大數據對檔案管理工作的影響與對策

許秀娟

【摘要】大數據已經逐漸深入到各個行業中，只有樹立大數據思維才能抓住機遇，惟有完善大數據管理方能應對挑戰，必須加強大數據服務才會實現檔案價值；而建立大數據人才隊伍是提高檔案管理水平的基礎，也是檔案為經濟社會發展服務的關鍵。

【關鍵詞】檔案管理；大數據；影響；對策

當前，大數據正以前所未有的規模和速度沖擊著全社會，改變著我們的工作、生活和思維，對檔案管理也帶來重大影響。隨著《促進大數據發展行動綱要》的發布，大數據工作在國內全面展開；“十三五”規劃又提出“實施國家大數據戰略”，大數據方興未艾。大數據對檔案的管理和服務工作既帶來從未有過的機遇，也帶來很大的挑戰，因而一定要實施檔案管理大數據戰略，以大數據帶動管理和服務的大變革，更好地為“四個全面”建設服務。

一、大數據與檔案概述

大數據（big data）又稱巨量數據集合，2008年由美國人提出，是一種數據規模巨大到遠遠超過了傳統數據庫管理和處理能力，必須用云計算才能完成的高速增長的、多樣化的巨量數據集合。其特征可以概括為“5V”：Volume——數據量超大；Velocity——產生和獲取速度與時效極快；Variety——數據種類繁多；Value——價值單位密度較低，但整體價值巨大；Veracity——數據質量可靠。傳統數據中結構化的居多，大數據中半結構化和非結構化的占主導地位。

毫無疑問，檔案已經越來越成為一種大數據。因此，檔案管理也必須借助大數據處理各種檔案信息資源，這是時代發展對檔案人的要求，也是數字檔案館（室）建設工程的需要。必須從理論、技術和實踐三個方面正確理解和運用大數據，才能更好地保管好檔案，服務黨和人民。

二、大數據對檔案管理的機遇和挑戰

對檔案管理而言，大數據是一個很好的機遇，可以使管理、服務更加便捷，更好地挖掘檔案價值；同時，也對以傳統方法為主的管理、服務模式構成挑戰，特別是技術與安全保障方面提出了很高的要求。

（一）大數據帶來檔案管理機遇。運用大數據管理檔案會帶來非常大的便利，管理和服務的高效化、高質化有很大提升，對完善檔案管理工作作用巨大。一是管理方便，提升工作效率。利用大數據可以非常方便地進行交互性和即時性的檔案管理，大大提高檔案的真實性和管理的有效性、及時性；還可以提高管理效率和優質化，降低管理人員的工作強度。二是服務便捷，增強用戶體驗。大數據為檔案共享提供了技術，為異地查檔、跨館服務奠定了基礎，可以在分析用戶需求和使用歷史基礎上主動提供個性化與社群化服務，滿足“所有即所得”的使用體驗。三是價值深挖，發揮檔案影響力。大數據能夠從浩瀚的檔案中挖掘出更大價值，使我們找到各種工作的利弊得失及其根源，從而借鑒經驗、汲取教訓，提高現在和以后的工作效果，避免重蹈覆轍。

（二）大數據帶來檔案管理挑戰。作為全新的管理方法，大數據不能用傳統方式代替，對管好檔案也帶來了前所未有的難題：一是技術上有很大瓶頸。高速增長的海量檔案數據，其存儲、保管本身對我們就是一個挑戰，其安全性也尤為需要關注，數據的丟失、泄露、篡改遠比紙質容易。另外，大數據和傳統數據資料的銜接也是個問題。二是對管理隊伍帶來挑戰：首先是現有檔案管理者多數達不到大數據的技術水平要求，特別是基層人員，而專業人才培養很難短期完成。其次是社會上大數據人才還不多，能吸引到檔案行業的就更少。三是法制不夠完善。大數據檔案還是新生事物，其管理與傳統檔案的法律法規不同，也沒有新的法規可供遵循，這將不可避免地在檔案的穩定性、安全性與監督、準入等方面產生問題。

三、大數據背景下優化檔案管理的對策

針對挑戰，我們要積極作為，不斷提高管理與服務意識，提高大數據“三為”的運用能力，牢牢把握大數據為檔案管理帶來的難得機遇，為建成全面小康社會獻出自己的努力和成績。

（一）樹立大數據思維，提升服務能力。大數據將會給檔案管理方式帶來顛覆性變化，我們必須積極轉變管理思維，創新工作方法，適應大數據時代的檔案服務要求。為此，要樹立數據為寶的思想，廣泛聚集數據資料，形成大數據庫；要建立網絡化、信息化、技術性和共享性思維，滿足用戶之用；要加強服務思維，以優質服務彰顯檔案的生命和價值。

（二）完善大數據管理，堅持以法治檔。為了更好地管理大數據檔案，要創新檔案管理方式方法，形成符合要求的新標準管理和服務制度體系。完善管理制度是建設大數據檔案的基礎，在數據收集、存儲、加工、保密等方面建立嚴格標準，以完善的安全體系保護檔案信息安全。智慧檔案館建設要注重頂層設計，把設施、平臺、應用和用戶統一起來。

（三）加強大數據服務，實現檔案價值。大數據檔案的大價值只有在大服務中才能實現，必須提升服務理念，創新服務內容與服務方式，提高檔案資源的影響力。要把共享作為檔案服務的核心理念，破除信息分享壁壘，大力整合檔案資源，深入挖掘其使用價值，努力實現檔案價值的最大化。同時，要運用新管理技術，不斷拓展服務項目和內容，為更多用戶服務。

（四）建立大數據隊伍，夯實管理基礎。人才隊伍的綜合建設是檔案大數據管理和服務的基礎工程，關系到管理能力和服務水平的提升。一要重視現有檔案管理人才的培養，大力提高其大數據素養，增強大數據運用能力。二要注重專業人才引進，從學校和社會招攬一批大數據專業人員充實檔案管理隊伍。三要加強與外界廣泛合作，通過借才借智優化管理和服務。

【參考文獻】

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