淺談職工檔案集中統一管理的利弊及其應對措施

王崗

摘 要：本文通過筆者十幾年檔案管理經驗，闡述了對檔案實行集中統一管理的規范性和必要性，并對目前國內大部分地區集中統一檔案管理中存在的現實問題提出相應的改進措施，希望對我國完善檔案管理體制有所幫助。

關鍵詞：職工檔案；集中；管理

《中華人民共和國檔案法》總則第五條規定：檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用；第三章第十條規定：對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何人不得據為己有。由此可見，實行檔案的集中統一管理是非常必要的。

一、職工檔案集中統一管理的意義

職工檔案是用人單位、社會保障、人事組織部門在招聘、社會保險轉移、技能提升培訓、考核獎懲、選拔任用中組建的有關職工本人經歷、政治思想、工作表現以及工作變動等情況的文件材料，是公民在工作以后足跡的記錄簿。做好職工檔案統一管理工作，是保障職工合法權益和促進社會發展的必然要求。

1.促進檔案管理進一步規范化。檔案實行集中統一管理，改變了原來職工檔案由各單位自行保管、各自為政的現象，統一了檔案管理分類、組卷、編目和排列等，使其案卷管理、存放都符合管理要求。原來單位檔案管理人員大多為兼職人員，對檔案管理認識不到位，致使本單位檔案散、亂存放，甚至沒有專門的檔案庫房，檔案材料隨便亂放，加上人員變動頻繁，有些老舊檔案都無從查起。集中統一管理，配備專職檔案管理人員，能夠使本區域企業的檔案實現規范化、標準化，科學化管理，改變了分散保管時檔案分類不統一，案卷不符合規范要求的現象，能使企業的檔案管理工作走上制度化管理軌道上來。

2.有利于改善檔案的保護條件。由于檔案管理對庫房等硬件要求較高，單位在分散管理檔案時，為了檔案存放達標，要投入很大的物力和財力來進行庫房改造建設，而大部分單位又因財力和物力不足而不能為檔案提供較好的保管條件，采用簡單的普通辦公室或檔案櫥柜甚至紙箱進行檔案存放，很容易受潮、霉爛、蟲咬，從而使檔案得不到很好的保護。實行檔案集中管理后，大型綜合檔案室建設標準和管理應用方面無疑使管理更加規范有效，對管理的檔案實行統一編排和統籌規劃，解決了檔案經費、檔案庫房、檔案設備和人員配制以及一系列的安全防護設施等問題，大大延長了檔案的使用壽命，而且為單位和社會各項工作保存了更完善的檔案資料。

3.極大節約檔案應用管理成本。首先，解決了工作人員隊伍龐大且業務水平參差不齊的現象，集中統一檔案管理只需配備少量專職檔案管理人員，通過信息化手段就可實現檔案的有效管理控制。通過檔案管理軟件進行編制案卷目錄、全引目錄等檔案管理的各種檢索工具，確保了在日常提供檔案利用時，做到檢索準確、及時。其次，硬件建設方面節省了大量的人力、物力、財力，目前大部分地區公共就業服務部門已經對企業職工檔案實行免費管理，這就使的企業有更多的人員和資金投入到企業發展中去。最后，由于集中管理，在本區域內職工流動時，減少了檔案調轉環節，在檔案室內就可以實現材料的轉移和信息變更，避免了檔案多次外流，信息重復審核登記的過程。

二、職工檔案集中統一管理的弊端

檔案的集中管理充分發揮了檔案集中化、專業化、精細化的管理優勢，體現了“整合資源、統一管理、規范利用、信息共享”的原則。但是在檔案管理體系不完善的情況下，也有它的不足之處。

1.單位和部門對職工信息管理難度大。職工檔案集中移交到上級檔案管理部門檔案庫房管理，單位在今后的職工管理中，職工的一些信息不能動態掌握，且個人材料報送歸檔麻煩。如果單位人力資源部門人員變動頻繁，對檔案業務了解不透，無法及時將歸檔材料進行分類，檔案管理人員在接收材料時也不清楚，勢必造成檔案材料的不完整。作為檔案管理部門，幾十萬份檔案統一存放管理，出現同名同姓人員非常普遍，如果檔案信息沒有明顯區分，工作人員稍有疏忽，難免出現歸檔材料錯亂、調錯檔案的現象。

2.檔案庫房建設應用要求標準嚴格。檔案保管環境直接關系到檔案的保存質量和應用效果，隨著檔案載體的不斷豐富，如何妥善保管檔案成為集中統一檔案管理工作中的新挑戰。集中統一管理的檔案，庫房要求面積大、安全性強、人員素質高，同時還需標準化的軟件系統來規范管理檔案。防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲這檔案庫房的“八防”要求，尤其對場所建設和人員業務水平提出了嚴峻的考驗。

3.檔案信息安全保密性有待提高。檔案實現集中統一管理從整體說安全性有了明顯提高，但從管理層面上講，工作人員的職業道德和職業素養參差不齊，除去工作失誤造成的影響外，檔案材料在接收入庫以及管理的過程中，信息增減、涂改、偽造、信息泄露等安全性問題，也擺在了管理者的面前。

三、加強職工檔案集中統一管理的有效措施

檔案實行集中統一管理初期，由于需要收集匯總、審核編排檔案，基礎工作量大且業務繁鎖，但規范建成統一的檔案管理系統后，在后期的檔案管理應用中會達到事辦功倍的效果。

1.加強工作人員職業道德修養。設立專職檔案管理崗位，配備專業檔案管理人員，定期組織學習有關檔案管理的政策、規定，采取多種方式加強檔案知識培訓學習，強化檔案管理服務能力，使檔案管理工作逐步規范化、標準化。同時要加強工作人員的職業道德教育，既要有較高的政治素質，還要有埋頭苦干、無私奉獻的道德情操和堅持原則、從嚴把關工作的態度。健全責任落實和監督機制，實行雙人雙崗互相監督機制，強化保密意識，防止里外串通搞破壞。

2.信息化促進檔案管理規范化。檔案接收后應立即進行數字化信息轉換，組建信息完備的職工檔案信息庫，有條件的可以在管理系統加入數碼照片管理模塊，對檔案進行全面數字化掃描，確保檔案內容的真實性和安全性，為維護檔案真實面貌提供可靠憑證。檔案管理應堅持紙質檔案與電子檔案并行管理的雙軌制原則，對檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管、統計、借閱、利用、安全、保密等環節進行同步記錄，確保各類檔案收集齊全、整理規范、保管有序。

3.提高檔案管理工作的安全性。一要把好檔案入庫審核關。嚴格按照檔案管理的要求，認真細致的收集歸檔的材料，對于涂改、缺頁等不符合質量要求的檔案材料堅決不予接收入庫。二要把好材料整理歸檔關。在全面整理檔案的基礎上，把職工的“三齡一歷”核定作為職工檔案的重點，逐項審核審查，并做確認記錄。三要把好檔案出庫關。檔案的借閱、外借或調轉業務，在出庫前要認真對照檔案目錄核對檔案材料，無誤后與接收人員做好記錄交接，封存轉檔，歸還檔案要與調出記錄逐一核對，與原始記錄不一致的退回補全，切實維護檔案管理的嚴肅性。

四、結束語

檔案集中統一管理并不僅僅是簡單的檔案實物集中存放，而是要進行規范有序的管理應用。隨著經濟社會不斷發展，人們對檔案信息的依賴和檔案管理的要求越來越高，檔案管理部門應緊跟時代步伐，對檔案管理工作中出現的問題及時改進和處理。只有加強對檔案管理工作的重視，才能更好地滿足人們對檔案管理工作日益增長的現實要求，才能更好的服務于各項工作。

參考文獻

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