巧用Access數據庫報表批量打印文件

劉媛媛

【摘要】本文介紹了辦公室工作中經常遇到的打印同一文件模板，需要顯示不同人員信息的情況，并提出了一種簡單、易用的方法，實現了對文件的批量打印。

【關鍵詞】Access數據庫；報表；批量打印

辦公室工作人員在工作中經常遇到同一文件模板，需要顯示不同人員信息的情況，例如，感謝信、生日祝福卡、獎狀等，文件的模板相同，但員工的姓名、出生日期等信息不同，批量打印存在難度。本文將結合實際工作，講述如何利用Access數據庫報表，實現此類文件的批量打印。

一、工作中遇到的問題

在每年的重大節日來臨之際，機關單位一般會給員工及家屬發放感謝信，感謝員工的辛勤付出和家屬的全力支持，并送去節日的問候。感謝信上通常包含員工的姓名、獎金及具有員工特性的統計數據等信息。由于感謝信一般在重大節日前發放，員工關注度較高。對于人員規模較大的機關單位，如果采用復制、粘貼或手寫的方法制作感謝信，工作量較大且容易出錯，迫切需要一種能快速、準確、批量打印感謝信的方法。

二、一種簡單易用的解決方法

在信息化、網絡化、智能化高速發展的今天，有很多工具、方法可以解決工作中遇到這類的問題。筆者利用積累的數據庫知識，結合工作中遇到的問題，研究出一種簡單、易用的方法，使用Access數據庫實現了感謝信的批量打印。具體方法如下：

（一）準備相關的數據、模板。首先，準備感謝信的模板，將需要變換顯示內容的信息空出來。其次，準備員工信息表，將要顯示的員工信息匯總在一個Excel表格中，包含員工姓名、獎金及具有員工特性的統計數據等信息。最后準備Access數據庫軟件，一般Office辦公軟件中已自帶，不需要單獨安裝。創建一個Access數據庫，打開數據庫，在功能區中選擇外部數據->Excel，導入準備好的Excel數據表，選擇將數據導入當前數據庫的新表中，按照向導完成數據導入，導入成功后，在數據庫中會顯示數據信息。

（二）設計報表、添加字段。首先，創建報表。在功能區中選擇創建->報表->報表設計，將感謝信模板通過復制、粘貼到報表的主體中，生成一個對象框。調整對象框的左右邊距，使感謝信的內容居中顯示。在功能區中選擇設計->視圖->布局視圖，預覽顯示效果。通過選中對象框，單擊右鍵可以調整對象框的背景、大小及邊框等信息。其次，添加字段。在功能區中選擇設計->工具->添加現有字段，在右側工具欄會顯示可用于此視圖的字段，將員工姓名、獎金及具有員工特性的統計數據等字段拖拽到報表主體中預留的相應位置上，將居于左側的字段名稱刪除，保留居于右側的字段數據。調整字段的位置和字體、大小等信息，使字段顯示與感謝信模板整體風格一致。最后，打印報表。通過視圖中的打印預覽選項，可以預覽打印效果，實現報表的打印。通過設計頁眉、頁腳，添加徽標等操作，可以美化顯示效果。

三、應用效果

利用Access數據庫的報表功能，輕松實現了對同一文件模板顯示不同人員信息的批量打印，此方法具有三個優點：一是成本低，不需要安裝復雜的工具軟件。二是準確性高，避免了復制、粘貼或手寫可能產生的錯誤。三是提升工作效率，以前用多半天完成的工作，使用這個方法不到一個小時就可以完成。

處處留心皆學問，在工作中只要留心觀察、多思考、多試驗，就能從一些細小的地方和平常的事情中獲得知識，改進工作方法，提升工作效率。