淺析檔案資源的科學(xué)整合

倪靜

【摘要】檔案資源的科學(xué)整合是當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展的一個(gè)趨勢(shì)，是新時(shí)期加強(qiáng)國家檔案資源建設(shè)的一項(xiàng)重要舉措。它的根本目的是為了保護(hù)國家檔案資源的完整與安全，確保人民群眾的利益，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，使其在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中充分發(fā)揮作用。本文簡析了檔案資源整合的必要性以及本地區(qū)檔案資源整合的具體措施。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校；檔案資源整合

隨著當(dāng)前社會(huì)的不斷發(fā)展，信息化的不斷加深，社會(huì)公眾對(duì)于信息的知情權(quán)愈發(fā)覺醒，作為社會(huì)信息資源重要組成部分的檔案信息資源的整合開發(fā)和利用愈發(fā)重要。

一、檔案資源整合的必要性

所謂整合檔案資源，就是將本行政區(qū)域內(nèi)屬國家所有、對(duì)國家和社會(huì)具有長久保存價(jià)值的包括政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等領(lǐng)域的檔案資源進(jìn)行科學(xué)整合，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，最大限度地優(yōu)化配置國家檔案資源。

（一）科學(xué)整合檔案資源是落實(shí)國家科學(xué)發(fā)展觀、貫徹集中統(tǒng)一管理原則的客觀需要。1.國家各級(jí)各類檔案館作為我國科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)的組成部分，不但具備了收集、整理、保管和利用檔案資源的這幾項(xiàng)基本功能，而且還擔(dān)負(fù)著保存文化遺產(chǎn)、維護(hù)歷史的真實(shí)性、向社會(huì)公眾實(shí)行宣傳教育等功能。2.檔案管理工作的基本原則是集中統(tǒng)一管理原則。由于國家發(fā)展初期檔案機(jī)構(gòu)發(fā)展不完全及各地方各部門檔案分散管理等歷史原因，造成了我國檔案管理的延續(xù)性、公開性、利用性等各方面的成效較差。而這些都與新時(shí)期信息化時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)相背離、脫離了人民群眾不斷提高的信息服務(wù)需求。檔案資源的整合主要是通過物質(zhì)檔案資源、數(shù)據(jù)資源和管理系統(tǒng)的整合加以實(shí)現(xiàn)，著重體現(xiàn)檔案信息資源的完整性、有效性與共享性。檔案資源整合是貫徹集中統(tǒng)一管理原則和實(shí)現(xiàn)檔案資源集中統(tǒng)一管理的唯一有效途徑。

（二）科學(xué)整合檔案資源是提升檔案實(shí)力、服務(wù)社會(huì)的迫切需要。檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。由檔案的定義可看出，作為人類社會(huì)活動(dòng)歷史的伴生物，檔案因其信息記錄的原始性、真實(shí)性、可利用性、可開發(fā)性等，從而自身蘊(yùn)藏著極大的價(jià)值，而這種價(jià)值的體現(xiàn)需要通過對(duì)檔案信息資源的整合和運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)管理方式來實(shí)現(xiàn)。

二、本地區(qū)檔案資源整合的途徑

（一）國家政策法規(guī)規(guī)定。《中華人民共和國檔案法》第十一條規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織必須按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案。”昆山市檔案局為認(rèn)真貫徹《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》、國家檔案局第9號(hào)令《各級(jí)各類檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》和《江蘇省檔案管理?xiàng)l例》《蘇州市檔案條例》等法律法規(guī)，更好地適應(yīng)市檔案館新館建設(shè)和國家檔案資源體系建設(shè)的新要求，切實(shí)加強(qiáng)檔案資源集中管理和有效利用，逐步實(shí)現(xiàn)全市檔案資源整合、信息共享的目標(biāo)，根據(jù)市委辦、市政府辦《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)新時(shí)期檔案工作的意見》（昆辦發(fā)〔2012〕37號(hào)）精神，發(fā)布了《關(guān)于開展新一輪檔案移交進(jìn)館工作的通知》（昆檔發(fā)〔2013〕22號(hào)）文件，對(duì)本市檔案整合工作進(jìn)行了具體布置。

（二）各單位進(jìn)館工作落實(shí)。市檔案局發(fā)布的《關(guān)于開展新一輪檔案移交進(jìn)館工作的通知》（昆檔發(fā)〔2013〕22號(hào)）《昆山市檔案館檔案接收進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)》（昆檔發(fā)〔2013〕23號(hào)）確定了本市各級(jí)各類檔案整合移交單位名單（全市各級(jí)各類單位共計(jì)117家）、移交檔案年限、移交進(jìn)館內(nèi)容、移交質(zhì)量要求、移交進(jìn)館工作安排等具體規(guī)定，同時(shí)要求涉及到的單位要做到加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，統(tǒng)籌安排，密切配合，突出重點(diǎn)，規(guī)范整理，強(qiáng)化落實(shí)，保質(zhì)保量完成檔案進(jìn)館工作。

（三）本地區(qū)檔案整合的實(shí)現(xiàn)。市檔案局通過對(duì)本地區(qū)檔案大范圍進(jìn)館的落實(shí)，做到物質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案的全面接收、整合、管理，從而實(shí)現(xiàn)本地區(qū)檔案資源的集中統(tǒng)一管理、整合利用。

三、以學(xué)校檔案資源整合為例

（一）各校檔案資源整合要求。為配合全市檔案整合工作，以學(xué)校檔案資源整合為例，由市檔案局與市教育局牽頭，針對(duì)本地區(qū)所有學(xué)校現(xiàn)存檔案管理問題進(jìn)行集中反饋，主要做了以下幾個(gè)方面的工作：一是對(duì)各校檔案管理情況進(jìn)行清查；二是集中反饋檔案管理相關(guān)問題；三是針對(duì)現(xiàn)存檔案管理缺陷，進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)；

（二）學(xué)校檔案資源整合具體措施。根據(jù)市檔案局檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，各校在接受檔案管理培訓(xùn)后，開展了相應(yīng)的整合管理工作。一是清點(diǎn)現(xiàn)存各類檔案數(shù)量。由于進(jìn)館檔案種類豐富，部分學(xué)校原檔案管理存在缺漏，所以需重新厘清校內(nèi)現(xiàn)存各類檔案的具體數(shù)量，力求檔案登記造冊(cè)的準(zhǔn)確性和完整性。二是根據(jù)檔案管理規(guī)范重新收集、整理、歸檔、保管各類檔案。隨著檔案管理規(guī)范的不斷更新完善，檔案管理要求也不斷細(xì)化，因此，對(duì)于一些早期歸檔檔案要進(jìn)行排查，對(duì)新進(jìn)檔案進(jìn)一步規(guī)范，做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一整合。三是歸檔文件入檔案管理系統(tǒng)實(shí)行信息化管理。實(shí)行計(jì)算機(jī)管理是對(duì)實(shí)體檔案的優(yōu)化管理和利用，通過信息化管理可以使檔案利用更加方便、快捷。

本市各類學(xué)校通過以上各項(xiàng)具體整合檔案的措施已經(jīng)部分實(shí)現(xiàn)檔案的全面歸檔與移交，校內(nèi)的檔案管理也得到進(jìn)一步的規(guī)范和有效利用。

【參考文獻(xiàn)】

[1]張穎.關(guān)于科學(xué)整合檔案資源的幾點(diǎn)思考.蘭臺(tái)世界，2008（04）：46.

[2]馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論.北京：中國人民大學(xué)出版社， 2005.

[3]昆山市檔案局.關(guān)于開展新一輪檔案移交進(jìn)館工作的通知（昆檔發(fā)〔2013〕22號(hào)），2013.