事業單位檔案信息化建設面臨的困境及對策

于麗娟

摘 要：隨著社會經濟的發展，信息技術的普及，現在我們已經進入互聯網+時代，信息化逐漸成為各行各業發展的主要方向，檔案管理信息化建設自然也不例外。相較于一些民營企業的檔案信息化建設來說，事業單位檔案管理因其本身諸多的遺留問題，使檔案信息化建設正在面臨一些困境，在一定程度上制約了事業單位檔案管理信息化建設的發展。鑒于此，筆者針對事業單位檔案信息化建設面臨的困境進行了探討，并在此基礎上提出幾點應對策略。

關鍵詞：事業單位；檔案信息化；困境；對策

改革開放以來，社會經濟迅猛發展，這使得我國事業單位檔案管理的任務越來越重，工作人員面臨十分巨大的工作壓力。而將管理信息化應用到事業單位檔案管理當中是十分必要的，目前在我國，對事業單位的檔案管理當中仍然存在著一些問題，相關工作人員一定要將這些問題進行高度的重視，從而提升解決問題的效率，幫助我國事業單位檔案管理的效率更高，質量更強，同時也對我國事業單位發展帶來更好的保證

1事業單位檔案管理信息化建設重要性

首先，促進檔案查詢借閱效率的提升。對于傳統的檔案管理方式而言，檔案查詢問題是紙質檔案管理的最大困擾，這是因為紙質檔案多存儲于特質檔案盒中，根據順序保存在檔案架或檔案柜中，借助檔案目錄查閱或確定檔案存放位置，繼而找到檔案。同時在借閱檔案環節，由于紙質檔案具有易損性的特征，必須要做到隨借隨還，借閱的時間不能過長，防止檔案損壞現象的出現。而隨著檔案管理的信息化建設，檔案都屬于電子文檔，利用計算機進行快速準確地查閱，通過拷貝復制等方式提高檔案管理效率，避免損壞原始檔案。其次，實現檔案管理期限的有效延長。以往事業單位在檔案管理工作中，基本選用紙質存儲的方式，即利用紙質來存儲檔案資料信息，而紙質易受外界環境的影響，增加了檔案資料管理、儲存、采集等環節的難度。檔案管理的信息化則是利用網絡平臺和電子平臺進行管理，用磁盤存儲檔案，對檔案管理模式進行創新和優化，從而節省保存成本，提高檔案資料的完整性和安全性，確保檔案管理的信息化建設。

2事業單位檔案信息化建設面臨的困境

2.1基礎設施建設薄弱

處在檔案信息化建設的社會趨勢當中，越來越多的事業單位意識到檔案信息化建設的重要性，并且基于《事業單位人事管理條例》要求進行著檔案信息化建設。但是，由于技術、資金等諸多因素的影響，相當一部分事業單位本身的基礎設施顯然無法滿足當前檔案信息化建設的要求，正是因為硬件基礎建設方面存在的滯后性，使檔案信息化建設的開展受到制約。

2.2人員綜合素質低

強化檔案管理人員的工作能力，在檔案信息化建設中發揮著重要的作用，但目前事業單位檔案管理人員缺乏較高的綜合素質，不能滿足檔案管理信息化建設的實際需要。如部分事業單位沒有培訓或更新檔案管理人員，管理人員缺乏豐富的信息化管理經驗，在檔案管理工作中無法滿足科學、準確、熟悉的要求，不能滿足信息化建設的多樣化需求，影響檔案管理工作的順利開展。

2.3規范與標準不夠統一

對事業單位來說，因為多年發展過程中累積的檔案數量非常龐大，而檔案信息化建設本身相關的規范、標準相對較為復雜，再加上近年來信息技術的全面發展，使檔案信息化建設始終處在動態發展的進程，這就使得事業單位檔案信息化建設往往難以達成橫向對各種通行技術標準的兼容性，縱向為未來信息技術發展留下余地又能兼容以往的標準規范。

2.4信息安全管理不到位

與傳統的檔案管理模式相比，信息技術多元化的收集能力擴展了檔案管理的信息收集渠道，強大的信息處理能力實現了信息資源的充分利用，數據庫以及云技術實現了海量的數據存儲需求，網絡技術實現了信息的快速共享以反饋。但是，其在極大程度上便捷了管理工作的同時，也帶來了更加隱蔽的網絡風險。例如：黑客攻擊、病毒入侵、數據丟失等等，都會導致非常嚴重的經濟與社會損失。

3應對措施

3.1加大軟硬件建設力度

檔案信息化建設始終處在動態發展的進程，要想保障事業單位信息化建設的有序推進，其對于硬件的要求越來越高，并且需要的配套設施也越來越多。基礎配套設施的完善，檔案系統、網絡的維護，均需要依靠資金的支持，資金的投入至關重要。具體來說，各個事業單位需要把檔案信息化建設納入到發展戰略與整體規劃中，建立健全相關的監管措施。與此同時，事業單位其他部門需要給予檔案信息化建設充分的理解、支持，給予檔案管理部門更多的資金支持，保障檔案管理信息化建設的有序開展。

3.2提高人員綜合素質

事業單位檔案管理人員在信息化操作技能方面有所欠缺，無法熟練利用計算機技術進行檔案管理工作，致使檔案的修改與錄入存在一定難度，降低工作效率。因此事業單位要加強人員的技能培訓，使其熟練掌握相關技術和操作方式；或者是引進優秀的人才，減少人員因操作不熟練而產生錯誤的檔案信息，從而提高檔案管理工作效率，實現檔案管理的信息化目標。除此之外，單位要鼓勵檔案管理人員要從思想上重視檔案工作，對其所需注意事項進行充分認識，或者是加強人員專業能力的考核，構建科學有效的考核制度，培養出符合崗位所需的高素質的人才。

3.3完善檔案管理標準與規范

科學、規范、統一的標準與規范是有效保障事業單位檔案信息化建設的先決條件。對事業單位來說，應當基于當前檔案管理工作的實際情況，制定一套完善、規范、統一的檔案管理工作標準與規范，具體來說，包含以下幾個方面：其一，在事業單位內部構建統一的檔案目錄標準，以便于針對檔案相關的信息員實施規范處理，方便相關部門在使用檔案資料時進行便捷、精準的檢索。其二，完善檔案管理相關的規章制度，事業單位可以嘗試吸收借鑒各個企業在檔案管理方面的經驗，建立一套涵蓋檔案信息資源、計算機全部管理活動的目標體系、程序體系。其三，事業單位還應當構建一套與檔案管理制度相符的監管體系與獎懲制度，以便于針對檔案信息化管理相關工作進行全面的監管，充分調動檔案管理人員的能動性。

3.4健全監督體系，強化安全管理

在信息化的時代背景下，信息資源對企業、單位、組織發展的作用已經越來越重要。對此，要想實現檔案管理信息化建設的穩定發展，必須從實際出發，強化信息技術的安全管理。一方面，應該健全監督體系，在信息技術的基礎上，實現對檔案管理工作的全方位實時監督，及時發現因主觀或客觀原因導致的信息安全問題，以此提高單位的檔案安全管理能力。另一方面，應該建立網絡信息安全管理體系，建立信息安全防火墻，提高檔案信息的安全性。例如：可以應用網絡虛擬機技術，建設信息安全防火墻，在最大程度上避免黑客以及病毒的惡意入侵。同時，可以合理運用云技術，以此實現信息數據的跨端口共享，避免了因為系統損壞、計算機故障、操作失誤等原因造成的數據異常丟失或破損。

4 結語

綜上所述，隨著現代信息技術的快速發展，事業單位的檔案管理工作也發生了極大的變化。為了實現事業單位的檔案管理信息化建設，必須要樹立現代化的管理理念，以現代化的管理措施，使事業單位社會公益事業性質得以更好發揮。

參考文獻

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