關于中學學生資助項目檔案管理的思考與探究

陳素珍

摘 要：學生資助項目是我國極為重要的一項民生工程，而在對貧困學生進行資助的過程中，會產生大量的信息資料，形成大量的資助項目檔案，本文就以中學學生資助項目檔案管理為核心，探討中學學生資助項目檔案管理現狀與存在問題，并且提出相應策略，以更好地開展學生資助項目檔案管理工作。

關鍵詞：中學學生；資助項目；檔案管理

近年來，隨著國家對精準扶貧工作的重視，國家資助政策的不斷出臺與落實，學生資助項目已經成為推動我國教育事業開展、推動教育公平的一個途徑，而在開展學生資助工作的過程中所產生的大量資助項目資料、信息等內容，與確保資助工作的順利開展、保障學生資助工作的公平與公正之間息息相關，需要做好資助項目檔案的管理工作。

一、中學學生資助項目檔案管理的現狀

1. 學生資助申請材料牽涉眾多

目前，貧困學生建立貧困生數據庫，需要通過較為嚴密的申請與審批程序，這個過程中需要涉及眾多部門與方面，所形成的學生資助檔案繁多，且之間環環相扣，而其關聯性強的特點也給資助檔案的管理帶來了一定的難度。

2. 學生資助檔案來源廣泛

中學學生的資助檔案來源較為廣泛，且具有較強的分散性，限制了學生資助檔案的集中管理。每個學校的學生資助工作涉及到不同的部門，包括學習資助管理部門、學校辦公室、學校財務室等，由于涉及部門眾多，就導致學生資助檔案的來源十分分散。

3. 學生資助檔案面臨信息化挑戰

早在2007年，我國教育部就通過向學生資助檔案管理投入了大量的資金，建立起全國性的學生資助管理中心信息網絡，并按照教育層級的不同而專門開辟了中職學校學生信息管理系統、高校學生資助工作信息管理系統、普通高中學生資助工作信息管理系統等，并且以地區為單位，在每個省、市、自治區、鄉鎮都建立起了相關系統平臺，這在很大的程度上推動了學生資助檔案管理的無紙化與信息化，但同樣也給學生資助檔案的信息化管理提出了新的要求，對于技術水平較低的資助檔案管理人員提出了全新的要求。

二、中學學生資助項目檔案管理的問題

1. 對學生資助項目檔案管理的認識不夠

在進行學生資助項目檔案歸整過程中，存在資助工作人員對資助項目管理不重視、不熟悉的問題，這主要是由于在許多資助工作人員看來，資助項目檔案管理工作量巨大，且資助項目檔案僅僅是資助工作材料而不屬于檔案，認為只要將資助發放到位即可，因此將學生的資助申請材料、證明材料、公示材料、學生資助報表等材料隨意存放與丟棄，導致部門檢查、審計與學生資助項目需要相關資料或檔案時出現檔案完整性不足的問題。

2. 資助項目多樣性和差異性加大了檔案材料收集難度

近年來我國不斷出臺針對困難學生的資助政策，大力加強對于困難學生的資助管理，就使得學生資助項目不斷增加，僅僅是高中階段就有多個不同的資助項目，包括國家助學金項目、免學費項目、大學新生項目等。而在申請與審批學生資助項目的過程中，還需要進行較為復雜的評議，許多地區還會進行公示評議，在評審過學生資助申請之后，會將資助學生名單進行一周左右的公示，這個過程中如果存在異議，則由資助機構進行重新調查與核實，并進行相應處理[1]。這就會產生大量的資料與檔案，進一步增加了學生資助檔案管理的難度與工作量。

3. 資助工作人員流動性造成了檔案材料保管的缺失

現階段，許多學校及資助管理檔案管理部門并沒有設置專職的資助管理人員，許多資助管理人員都是其他人員兼任的，并沒有經過專業的培訓，也不具備資助檔案管理的專業技能與專業水平，導致對于學生資助過程中所產生的檔案與資料并不規范，導致許多檔案無法及時更新，資助檔案管理的不規范。例如，許多學生的助學金是通過銀行代發的，而銀行代發之后反饋給學校的助學金發放清單是以“工資條”的形式發放的，這些清單中并不涵蓋簽章正經與佐證材料，發放清單缺少足夠的效力與真實性。

三、提升中學學生資助項目檔案管理的策略

1. 提高認識，構建學生資助項目檔案管理的科學機制

針對中學學生資助項目檔案管理中存在的問題，首先需要各檔案管理部門、各學校明確學生資助項目檔案管理的重要性，進一步提高資助檔案管理人員的專業素質，由專人負責管理資助項目檔案，并明確其職權與分工。健全并完善檔案管理制度與檔案管理人員的獎懲機制，為資助檔案管理工作的審理開展提供足夠的保證。制定常態化的資助檔案審核與監察工作，以此更好地提高檔案管理人員對于中學學生資助項目檔案管理工作重要性的準確認知。

2.加大培養，提升學生資助項目檔案管理的業務水平

針對上述中學學生資助檔案管理工作缺少專人負責的問題，應當進一步推動資助檔案管理的標準化建設，以更好地保障資助檔案管理的高效性、真實性、完整性與安全性。為此，可以定期舉辦學生資助檔案管理人員的培訓機構，并邀請具有專業技能與工作經驗的資助檔案管理人員舉辦講座。另外，考慮到目前學生資助檔案管理工作的信息化水平不斷提升，還需要對中學生資助檔案管理人員進行電子檔案管理的培訓。例如，廣西南寧市就每年都舉辦學生資助檔案管理的培訓班，重要培訓資助檔案管理人員的歸檔文件整理方法、資助檔案管理辦法、電子文件歸檔與管理規范等。

3.專人管理，確保學生資助項目檔案管理的穩定性

中學學生資助檔案管理應當由專人專柜進行管理，以更好地開展學生資助檔案的管理與歸檔工作，并出臺相關措施，對學生資助檔案管理工作加以規范，實現學生資助檔案的精細化管理，就不同資助項目與資助環節進行分級、分類與分項，以便于后續的查找與使用，便于對相關機構與部門進行有效監督與檢查。對專人專柜管理流程加以規范，從資助檔案卷內目錄的編制等，到資助檔案的排序、編號與存檔保管等全部環節著手加強管理與檢查，以確保學生資助工作更好地開展。

4.科學分類，實現學生資助項目檔案管理的系統性

在收集學生資助檔案信息之后，要對其進行行之有效的分類整理與歸檔管理工作，按照國家助學金項目、免學費項目、大學新生項目等項目類型進行學生資助檔案的分類，以便于以資助項目種類為基礎進行資助。在此基礎上，對于學生的資助檔案加以完善，包括申請、匯總、發放等檔案相關表格，以確保資助檔案管理的規范性與統一性。積極收集貧困學生的基本信息數據，以更好地健全和完善資助學生的審批與資助程序。另外，還需要形成良好的外部環境，從制度環境、硬件設備與資金支持等方面，為學生資助檔案的管理提供有效支撐[2]。

結語：學生資助檔案管理工作現階段還存在一定的問題，需要進一步明確學生資助檔案管理的重要性，加強檔案管理力度，進而通過人員培訓來提升資助檔案管理人員的專業素養，通過專人專柜管理來進一步提高資助檔案管理水平，并且從檔案分類整理與歸檔等方面入手，確保學生資助項目檔案管理的有效性與規范性。

參考文獻

[1]馬秀榮.淺析學生資助管理檔案的主要內容、特點及完善[J].卷宗，2016，6（12）.

[2]李剛.淺析學生資助項目檔案管理之現狀與策略[J].少兒科學周刊：教學版， 2014（1）.