原因，為數據安全性也提供一定的保障。數據嫁接的內容主要涵蓋了辦理結算卷宗的自動歸檔，檔案系統其能夠直接從電子政務系統中獲得歸檔任務，從而自動構建出檔案管理的內部線化流程；其次就是電子政務系統內重要審批事項的信息打包進入檔案卷級著錄項，從而能夠降低人工錄入量并且提升數據的準確性；最后就是通過構建電子政務系統掃描目錄與檔案系統卷內目錄一一對應關系，從而將無紙化辦公形成的掃描資料向檔案系統全文庫進行對接，有效的避免了重復掃描。

3.2 檔案的歷史回溯

在國土檔案管理中檔案的歷史回溯是十分關鍵的問題。其中就是要落實相關聯檔案的自由查閱，首先就要改變將宗地號作為檔案朱關鍵字甚至是唯一串聯字段的局限性，梳理與分析檔案查產生的業務流程，找到檔案之間真正的承載關系，運用構建主關鍵字加次關鍵字的形式構建出多源關聯信息，從而落實檔案生命周期式的管理。

4 結束語

綜上所述，國土檔案管理信息化建設是信息技術發展的必須要經歷的，但是在國土檔案管理信息化建設中需要不斷的針對技術進行調整，同時重視其中各個環節的關鍵問題，最終才能夠構建出高效的國土檔案信息化管理模式。

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