淺談檔案基礎管理工作的重要性

周愛芳

【摘要】本文首先從基礎檔案管理工作的角度闡述其在現代化檔案管理工作中的作用，進而結合當前的管理現狀指出現代化檔案管理中基礎檔案管理工作存在的問題，最后提出相對應的改進建議和措施，希望能助力我國檔案管理工作的進步與發展。

【關鍵詞】現代化檔案；基礎管理；工作重要性

隨著我國教育事業的不斷進步以及九年義務教育的普及，我國教育模式和教育理論的不斷完善和成熟，教育水平日漸提升，所培養出的人才質量和人才數量也越來越高，但在如此多的人才背景下，也使得我國的就業壓力越來越大，人才優勢并沒有充分地轉換為經濟優勢，因此新時代下如何更好地管理和利用人才成為如今的一個熱點話題，而檔案管理作為了解和利用人才的一個重要方式，加強其研究有助于更好地實現人才優勢的轉化作用。加上我國目前檔案管理工作存在諸多問題，因此有必要加強基礎檔案管理工作方面的研究，以更好地實現檔案管理工作對于社會發展的促進作用。本文首先從基礎檔案管理工作的角度闡述其在現代化檔案管理工作中的作用，進而結合當前的管理現狀指出現代化檔案管理中基礎檔案管理工作存在的問題，最后提出相對應的改進建議和措施，希望能助力我國檔案管理工作的進步與發展，實現人才對于經濟的推動作用。

一、現代化檔案管理中檔案基礎管理工作的重要性

檔案管理在完善我國社會服務體系方面具有重要作用：一方面可以完善相應數據保管工作，一方面可以更好地完成數據的提取和利用，而檔案基礎管理工作作為檔案管理的重要組成部分，尤其是對于現代化檔案管理而言，是其一切工作開展和進行的前提，如果沒有基礎檔案管理工作的支持，現代化的檔案管理便是“無源之水，無根之木”，所得出的各種數據分析和結論便根本沒有有效性，相反，如果檔案基礎管理工作進展得當，則可以極大程度上保障現代化檔案管理工作的效率和質量，因此有必要加強這方面的研究，以助力我國檔案管理工作的發展。

二、基礎檔案管理工作存在的不足與問題

（一）基礎檔案管理工作質量過低，工作方法缺失。當前基礎檔案管理工作存在質量過低、工作方法缺失的問題，加上各個時期檔案整理規格、要求各不相同，因此造成了檔案基礎較差、計算機管理適應能力較差的現象，主要存在以下問題：第一，未建立明確的檔案檔號、目錄號，經常出現一卷多冊的現象。第二，未制定規范的案卷標題，標題基本要素缺乏或不能反映其主題內容，并且很多案卷沒有標題的現象極為普遍。第三，由于案卷目錄，許多未涵蓋在案卷標題中的內容難以被檢索到，且無法得到有效的利用。第四，案卷中未標示頁碼的現象也極為普遍，若是使用中發生掉頁和缺頁也不易被發現。第五，卷宗厚薄差異較大，有的一兩頁紙一卷，有的幾百頁紙一卷。

（二）基礎檔案管理工作尚未形成相對完善和成熟的管理制度。縱觀當前我國檔案管理事業的現代化管理工作，普遍存在管理工作制度缺失的問題，導致我國檔案管理工作始終難以適應現代化發展的需求，未能有效為我國的社會發展提供強有力的數據支撐，而造成這種情況產生的原因主要分為以下幾個方面：一是我國檔案管理領域現代化技術應用的時間短，在領域中的運用水平相對較低，因此難以在短期內形成完善的管理制度。二是我國目前更多仍延續傳統的檔案管理工作模式和方法，目前仍在一定程度上能滿足當前的檔案管理所需，但未來必將難以適應快節奏、高數量的數據支持需求和服務。三是由于我國當前檔案管理的機構和組織更多的屬于事業單位性質，并未和市場有過多的聯系，因此許多檔案管理機構和其從業人員并未在意識上對其有過多的重視，主觀上的不足自然導致在制度的約束上相對乏力，導致眾多問題的產生。

（三）檔案管理工作人才隊伍缺失。在當前的教育形勢下，人們對于文學、經濟、建筑等領域的熱門學科比較鐘愛，而一些環境保護、檔案管理等相對比較偏門的學科學習熱情明顯偏低，有的甚至不知道存在該教育學科，這種整體教育環境上的現實導致我國檔案管理的高素質人才比較缺失，反映在檔案管理工作中具體體現在以下兩個方面：一是反映在檔案管理制度及管理模式過于傳統和守舊，缺乏制度創新和管理創新，長期以往，檔案管理事業必然難以適應時代需求，阻礙社會服務的進一步發展。二是體現在我國檔案管理的現代化設備投入不足，許多檔案管理機構往往只是簡單配備基礎的計算機設備以及常規的管理軟件來進行數據的管理和保存，在數據分析以及數據篩選方面的現代化處理能力有所不足。除了我國高素質檔案管理人才不足的問題之外，當下我國檔案管理工作隊伍老齡化也是人力管理領域存在的一個主要問題，阻礙了我國現代化檔案管理工作的發展。

三、改進和提升基礎檔案管理工作的方法和建議

（一）優化基礎檔案管理工作的方法和形式。對于基礎檔案管理工作而言，只有完善檔案分類號才能使檢索查全率得到保證，進一步保證檔案檢索查全率，而要想確保實現檔案管理工作的目的和有效性，單單依靠檢索查全率是遠遠不夠的，同時還應保證檢索查準率和各種相應的檔案案卷的排版和整理以及工作形式和內容的規范性、科學性，所以必須在著錄時進行檔案的統一規范，優化基礎檔案管理工作的方法和形式。如規范題名必須要抓住題名的要點和原則，也就是要避免出現文不對題、內容混淆以及計算機識別不清等情況的發生，讓檔案管理工作變得更加有效；再比如要將擬題名的文種、事由和責任者等填寫完整，若無完整的題名要素，就應將其補齊，而對于題名冗長的就應刪除多余贅詞，為案卷的查閱者提供更多的基礎信息以增強搜索和數據提取的準確性，為日后檢索工具的制作奠定基礎。

（二）建立完善成熟的基礎檔案管理工作制度。為了充分發揮檔案對社會的作用，使其為社會所用，需要進一步建立完善成熟的基礎檔案管理工作制度，加快現代化檔案管理建設進程，做好數據準備工作。具體應做到以下幾點：一是要明確工作重心，在綜合性檔案館中推進計算機管理則應按照卷宗內容、價值大小、重要程度、開放程度和利用率的高低多檔案進行分級管理。二是要實施分級次著錄整理，按照三個層次實施檔案著錄整理，對于一些查考價值不高或反映問題單一的檔案實行著錄整理，對組合級文件等實施分級著錄，以節省檔案管理工作人力、財力和時間。三是要對檔案進行分門別類，利用原基礎檔案對案卷實施分門別類的管理、著錄，并利用計算機程序進行案卷目錄。

（三）引進和培養高素質的檔案管理人才。無論開展哪種工作，人才永遠是保證工作有效推動、實現既定目標的重要保障，也是重要推動力，現代化檔案管理中的基礎檔案管理工作亦是如此，唯有精益求精、具備高度責任感的現代型人才才能更好地保證檔案數據的有效性和準確性，實現檔案管理工作對于完善社會服務、推動社會發展的作用。因此針對我國現代化檔案管理工作高素質人才缺失的不足，需要采取以下方面進行改進和提升：一是在各個檔案管理組織和機構引進符合時代要求和市場需要的高素質人才，為完善現代化檔案管理制度、創新檔案管理方法提供人才動力和支撐。二是要加強現有檔案管理隊伍的培訓工作，提升現有檔案管理隊伍的現代化設備應用能力和水平，以便進一步提升檔案管理工作的效率和質量。三是同各個高校進行戰略合作，開展“檔案管理人才培養計劃”，一方面增強檔案管理學科的招生吸引力；另一方面為檔案管理機構源源不斷地輸送現代化的管理人才，實現雙贏。

四、結束語

總而言之，加強現代化檔案管理中基礎檔案管理工作的研究，有助于更好地開展檔案現代化管理工作，為其打下堅實的管理基礎和數據基礎，使其不管是為人才建設，亦或是社會服務都能更好地發揮檔案的基礎性作用，為社會的發展作貢獻。而受限于本人的工作經驗和理論所學，本文多從宏觀的角度展開檔案管理基礎工作的建議和措施，并未過多涉及檔案管理工作的具體實踐，因此仍需要更多檔案管理領域的專業人士進行深入研究和挖掘，本文僅作拋磚引玉之用。

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