財務檔案信息化管理的完善措施研究

摘 要：財務檔案信息化管理模式自出現以來，在財務檔案管理方面得到了大規模的應用，而財務檔案信息化管理過程中，遇到了諸多問題，如財務檔案信息管理機制不完善、信息管理水平不高等，對整體財務檔案管理工作的順利進行造成了阻礙，因此本文根據現階段財務檔案信息化管理工作出現的問題進行分析，結合財務檔案信息化管理特點，提出了一些財務檔案信息化管理優化措施，以便提高財務檔案信息化管理工作效率。

關鍵詞：財務檔案；信息化管理；完善

《會計檔案制度》的相關內容規定在財務檔案管理過程中應定期進行財務檔案整理、分類，以保證整體財務檔案信息的規范有序。而現階段財務檔案信息化管理過程中財務管理人員并沒有嚴格依據相關規范進行財務檔案信息化管理工作，從而導致財務檔案信息化管理工作質量受到了不利影響，因此結合財務檔案信息化管理特點對其進行全面分析非常重要。

1 財務檔案信息化管理問題

1.1 檔案管理水平不高

紙質檔案管理仍然是我國財務檔案管理的主要模式，在信息化檔案管理方面并沒有充足的人力支持。由于財務機構人力不足，在財務檔案收集環節個別工作人員并沒有進行嚴格、仔細的劃分，更不用說進行分類歸檔儲存，從而導致信息化檔案資料價值不明、作用不清晰，進而影響了財務檔案信息利用價值的充分發揮。

1.2 檔案信息化管理認識不足

財務檔案管理是整個財務管理工作的重要部分，其工作的進行情況直接影響了財務管理的質量。但是個別機構管理人員并沒有對財務檔案管理工作提供足夠的關注，如管理層對財務檔案信息化管理要求沒有足夠的認識，認為財務檔案管理僅僅是簡單的信息儲存，從而導致相關機構財務檔案信息無法進行系統科學整理，個別財務檔案核算機構并沒有依照相關規定見財務信息移交、整合，甚至出現了電子介質檔案忽視不管的情況。

1.3 檔案管理機制不規范

現階段財務檔案信息化管理過程中，部分機構雖然進行了財務檔案信息整理分類，但是由于缺乏規范科學的分類方法，且沒有專業統一的檔案處理設施，導致整體財務檔案信息整理工作出現了一些混亂無序的情況，再加上一些財務數據及信息軟件磁介質丟失情況，促使整體財務檔案信息化系統出現了缺損情況。

2 財務檔案信息化管理優化措施

2.1 完善信息化財務檔案管理機制

在財務檔案信息化管理過程中，相關信息化管理機制的建立可以為財務檔案信息化管理工作提供有效的依據，依據財務檔案信息化管理特點，財務檔案信息化管理機制主要有保管機制、借用機制、歸檔機制等幾個方面[1]。首先依照檔案管理的相關規定可進行電子化財務檔案管理機制的建立，在建立完成后應第一時間選擇相應的磁盤介質進行備份處理，并將相應的備份磁盤進行獨立存放。同時根據不同財務檔案類型的區別進行分類有序標號，并注明相應的時間、內容主題等；其次進行信息化財務檔案歸檔機制的建立完善，依據財務檔案管理的實際情況可將財務賬簿、財務計劃、經濟合同、開發設計說明、財務憑證、用戶規劃、財務信息化科目等相關信息納入財務信息化歸檔機制中，除此之外還應將財務信息處理方式進行集中處理，如財務數據檢驗公式、財務自動轉賬公式、財務報表格式、財務科目代碼表等。在相關財務信息化管理應用檔案及其軟件程序編制完善后，應選擇相應的磁盤介質進行備份處理，并將現金日記、記賬憑證、銀行存款日記等重要信息進行打印保存；最后進行財務信息化借用機制的構建，財務信息化借用機制主要是針對企業財務檔案使用人群需求進行相關權限的設立，主要有未經企業主管人員同意財務信息管理人員不可進行信息私自拷貝行為；相關財務檔案信息管理人員在進行信息管理時，應根據相關規定進行有序借還，若需要機構核心財務信息，應提交上級部門申請，上級主管部門同意后方可進行借用手續的辦理；機構內部人員均不得將相關財務數據磁盤或其備份財務磁盤帶出管理機構，若其他機構人員需借用本機構信息時可持相關單位介紹文件及其他有效身份證件向本單位主管人員申請，獲得主管人員同意后，方可在相關人員的陪同下進行財務檔案信息查閱[2]。此外在財務磁盤介質保存過程中應注意避光保存，并注意防止腐蝕性物質及灰塵等物質進入磁盤介質儲存區域內，在磁盤借出返還后應及時仔細檢查是否感染病毒，保證磁盤介質的穩定性。

2.2 強化基礎設施建設

信息化基礎設施的建設完善是財務檔案信息化管理工作順利進行的基礎。在財務檔案信息化管理工作進行過程中相關財務管理機構應根據自身工作需要加大財務信息化管理資金投入，可建立專門的財務檔案信息化管理資料室，然后根據不同財務信息等級配置相應的財務管理人員，在相關財務權限及崗位職責機制的管理下，保證財務檔案管理工作高效、穩定進行。然后根據實際需要優先購置質量較優良的磁盤介質及其他計算機硬件設備，并依據硬件設備需求對財務檔案信息化管理系統內部相關軟件進行及時更新完善，保證財務檔案信息數據的有效管理。

2.3 提升財務管理服務效能

財務檔案信息的可利用價值是財務檔案管理的核心內容。在財務檔案信息化管理過程中，通過信息采集、信息整理、數據儲存、數據共享等過程可為各項財務決策提供有力的支持。財務管理服務效能的提升可從檔案信息查詢服務優化及信息傳輸范圍拓展兩個方面進行。一方面相關財務機構可利用電子郵件或者微信公眾平臺的建立進行財務檔案信息服務拓展，通過財務信息咨詢、公共目錄查詢、財務資源匯總等相關服務的完善，提高整體財務檔案信息服務能力。同時為了促使相關部門對整體財務信息有正確的認識，相關機構可建立統一的財務檔案網站，通過在財務檔案平臺上相關用戶權限的設置，促使財務檔案信息得到全面、技術的利用。在財務檔案系統運行過程中，相關企業管理人員還可以將企業發展過程中出現的新業務、新技術等相關信息進行匯總宣傳，進一步拓展相關機構財務工作公眾信服度。另一方面財務管理部門可通過財務檔案信息管理服務的優化，在本部門進行各項財務信息查詢服務的開設，便于內部工作人員及時了解財務信息出處，同時利用財務檔案信息在線管理功能將檔案形成、調閱工作進行有效的整合，促使財務資源得到有效的應用。

此外，在財務信息管理過程中應將重要的或者損害頻率較高的紙質財務信息進行電子化處理，即在財務管理及檔案管理規范的指導下，結合安全性、科學標準的管理原則，通過財務數據收集、整理、篩選、儲存管理等過程促使檔案管理信息化工作正常開展，然后根據其內容不同進行分類整合，如管理、技術、業務開發等，并依據相應的資料類型進行相關檔案檢索目錄的編制，根據檔案信息重要程度的差別可分為專題目錄、案卷目錄、全引目錄等類型，在數據目錄編制完成之后可將其匯總到統一的財務信息管理平臺上，并結合不同財務基礎數據應用評論，進行不同檢索權限的設置，便于檔案信息的有效利用[3]。

3 總結

綜上所述，在信息化時代發展過程中，財務檔案信息化管理工作在機構發展過程中發揮著越來越重要的作用，其不僅僅是財務工作的一部分，而且也是相關機構財務管理能力的重要衡量標準，因此你在財務檔案信息化管理過程中，相關機構管理人員應正確認識自身不足，根據實際需求進一步完善財務檔案信息化管理機制，在財務檔案信息化模式拓展的基礎上促使自身財務檔案信息化管理能力不斷提升。

參考文獻

[1]王瑜. 優化醫院會計檔案管理的信息化探討[J]. 長江叢刊， 2017（28）：138-138.

[2]吳冬梅. 基于信息化建設的高校檔案管理探究[J]. 通訊世界， 2016（21）：215-216.

[3]林曉娟， LINXiao-juan. 基于檔案信息化建設研究[J]. 信息技術， 2017（3）：179-180.

作者簡介

李晶（1977-），女，漢族，河南省淇縣，本科，中級館員，研究方向：檔案管理、地名檔案的編研.