國土資源檔案數字化及服務利用研究

潘虹

摘 要：隨著國土資源工作的發展，檔案數量越來越多，如果僅靠人工管理，不僅效率慢，也容易產生錯誤，影響檔案的利用，增加檔案管理的成本。在信息科技逐漸應用到各行各業的背景下，國土資源檔案管理也應實行數字化，以提升國土資源檔案管理與利用實效。

關鍵詞：國土資源；檔案數字化；服務利用

國土資源檔案是國家檔案的重要組成部分，保管和利用是工作的重點，也是實現檔案價值的體現。在信息時代，國家也要求各級國土資源部門要加快推進存量檔案數字化和增量檔案電子化工作，實現檔案存儲數字化和利用網絡化。

一、國土資源檔案數字化及服務利用的現實意義

（一）有效保管、保護檔案原件

目前，國土資源檔案涵蓋的內容比較多，既有土地開發整理、建設用地征轉用、土地利用總體規劃等業務檔案，也有機構設立、變更、合并資料等部門檔案，傳統的保存載體是紙質文件為主，這會導致提檔、歸檔工作量大，次數頻繁，檢索查檔利用效率低，也容易增加檔案受損的風險。進行數字化檔案管理，將原始紙質檔案電子化后，將能更好地保護檔案原件，縮小檔案后期的存儲空間，提高檔案的管理與利用率。

（二）有效整合檔案資源、信息

國土資源檔案具有形成周期長，內容豐富等特點，與其他文書檔案不同的是，其從土地項目的選址、立項到后期的上報審批，直至招拍掛的出讓、轉讓，以及最終取得土地使用權證需要的時間長，期間涉及的需要歸檔的資料按照類別，主要有土地管理類、地質礦山類、地質環境類、不動產登記類，以及國土資源執法監察與行政復議、訴訟類。以國土資源執法監察與行政復議、訴訟類為例，土地、礦產衛片檢查、違法案件，以及行政復議、訴訟案件的告知、不予受理決定、行政復議決定，行政應訴案件等都屬于永久性保存。將這些形成于不同業務部門、不同階段又相互關聯的檔案信息資料關聯起來、綜合起來是保證后期服務利用的前提和基礎。

（三）有效提升利用、服務效率

傳統的國土資源檔案由于沒有實現互聯互通，查閱、調閱檔案會受到時間、地點以及相應的技術條件制約，利用服務水平低、效率慢，需要利用主體到相關部門復印、調閱等，費時費力。實現數字化管理后，查閱人只要通過登陸利用平臺，通過身份驗證即可隨時隨地調閱檔案信息資料。例如，同樣一份檔案，公檢法在查辦案件需要調閱資料時可以下載相應的數字化檔案資料，審計、紀檢等部門同樣可以在同一時間里應工作需要復制、下載，不受其他部門已經“借閱”的限制，滿足多頭主體的適用需要。

二、國土資源檔案數字化及服務利用的對策

（一）做好檔案數字化范圍界定

國土資源檔案數字化的范圍和內容的界定，關乎到國土資源檔案數字化工作量的大小。國土資源檔案數量龐大、種類繁多，尤其是涉密檔案信息和圖紙資料多，不同類型的檔案在查詢和利用時的要求差異性較大。應根據“實用性”和“輕重緩急”的原則，科學界定當前國土資源檔案的數字化范圍和內容：首先是選擇頻率使用較高以及社會公眾普遍關注的檔案率先進行數字化，例如地籍檔案、礦業權審批檔案，以及不動產權籍調查和不動產單元登記類檔案。其次是涉及國土資源事業自身發展的重要檔案資料，及時對該類檔案進行數字化能夠有效滿足國土資源事業發展的現實需要，為國土資源部門作出相關決策提供智力支撐，為開展宣傳教育提供第一手鮮活資料等。例如，機構設立、變更、合并，以及修史編志資料。最后，立足國土職能，確定具有重要查考價值的檔案進行數字化，例如建設用地征轉用檔案，土地開發整理類檔案。

（二）做好檔案數字化加工處理

國土資源檔案數字化，要確保紙質檔案和電子檔案的一一對應關系，便于后期能及時查詢到所需的檔案。當紙質檔案立卷歸檔結束后，要在檔案管理軟件中錄入國土資源的檔案類別、件號、題名、成文時間、頁碼范圍以及歸檔時間等，并將相應的歸檔入庫的紙質檔案進行掃面，做好數據鏈接。同時，還要建立一套完善且嚴密的數據處理制度，根據這一制度實現檔案數據的準確、高效處理。首先，優化數字化處理流程和標準。明確不同業務部門、不同環節的工作職責，堅持著錄項目、著錄格式、檢索語言、掃描格式以及鏈接口徑的統一，避免數據處理和鏈接重復、疏漏，實現數據的錄入與原文掃描、圖文編輯的一一對應。其次，建立完善的國土資源檔案數字化加工處理制度。例如，根據相關規定，結合工作實際，詳細制定《土地利用規劃數據庫標準》、《城鎮地籍數據庫標準》等，并要求檔案管理人員嚴格遵守和執行標準要求，防止出現文件電子掃描時不清晰、不統一，甚至關鍵信息丟失等問題。最后，建立相應的檔案數字化審核制度，實時反饋、驗收。

（三）切實保障檔案數字化安全

國土資源檔案數字化管理為查詢、管理提供了傳統檔案無法比擬的優勢，但也面臨著更大的安全風險，面對的使用對象不確定、數字化管理過程不確定等因素，為此，做好檔案數字化的安全保障工作至關重要。首先，要從源頭堵塞漏洞，嚴格執行檔案保密有關規定，嚴禁私自備份檔案信息、私自留存涉密圖紙信息等。其次，從紙質檔案到數字化檔案的過程中嚴格把關，履行交接手續，確保檔案原件及檔案信息的安全。再次，建立專門的數字化檔案加工、管理場所，對數字化處理實行全程監控，嚴禁無關人員擅自進入工作場所，嚴禁隨意連接互聯網等。在數字化處理結束后第一時間做好檔案數字信息的“雙備份”：檔案專用計算機信息備份和涉密硬盤二次備份，防止數據丟失。最后，還要建立相應的檔案數字化應急管理機制，制定應急預案，改善檔案保管安全軟硬件條件，所有檔案場所達到安全防災標準，采購先進的保密技術、設備等。嚴格按照信息系統安全等級保護和分級保護要求，建立國土資源檔案數字化安全保密防護體系和檔案災難恢復機制，建立“人防、物防、技防”三位一體的安全防范體系，確保國土資源電子檔案長期保存和利用。

（四）提升檔案數字化服務水平

首先，要牢固樹立服務理念和意識，依法依規提供國土資源檔案利用服務工作，結合數字化信息技術，改進檔案查閱方式，簡化查閱流程，最大限度地為檔案需求者提供周到、快捷的檔案查詢、利用服務。其次，加大國土資源檔案數字化信息的開發力度，認真做好國土資源檔案編研工作，加強對現有檔案資源的開發利用，挖掘檔案資源潛力，形成高質量的國土資源檔案編研成果，為經濟建設和社會發展決策、政策研究提供參考。再次，統籌做好國土資源檔案的數字檔案室建設，嚴格做好檔案存儲數字化和網絡化利用，加快推進存量國土資源檔案的數字化和增量檔案的電子化工作，高起點、高標準地穩步推進省、市、縣三級國土資源數字檔案室建設，為檔案服務利用提供專門場所。最后，結合云計算、大數據等新技術的應用，與電子政務網、國土資源門戶網站鏈接，實現檔案資源整合和共享。

三、結語

綜上所述，在信息科技時代，國土資源檔案數字化管理是主流趨勢，在具體實踐中，國土資源部門應立足實際，有的放矢地提高檔案數字化質量與安全，確保檔案信息的真實性、完整性和嚴肅性，使檔案服務利用價值得到最大化實現。

參考文獻

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