重大工程項目建設檔案管理的意義及對策

李杜鋒

【摘要】重點項目建設檔案是重要的信息資源，有著不可再生的特點，能夠為重大工程項目的建成投產、運行、維修、管理和改擴建提供重要的依據。需要做好對重大工程項目建設檔案的管理工作，確保檔案資料的作用得到充分發揮。本文將簡述重大工程項目建設檔案管理的意義，并分析其中存在的問題，有針對性提出了可行的解決對策。

【關鍵詞】重大工程項目；檔案管理；意義

重大工程項目建設檔案如實記錄了重大工程項目建設的全過程，是今后項目運行、養護和管理的重要依據，可以為今后工程的檢查、維護、管理和改造提供依據與憑證。重大工程項目建設檔案有著極高的保存價值，包括各種載體的文件材料，可以反映建設工程的質量，并為工程的驗收提供重要依據。需要充分認識到重大工程項目建設檔案管理工作的重要性，深入分析其中存在的問題，有針對性采取解決措施，為今后的利用提供可靠保障。

一、重大工程項目建設檔案管理的意義

（一）為工程項目建設活動提供依據。對重大工程項目檔案來說，不僅能夠為工程項目投標、勘測與施工等活動提供可靠依據，還可以為工程項目的管理、維修、改建、恢復及加工等建設環節提供資料，從而讓重大工程項目建設可以高效、安全進行，在整體上提升工程項目建設水平。同時，在重大工程項目建設檔案中，還詳細記錄了施工材料、施工質量信息、隱蔽性施工環節檢查記錄表和施工標準評價資料等信息，在今后擴建與改建的過程中，以上檔案資料可以發揮出巨大的作用。

（二）可以發揮出憑證的作用。重點工程項目建設一般統一規劃進行，如在工程項目設計過程中，要嚴格按照城市統一規劃開展，設計得到批準以后，各項施工活動均需要根據獲批施工圖紙進行。在重大工程項目竣工以后，必須通過驗收以后方可投入使用。從這里能夠看出，重大工程項目建設檔案是一種憑證材料，能夠為各項施工活動的進行提供可靠的依據。此外，在發生產權糾紛、責任糾紛等事件以后，通過查閱相關檔案信息，利用其憑證的作用，讓問題與糾紛得到妥善解決。

（三）為歷史考察、經驗交流活動等提供資料。在重大工程項目建設過程中，會形成大量的檔案資料，具備極高的保存價值，除了可以為歷史考察活動提供歷史信息以外，還可以為我國相關工程建設研究提供參考資料。和傳統檔案管理不同，重大工程項目建設檔案管理在理念、技術以及方法都有了很大變化。要利用各種經驗總結交流活動，不斷優化檔案管理方法，主動學習并借鑒優秀的經驗與技術等，這樣可以促進重大工程項目建設水平的提升。

（四）促進重大工程項目建設順利進行。重大工程項目從立項開始到最后的竣工驗收，需要涉及工程決策、指揮、設計、施工、檢查驗收和后勤等眾多單位與部門，加大重大工程項目建設檔案管理力度，提升檔案資料的安全性，是檔案管理部門應盡的職責，并需要設計、施工、監理及工程管理等部門參與進來。因為重大工程項目建設規模很大，參建單位眾多，涵蓋了很多專業，所以會形成大量的檔案資料，且種類較多，來源也非常廣泛。需要對重大工程項目檔案進行規范，將歸檔的范圍明確下來，提升檔案的完整性與齊全性。這樣才能促進重大工程項目建設順利進行，并實現質量的提升。

二、重大工程項目建設檔案管理的問題

（一）未及時做到檔案收集與整理工作。在重大工程項目建設檔案管理中，因為原始資料收集不及時，影響了檔案資源的完整性，這樣的損失是巨大的。一是因為時間較長，管理體制也不完善，加之工程技術人員工作頻繁發生變動，導致重大工程項目建設檔案的關系不清，如各階段的文件檔案材料隨意混合。二是需要歸檔的材料不完整，很多重要的檔案散存在個人手中，容易出現丟失的問題。三是竣工圖的編制不夠準確，也沒有及時修改施工變更的部分，這樣一來導致重大工程項目建設檔案殘缺不全，不能形成一個整體，為之后的整理工作增加了難度，也不利于今后檔案資料的有效利用。

（二）相關制度沒有嚴格進行落實。現階段重大工程項目建設檔案管理制度已經比較完善，但是從實際操作來看，還沒有真正落實到位，經常出現“兩張皮”的問題。如沒有嚴格將監管制度落到實處，工程監理方、文件編制中介機構等忽視了監管制度，也不重視工程文件編制過程的監管。此外也沒有嚴格落實跟蹤指導制度，一些檔案管理人員不熟悉項目工程承包方、交工日期和移交檔案的時間等，很少深入現場為檔案編制工作提供檢查指導工作，這樣檔案形成階段就存在著各種隱患。

（三）硬件設施比較落后。為保證重大工程項目建設檔案管理工作的水平，還要重視檔案室的建設工作，從而妥善保存各種檔案資料，便于今后可以得到有效的利用。不過現階段一些單位為了省事，對檔案進行隨意堆放，容易出現資料丟失的現象，也經常發生損壞。此外一些單位還缺乏專門的檔案室，這為重大工程項目建設檔案管理造成了不利影響，檔案保管和查詢不能順利開展。甚至一些單位還未將計算機等設備配置齊全，防火、防盜和防潮等措施未到到位，會嚴重威脅檔案資料的安全。

（四）檔案管理人員綜合素質不高。為提升重大工程項目建設檔案的管理效果，需要有一批素質高、能力強的檔案管理人才隊伍。這項工作有著很強的專業性，要求檔案管理人員始終保持著高度的責任感，工作認真負責、嚴謹細致，同時具備奉獻的精神。當前，檔案管理信息化進程越來越快，要求檔案管理人員具備較高的文化素質，掌握一定的信息技術。不過從現階段情況來看，檔案管理人員責任意識還有待提升，重大工程項目建設和檔案管理未保持一致，在竣工驗收的過程中，也僅僅是做好了臨時整理工作，經常出現造假的情況。一些檔案管理人員對檔案內容不了解，而工程技術人員也不熟悉檔案業務，在歸檔上容易發生混亂。一些檔案管理人員缺乏較強的進取意識，不愿意主動鉆研業務知識與技能，這些都為重大工程項目建設檔案的管理帶來了不利影響。

三、重大工程項目建設檔案管理的對策

（一）及時做好檔案資料的收集與整理工作。對重大工程項目建設檔案而言，收集與歸檔是最基礎的工作，需要認真將這項工作做好，只有這樣，之后的檔案管理工作才能有序跟進。重大工程項目建設檔案有著較長的周期、流程很多，并涉及眾多的部門與階段，有著廣泛性、復雜性以及多樣性等特征。受到經濟利益、工期等因素的影響，通常對工程質量比較重視，忽視了工程檔案管理工作，對重大工程項目建設檔案的收集、整理與歸檔工作而言，不能與工程建設保持協調，容易造成重大工程項目建設檔案管理工作出現滯后的情況，不利于今后工程檔案資料的高效利用。對此，必須做好重大工程項目建設檔案的收集工作，保證其完整性與真實性，在工程竣工以后，需要全面開展文件材料的清理與歸檔工作。對勘察設計、施工及監理等單位來說，需要根據規范整理，將檔案及時移交給建設單位。工程竣工后需要申請檔案部門對項目檔案進行登記和驗收，通過驗收以后才能開展竣工驗收工作。尤其要做好可行性研究報告、項目立項、合同、立項文件等資料的收集工作，妥善進行保存，并從實際情況出發，將工作的重點明確下來，制定可行的整改措施。要對重大工程項目建設檔案管理工作思路與方法進行拓展，對檔案資源建設方法進行創新，站在全局的角度對檔案管理工作進行規范，讓檔案資源建設有更強大的動力與活力。

（二）完善并落實檔案管理制度。要做好重大工程項目建設檔案管理法律法規的宣傳力度，切實增強各方人員的重視程度，能夠真正意識到加強重大工程項目建設檔案管理的重要性。要將具體的責任明確下來，對檔案管理制度進行完善，促進檔案資源建設加快。對重大工程項目建設而言，涉及規模較大，經歷的周期較長，會形成各種類型的材料，尤其是環節比較多，與很多單位都密切相關，需要提升檔案管理工作的標準化與規范化。這需要進一步對檔案管理制度進行完善，并嚴格落到實處，這是提升檔案管理工作效率的有效手段，確保將檔案資料應有的作用發揮出來。

（三）加大資金投入力度，完善設備。應結合實際情況，加快標準化檔案室的建設速度，同時將計算機、復印件、打印機、掃描儀及防磁柜等設備配置齊全。在信息環境中，人工管理模式已經不能滿足當前檔案管理工作的要求，必須充分應用好先進的技術與設備，做好檔案管理軟件的開發工作，促進檔案立卷、編目、檢索、統計和借閱等工作能夠順利進行。要盡快轉變人工操作的方式，利用計算機加強檔案管理工作，能夠提升信息的存儲量，確保有更快的檢索效率。這樣可以有效簡化檔案管理人員的工作，促進工作效率不斷提升，提升了重大工程項目建設檔案的利用率。此外，還要加快檔案室的建設，安排專職人員負責管理，將進入權限明確下來，做好防盜、防火、防潮和防蟲等工作。若是條件允許，有足夠的資金，還應建立局域網，讓檔案信息資源得到共享，這樣查閱才更加便捷。要設立專門負責檔案管理的機構，由專人負責，完善專用箱柜等基礎設施配置，并將保管期限明確下來，針對超出保管期限的檔案，需要嚴格根據規定及時銷毀。

（四）提升檔案管理人員的素質與能力。在重大工程項目建設過程中，要從立項開始，就要安排專人負責收集、整理文件、圖紙、計算數據及聲像記錄等資料。對重大工程項目建設單位的領導而言，不僅要重視工程投資、質量、進度及安全等工作，還要提高檔案管理意識，在重大工程項目建設議事日程中納入檔案管理工作，并安排綜合素質較高、業務能力極強的檔案管理人員，為檔案管理工作的正常開展奠定良好的基礎。此外，還要定期組織開展對檔案管理人員的培訓教育工作，讓他們充分認識到做好檔案管理工作的重要性，能夠盡快轉變思想觀念，學習到各種先進的技術，豐富檔案管理知識體系。對檔案管理人員而言，也要真正意識到學習的重要性，主動提升自己的知識水平，能夠創造性開展檔案管理工作。這樣才能保證提升重大工程項目建設檔案管理工作成效，為工程建設提供可靠的依據。

四、結語

總之，在重大工程項目建設過程中，需要重視做好檔案管理工作，這是提升檔案利用率的有效手段。要加大資金的投入力度，完善各項基礎設施，為檔案管理工作的順利開展打下良好的基礎。此外，檔案管理人員要在思想上引起高度重視，認真做好重大工程項目建設檔案的收集、整理、保管和利用等工作，并充分用好現代信息技術，讓檔案的查詢、利用更加便捷、高效，為重大工程項目建設提供更加優質的服務。

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