淺談檔案利用工作存在的問題及改進(jìn)方法

張雁

摘 要：檔案工作的最終目的就是檔案利用，檔案利用工作在整個(gè)檔案工作中居主導(dǎo)地位。目前，檔案的利用工作存在著傳統(tǒng)式的被動(dòng)服務(wù)形式和不重視檔案利用信息反饋的問題，現(xiàn)結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際，談點(diǎn)膚淺的認(rèn)識(shí)。

關(guān)鍵詞：檔案利用工作 問題 改進(jìn)方法

1 檔案利用工作的現(xiàn)狀及存在的主要問題：

1.1 檔案的時(shí)效性制約了利用工作

按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，檔案至少要保存三十年才可以向公眾開放。這樣就使具有利用價(jià)值的檔案失去了其利用的時(shí)效性，無法實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的有效地充分利用。另一方面，根據(jù)我國的檔案管理制度以及各種相關(guān)的政策也是重保管輕利用，更一步阻礙了對(duì)利用工作的制約。據(jù)相關(guān)記載，我國檔案利用出現(xiàn)過二次高潮，一是70年代末大規(guī)模開展的撥亂反正平反冤假錯(cuò)案，二是80年代中、后期知識(shí)青年上山下鄉(xiāng)計(jì)算工齡，以及其后的大規(guī)模編史修志活動(dòng)。此后檔案利用工作進(jìn)入了低谷時(shí)期，至今只是起到保存檔案的作用。

1.2 社會(huì)公眾利用檔案意識(shí)薄弱

長時(shí)間以來，受到多種多樣因素的影響，我們對(duì)檔案信息這一潛在的資源認(rèn)識(shí)不足，從檔案利用者和利用目的來看，檔案的現(xiàn)實(shí)參考價(jià)值沒有得到足夠的重視，這種潛在的價(jià)值可以產(chǎn)生巨大的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，卻未被社會(huì)所廣泛認(rèn)識(shí)。由于檔案自身的原因，比如封閉半封閉的狀態(tài)、機(jī)密性、專門性等，使得社會(huì)公眾對(duì)檔案產(chǎn)生偏見，因此薄弱的檔案意識(shí)會(huì)削弱檔案工作的社會(huì)影響力，使得社會(huì)公眾看不到檔案所帶來的社會(huì)效益，這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求，檔案的利用工作表現(xiàn)出了明顯的滯后。

1.3 隊(duì)伍建設(shè)結(jié)構(gòu)不合理

檔案管理人員大部分不是專業(yè)科班出身，業(yè)務(wù)能力和水平有限，有的檔案工作人員是轉(zhuǎn)行來的，對(duì)檔案基礎(chǔ)理論知識(shí)以及檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)的操作一無所知，知識(shí)結(jié)構(gòu)出現(xiàn)斷層，缺乏新的專業(yè)知識(shí)，缺乏現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)化知識(shí)，缺乏創(chuàng)新意識(shí)，還是過去那種“收好攤子”、坐、等、靠、要的管理體制，主動(dòng)服務(wù)意識(shí)薄弱，缺乏社會(huì)大眾的認(rèn)知，檔案隊(duì)伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)不合理，尤其是年齡結(jié)構(gòu)偏大，造成隊(duì)伍建設(shè)不穩(wěn)定，工作不主動(dòng)、不積極，操作方式上的被動(dòng)，檔案利用工作總是等著利用者自己上門來查找，檔案部門和利用者之間缺乏應(yīng)有的溝通和交流。

1.4 檔案利用服務(wù)手段落后

利用單位和利用者來查閱檔案時(shí)，我們只是在登記表上填寫單位、姓名、證件號(hào)碼等最基本的內(nèi)容，登記的內(nèi)容非常簡單，不求深層次的了解，更是沒有詳細(xì)說明利用檔案的目的和用途，登記的內(nèi)容只是局限于檔案利用工作基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)。

1.5 編研工作落后

檔案編研成果通常是指二次文獻(xiàn)和三次文獻(xiàn)，這些經(jīng)過加工的二、三次文獻(xiàn)信息能夠全面的系統(tǒng)的反映出檔案的綜合信息，可以擴(kuò)大檔案利用的范圍，提高檔案利用率。而檔案編研工作的落后僅僅是按部就班的做一些傳統(tǒng)的編史、修志、年鑒、大事記等等，也不能很好的開發(fā)檔案信息。在新的時(shí)期，檔案利用工作的狀況雖然出現(xiàn)了好轉(zhuǎn)，改善檔案利用現(xiàn)狀的空間很多，但仍舊不能充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。當(dāng)然，轉(zhuǎn)變檔案利用的現(xiàn)狀并不是一蹴而就的事情，是需要檔案管理部門、檔案工作者和社會(huì)大眾共同努力完成的一個(gè)循序漸進(jìn)的過程。

2 開發(fā)利用檔案信息資源，多措并舉加強(qiáng)檔案的利用工作

2.1 提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)檔案的宣傳，是做好檔案提供利用工作的前提

通過宣傳來促進(jìn)檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。檔案的宣傳使人們認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，不斷增強(qiáng)社會(huì)利用檔案意識(shí)，從而有效地改善了檔案工作的條件和環(huán)境。檔案部門也缺乏有效的主動(dòng)宣傳措施。應(yīng)該把原有的我等你來，你用我提供的這種被動(dòng)服務(wù)模式變?yōu)榉e極宣傳，熱情接待的主動(dòng)模式，研究用戶需求，做好利用工作的基礎(chǔ)工作，讓人們能真正從檔案利用中解決實(shí)際問題，轉(zhuǎn)變對(duì)檔案和檔案工作的認(rèn)識(shí)和看法。可以利用多種多樣的宣傳途徑，尤其可以利用覆蓋面廣的媒介，例如廣播、電視、報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)、舉辦展覽、編印館藏指南等，宣傳《檔案法》，宣傳檔案工作的理論和成果。

2.2 更新服務(wù)方式，豐富服務(wù)內(nèi)容

由于過去檔案采取封閉或半封閉式的管理方式，使一部分人對(duì)檔案廣泛的社會(huì)性和豐富的內(nèi)容不了解，因此轉(zhuǎn)變利用者對(duì)檔案利用工作的看法，實(shí)現(xiàn)服務(wù)方式 由封閉、靜態(tài)、被動(dòng)向開放、動(dòng)態(tài)、主動(dòng)的轉(zhuǎn)變，第一在履行職能上做到“三個(gè)轉(zhuǎn)變”：即由收、藏、借用這種一般性服務(wù)，向挖掘、編研、研究高層次服務(wù)轉(zhuǎn)變；由疲于應(yīng)付日常業(yè)務(wù)，向開動(dòng)腦筋，搞好超前服務(wù)轉(zhuǎn)變；由只注意搞好內(nèi)部服務(wù)，向服務(wù)社會(huì)轉(zhuǎn)變。對(duì)檔案的來源、使用、保管進(jìn)行調(diào)查研究，加強(qiáng)信息反饋工作，提高檔案資源合理利用率，對(duì)用戶要起到參謀和咨詢的作用。不能把利用工作簡單地看作是守?cái)偂⒄{(diào)卷，而根本不去思考和研究檔案的服務(wù)方向和重點(diǎn)。第二在利用方式上，由單一檔案利用模式轉(zhuǎn)向多樣化的需求，為檔案利用與發(fā)展提供全面的技術(shù)支持，既可查閱服務(wù)又可專題服務(wù)，既可信息服務(wù)又可展覽服務(wù)，既可咨詢又可上網(wǎng)服務(wù)，只要符合保密原則，讓檔案信息資源流動(dòng)起來，使分散單一、封閉的檔案信息轉(zhuǎn)化為綜合開放、類別豐富，跨地區(qū)、跨行業(yè)的檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享和檔案信息利用的自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化。

2.3 簡化手續(xù)，建立完善的配套咨詢服務(wù)體系，加大公眾利用檔案力度

檔案資源是全民的，從而服務(wù)于全民。當(dāng)代是信息化高速運(yùn)轉(zhuǎn)的時(shí)代，檔案信息也要跟上時(shí)代的腳步，檔案工作者應(yīng)從封閉的觀念向開放的觀念轉(zhuǎn)變，減少限制，完善咨詢服務(wù)制度，主要解決利用檔案是常規(guī)問題，比如辦理登記手續(xù)，提示注意事項(xiàng)，指導(dǎo)查找的方法、路徑，解決查檔和閱讀中遇到的問題，要為公眾提供多種手段、多種形式的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，建立“以人為本”、“方便快捷”的服務(wù)內(nèi)容和方式，要在開放時(shí)間、利用程序、宣傳手段、配套服務(wù)、服務(wù)技術(shù)等方面采取有效措施，強(qiáng)化檔案利用服務(wù)的文化特色，盡量簡化手續(xù)。

2.4 做好檔案信息資源利用服務(wù)的效果反饋

檔案的利用效果，是指檔案用戶在利用檔案館提供的檔案信息后，所獲得的結(jié)果，檔案館應(yīng)當(dāng)把利用效果的收集、整理、分析和研究作為一項(xiàng)基本工作來抓。在檔案查閱利用時(shí)，要求填寫其利用的目的，追求更深層次的了解，尋求檔案利用信息反饋的機(jī)會(huì)。要做好檔案信息資源利用服務(wù)的效果反饋，對(duì)于今后進(jìn)一步做好檔案工作具有重要的意義。第一有利于了解檔案的價(jià)值和作用。了解檔案是否具有保存價(jià)值，其價(jià)值的大小必須通過利用才能產(chǎn)生一定的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。如果檔案不再被利用，再有價(jià)值的檔案也就失去了其保存的意義了。第二有利于掌握檔案的利用信息。進(jìn)一步拓寬檔案利用工作的渠道，最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用，通過實(shí)際效益的調(diào)查和收集，可以進(jìn)一步了解社會(huì)和市場對(duì)檔案利用的需求以及利用者的心理需求，從而改進(jìn)服務(wù)方式，這樣不僅加大檔案宣傳工作的力度，而且可使各界人士進(jìn)一步了解檔案、熟悉檔案。

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