大數據視閾下高校檔案事業發展的現實困境與出路

【摘要】在大數據環境下，高校檔案事業發展面臨的主要問題：一是高校檔案事業制度設計不合理；二是高校檔案館在先進技術應用上較為落后；三是向社會公眾提供的檔案資源短缺等。在此基礎上，提出了把創新作為轉變檔案事業發展方式的核心內容，驅動高校檔案事業轉型升級；改變檔案管理的宏觀政策，驅動高校檔案事業釋放新活力等發展思路。

【關鍵詞】大數據；高校檔案事業；困境；創新；轉型；路徑

大數據時代的來臨，不僅對人們的主觀思維、思想意識產生直接的影響，而且在客觀上為社會結構、社會階層、社會運行模式的變化提供了新的挑戰和契機。那么，高校檔案事業如何抓住這一難得的發展機遇，堅持“創新、協調、綠色、開放、共享”發展理念。加快高校檔案事業發展方式的轉變，主動適應和服務經濟新常態，從而實現高校檔案事業跨越式的發展。

一、大數據時代高校檔案事業發展面臨的困境

近年來，雖然高校檔案事業取得了巨大的發展，但是與發達國家相比，我們仍然存在一定的差距和一些不容忽視的問題。在大數據時代，高校檔案事業主要面臨以下問題：

（一）制度設計不合理。高校檔案事業制度設計不合理，主要體現在：檔案開放制度，檔案利用制度沒有為檔案利用者“制造”方便。在現有的有關檔案制度中，主要站在檔案部門這邊考慮，比如檔案館上班時間為周一到周五，恰恰這個時間，也是普通公眾正常上班的時間，若要去檔案館查閱相關資料，顯然，就必須請假才行。又比如，在檔案開放利用方面，我們僅規定了檔案利用者在利用檔案時，應注意的有關事項，而沒有明確規定檔案部門是否應該承擔可開放、應開放檔案而未開放的責任。這就意味著，把更多的行政自由裁量權留給了檔案部門，對社會公眾而言，由于信息權益無法保障而處于相對弱勢地位，長此下去，必將導致檔案部門的服務意識得不到增強，社會公眾對檔案信息的需求無法表達和滿足。從而，進一步擴大了檔案部門和社會公眾之間的鴻溝。再比如，檔案管理制度，對于電子檔案的管理，我國的相關法律法規、規范文件以及相關職能管理部門均要求檔案工作人員，重要電子檔案要按“雙套制”管理進行歸檔。殊不知，這樣做不僅要為紙質檔案付出原先的社會成本，而且還要為保存電子檔案付出另外一種成本。實際上是造成了機構數據資源的大量重復浪費，增加了副本管理的工作量和庫房占用量，降低了工作效率。是一種低效益、高消費。既不符合當前社會所倡導的建設節約型社會的理念，也有違綠色經濟發展和低碳環保的理念。懷著對信息技術極大的不信任態度，總認為電子檔案不安全并且有很大危險，而紙質載體最安全。從而造成大量的人力、物力、財力資源浪費。

（二）技術應用較為落后。長期以來，高校檔案部門的人員頭腦中都有著“重技術，輕管理”的思想。然而現實恰恰是高校檔案館在先進技術應用上，已經遠遠落后發達國家的檔案館，特別在檔案在線服務、數字檔案館建設等方面。反觀高校檔案館網上查詢服務就可以知道：其檢索窗口，主要是從檔案工作者的視角制定的。比如：需要輸入比較專業的“案卷號”“目錄號”等等。顯然，這些專業檢索項對于普通的檔案利用者來說是生疏的。如果我們想達到像查詢圖書館信息一樣查詢檔案館資料，那么，必須要使用先進技術保障館藏檔案信息的安全，而這正是高校檔案管理的一個“短板”，這些技術到目前為止，在我國的檔案館界還沒有使用。此外，在高校檔案事業發展中，對于檔案技術的研究、開發和利用還沒有引起人們的足夠重視。事實上，現階段高校更多的是側重于如何把技術力量用于檔案資源的備份研究方面，而對于檔案其他方面的研究則很少，特別是有關檔案方面的新技術、新設備的發明與使用，近年來很少有研究。

（三）向社會公眾提供的檔案資源短缺。高校的檔案資源總量雖然龐大，但很多高校檔案網站提供的已公開的在線檔案信息要么只限于目錄級，要么只是政府文件性質的全文信息。多數高校檔案館近幾年來在線檔案信息，不僅沒有增加，而且越來越不對外開放。甚至將原先已經開放在線發布的可以利用的檔案和目錄，也收回或取消，并且不再對外開放。這種向社會公眾提供的高校檔案資源短缺，必然導致社會公眾的高校檔案信息需求無法全面滿足。

從大數據時代高校檔案事業面臨的挑戰來看，必須向結構調整和機制轉型要動力、要速度。從供給側看，著力改善高校檔案事業供給環境，優化高校檔案事業供給側機制，釋放潛力、創新驅動，形成高校檔案事業創新驅動的發展方式。推動高校檔案事業轉型、升級，是破解大數據時代高校檔案事業發展難題的關鍵。值得指出的是，大數據時代高校檔案事業創新驅動發展的創新應是多方面的，它包括科技創新、制度創新、觀念創新和服務創新等，其中科技創新是關系全局的核心。事實上，大數據時代高校檔案事業的創新驅動發展方式不只是解決效率問題，更為重要的是依靠技術和激勵創新制度等無形要素的新組合，實現高校檔案事業向更高層次、更高水平的發展。

二、基于大數據的高校檔案事業發展思路

（一）把創新作為轉變檔案事業發展方式的核心內容，驅動高校檔案事業轉型升級。大數據時代高校檔案事業必須把創新作為轉變發展方式的核心內容，緊緊圍繞“創新、協調、綠色、開放、共享”五大發展理念，把創新擺在檔案事業發展全局的核心位置，構建以創新為核心的新的檔案管理模式，使創新成為高校檔案事業發展的動力，促進高校檔案事業健康、快速地發展。具體主要應在以下幾方面進行創新：

1.制度層面創新。主要涉及高校檔案事業管理體制的革新，而革新體制關系到檔案事業的方方面面。因此，可以預見對其改革將面臨來自社會各方面的阻力，難度非常大。但是體制不創新，大數據時代高校檔案事業將得不到實質性的發展與進步，所以難度再大，阻力再多也要進行。比如，目前電子檔案“雙套制”管理模式是通過行政規范文件和標準確立的。因此，要想突破電子檔案“雙套制”管理模式，必須要修訂相關的法律文本，廢止對電子檔案“雙套制”歸檔的硬性要求，從而解決因為電子檔案“雙套制”給檔案工作帶來的很多不利。總之，檔案管理部門不能一意孤行地死守電子檔案“雙套制”管理，否則將會給社會管理帶來沖突和矛盾。從檔案管理改革來看，應逐步由“雙套制”管理走向“單套制”管理。此外，要在法律文本中明確規定電子檔案的法律地位，并為之提供相應的制度與措施保障。

2.技術層面創新。既是對檔案保管技術的創新，更是對檔案利用和檔案信息服務技術的創新。隨著時間的推移和新技術、新載體的出現，給高校檔案保管帶來新的挑戰，我們必須對現有檔案保管技術進行適時創新。要想解決電子檔案長久保存以及其安全問題，唯有技術創新。因為，只有通過技術的手段才能解決技術的問題。事實上，只要“電子檔案處于安全的信息技術環境中，通過完善的備份條件和及時的遷移工作，結合有效的檢查手段，可以達到長期保存的目標”。這樣，電子檔案就具有了紙質檔案擁有的優勢。此外，檔案利用和服務的技術創新，也需要信息技術作為支撐。高校檔案部門要充分利用新技術，以數字檔案資源建設為重點，加強數字檔案館建設，積極開展檔案信息網上在線服務等。

3.觀念層面創新。隨著大數據時代的來臨，電子檔案“單套制”是發展的必然趨勢。與傳統檔案管理相比，電子檔案

“單套制”管理是新事物，管理有一定的難度。就需要檔案工作者加快知識更新的步伐，提升計算機能力，樹立責任意識和風險意識，主動自覺適應電子檔案由“雙套制”管理向“單套制”管理轉變，通過各種渠道和形式提高自身的綜合素質。與此同時，要把“官本位”的思想轉向“民本位”思想，檔案工作要“接地氣”，要多從社會公眾角度思考檔案工作的重心，摒棄怕擔責任的想法，加大檔案開放的力度。

4.服務層面創新。除了在技術上要求檔案部門利用先進技術、先進設備滿足公眾的檔案信息需求外，還要求高校檔案部門在服務時間、服務方式等方面創新。比如：打破現有的、固定的檔案館作息時間安排，設置靈活的、彈性制的工作時間。還可根據社會信息的需求，開展主動推送服務、或者根據利用者實際需要開展送檔案上門服務，改變被動的“你來我調”的檔案服務模式等。總之，當前檔案信息服務創新的重點應在于借助于先進的信息技術開展檔案信息網絡在線服務。

（二）改變檔案管理的宏觀政策，驅動高校檔案事業釋放新活力。大數據時代高校檔案事業改革的核心應該是：正確處理高校檔案部門及檔案人員與社會公眾的關系，提高工作效率。降低制度性交易成本，提高高校檔案事業供給體系的質量和效益。多年來，高校檔案管理決策者更多地考慮檔案保持的安全性和可靠性，而較少考慮檔案的需求側。出現“檔案資源總量龐大，但向社會公眾提供的高校檔案資源短缺”的現象。

因此，未來高校檔案事業在政策上，必須通過深化改革，從體制層面創新打破高校檔案事業發展的供給側瓶頸，創造新供給。著力推進檔案供給側結構性改革和提高檔案供給體系與效率，并從宏觀政策上厘清高校檔案管理部門及檔案人員的職能和定位。打通高校檔案管理服務“最后一公里”，以“互聯網+高校檔案”作為推動大數據時代高校檔案事業改革的重要手段之一。加快立法進程，確立電子檔案的法律地位。大力發展信息技術，提高電子檔案的安全性，積極主動推行電子檔案“單套制”。這對高校檔案管理部門改變傳統的“權力型”定位，逐步實現向“服務型”高校檔案管理部門轉變奠定了基礎。

為此，高校檔案管理部門還應著力加強政策措施創新，對創新驅動尚不相匹配的檔案管理體系，應盡快突破一些技術、法律和體制上的藩籬。與此同時，在大數據時代，高校檔案部門還應加快數字檔案館建設。實現高校檔案信息資源跨地區、跨行業、跨層級、跨部門的信息共享和業務協同，建設高校各檔案館之間互相聯系的檔案信息資源服務網。并從國家戰略的高度上，乘勢推動智慧檔案館建設，使高校檔案事業發展釋放新的活力。

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