現階段醫院檔案管理的不足和解決對策

李捷婷

【摘要】伴隨著社會各領域科技化的快速發展，信息化時代已經來臨，各種檔案、數據、信息的存儲與管理等工作已經步入數字化進程之中，而目前醫院所使用的檔案數據管理方式還很落后，不能滿足現階段檔案數量以及類型等快速增加的實際需求。醫院管理中非常關鍵的內容之一就是對醫院內檔案數據的管理，直接關系到醫院是否能夠良好地運轉。因此，要認識到醫院在檔案數據管理上的不足，并針對這些不足給出相應的應對措施，使醫院在檔案數據管理工作上能夠更加標準、高效率。

【關鍵詞】目前現狀；不足；具體措施

醫院的所有檔案是醫院日常治療、護理等工作的全部數據信息，其管理工作的好與壞直接決定了醫院是否能夠良好地運轉。隨著檔案數量以及類型的快速增加，現階段醫院管理檔案的方式已經無法滿足實際需求，存在著很多不足，針對檔案管理工作中存在的問題給出相應的應對措施，使其更加標準、科學、高效率，這是醫院管理工作的重中之重，對促進醫院的穩定化發展有著非常重要的現實意義。

一、醫院目前管理檔案的方式實際存在的不足

（一）管理理念落后，對其重視度不足。很多時候醫院的領導者都過多地把注意力集中在了治療、護理等工作上，而忽略了醫院管理檔案基礎工作的重要性，認為其既不具有經濟價值，還很繁瑣，不具有提高管理的意義，致使對其重視度不足。另外，直接負責管理檔案的工作人員也并沒有認識到檔案數據對醫院的實際意義與現實價值，使得在日常管理檔案時不夠認真，管理檔案的設備以及其他資源都沒有更新，檔案內容整理不全面，后續使用情況不佳，造成信息資源的損失。

（二）負責管理醫院檔案的工作人員素質相差太大。目前在醫院里直接負責管理檔案數據的工作人員沒有統一的學歷界限，專業度不高，后續培訓不到位，使得很多負責管理檔案的工作人員并不具備一定的專業管理知識以及文化素質等，另外，醫院由于對檔案管理工作的忽略使其并沒有對負責管理檔案的人員進行學歷、專業等方面的限定，使得其管理人員中非醫療專業人員占有很大的比例。與此同時，負責管理檔案的工作人員的流動性較大，檔案管理交接工作中也非常容易出現失誤等，使得管理工作缺乏穩定性，管理水平低，使得醫院檔案管理工作不能滿足實際的發展需求，阻礙了醫院的穩定化發展。

（三）沒有建立完善的管理制度。根據實際調查顯示，現階段大部分醫院，特別是級別低的基層醫院中并沒有建立完善的管理制度，使得對檔案數據的管理工作沒有統一的標準，非常隨意，信息缺失的情況普遍存在。現階段大部分醫院并沒有建立管理檔案數據的標準化制度，醫院各科室的檔案管理混雜，很多情況下是依靠自己的經驗隨意地整理檔案，檔案缺失、整理效率低、后續使用率低等問題嚴重，嚴重阻礙了醫院管理水平的提升。

（四）管理檔案數據的設備未及時更新。現階段很多醫院管理檔案數據的設備一直是沿用之前的，非常落后，已經無法滿足現在快速增加的檔案管理需求。醫院沒有及時地更新使用高科技的管理檔案的設備，使得信息化管理技術在醫院的普及度非常低，很多醫院仍舊是使用人工來進行檔案管理，使得檔案管理效率低、標準化不足。

二、醫院提高檔案管理水平的具體措施

（一）提高領導對檔案管理工作的重視度。醫院領導作為醫院所有事項的決策者，首先應當提高對檔案管理工作的重視度，并給予足夠的支持。負責管理檔案的工作人員應當加大檔案數據的利用率，使其推動醫院的穩定化運行。另外，負責管理檔案的工作人員也應當提高對自身工作的重視度，在日常管理檔案的工作中認真負責，多就檔案內容與領導進行溝通，為領導的決策工作等給予數據支持，使得檔案在整個醫院的正常運轉中發揮越來越大的作用。標準化管理檔案的工作從側面促進了醫院醫療、護理等工作水平的提高，對醫院的穩定化運行和社會、經濟效益等方面都具有非常重要的現實意義。因此，首先提高領導對檔案管理工作的重視度才能夠使標準化檔案管理的工作真正實施起來。

（二）增強檔案管理人員的培訓力度，提高其整體素質。增強檔案管理人員的培訓力度，提高其專業度以及綜合素質，是提高醫院檔案管理水平的關鍵措施。醫院應逐步在醫院培訓項目中增設檔案管理培訓項目，用專業標準化的培訓提高管理檔案工作人員的專業素質以及綜合素質通常有兩種方式：第一種是專業化培訓，拓寬各種渠道培訓優秀的檔案管理工作人員，使其隊伍不斷擴大，提高其穩定性和綜合實力，另外，增設專業知識培訓力度，使其專業素質逐步提高。第二種是檔案管理人員加強與臨床的交流和溝通，使其在交流體驗中提高管理醫療、護理、專業等方面檔案的水平。與此同時，采用考核制度，對檔案管理人員加強專業考核，促使其整體素質得到提高。

（三）完善檔案管理制度，建立起專門負責管理檔案的體系。完善檔案管理制度，建立起專門負責管理檔案的體系對提高醫院的檔案管理水平有著非常重要的作用。目前很多部分醫院并沒有專門負責管理檔案的體系，使得管理檔案的標準化并未統一，在進行日常管理時主導權不足，管理的主動性缺失。在目前這種檔案管理的環境之下，首先應當逐步提高檔案管理室在醫院整體管理系統中的地位，使其從附屬性部門變為獨立性部門，主導權利更強。通過這種方式能夠使醫院的檔案管理方式從之前較為隨意、松散的管理狀態變為主動性、標準化的管理狀態，對提高檔案管理的整體水平以及后續利用率有非常重要的現實意義。

（四）加大醫院在檔案管理工作上的資金投入力度。加大醫院在檔案管理工作上的資金投入力度對促使醫院檔案管理工作逐步邁入信息化管理時代有非常重要的作用。及時更新管理檔案的設備，引進先進的、高效率的高科技管理設備和計算機設備進行檔案的管理，逐步代替以往費時費力、標準化不高的人工管理方式。高科技的管理設備和計算機設備在進行檔案數據的收集、分類、整理以及存儲等工作時效率和準確度更高，更能夠使后續使用檔案時更加方便快捷，提高檔案的后續使用率，為醫療、護理以及教研等工作提供數據支持。通常采用的改進方式有兩種：第一種是加強檔案的防護工作，使用高科技的防護設施比如防蟲防火設施，以及建設專門的檔案庫。第二種是多使用信息化的檔案管理方式，用網絡存儲醫院的整體檔案，既能夠保證數據信息的完整性和準確性，又能夠在后續使用時更加方便快捷，提高了工作效率，也從側面提高了醫院的經濟效益。另外，使用信息化檔案管理方式，還能夠使存儲檔案的空間很大程度上縮小，并且保密性更強。

三、結束語

綜上所述，醫院中管理檔案的工作對整個醫院的管理水平以及穩定化發展都有非常重要的現實意義。但是目前醫院管理檔案的實際工作中還存在著很多的問題和不足，比如對其重視度不足，負責檔案管理的工作人員素質不高、專業性不足，檔案管理設備落后，管理標準未統一等，嚴重制約了醫院檔案管理的發展以及檔案的后續使用。針對這些問題和不足采用合理的科學的處理措施，加強管理檔案的各個工作環節的標準化，才能夠使醫院的檔案管理水平逐步提高，與現在快速發展的檔案管理需求相吻合。

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