淺談事業單位檔案管理的現狀及對策

賴偉琴

【摘要】在事業單位的管理工作中，檔案管理是重要的一個部分，但是隨著事業單位的發展，檔案管理的難度也在不斷增加，這就對檔案管理人員造成了一定的壓力。本文針對事業單位檔案管理的現狀進行分析，并提出對策。

【關鍵詞】事業單位； 檔案管理； 現狀對策

事業單位檔案管理是一個復雜的過程，事業單位發展當中信息量也是逐漸地在增大，這對檔案管理人員的考驗也越來越大，檔案管理人員在管理中一定要具備足夠的耐心和管理方法才能實現檔案的有效管理。在事業單位檔案管理中還存在一定的問題，這對事業單位的發展是影響很大的，因此，面對檔案管理中的問題，采取怎樣的對策進行解決是事業單位需要重視的，也是其進一步發展必須要解決的問題。

一、事業單位檔案管理的現狀

（一）對檔案管理工作缺乏重視。事業單位檔案管理工作內容是十分復雜的，涉及的內容比較多，不僅包括對單位信息資料的管理，還要對文書檔案、技術檔案、人事檔案、財務檔案、照片檔案、錄音錄像檔案等進行管理，另外還需要涉及其它單位和部門的信息收集和了解等，因此，其信息量是十分巨大的。面對復雜的工作內容，這就需要檔案管理人員切身負起責任，耐心細致地投入到檔案管理工作中去，才能對企業單位的進一步發展提供幫助。但是，在實際的檔案管理中會出現管理人員對檔案管理工作的不重視，他們在工作中態度比較隨意自由，并沒有切身負起責任，因此，就會導致檔案管理工作的盲目性和無效性，而面對這種情況的發生，事業單位并沒有采取有效的方法進行監督和管理，這進一步造成了檔案管理工作的混亂性。

（二）檔案管理人員的綜合素養比較低。事業單位檔案管理工作不僅比較復雜，另外對于檔案的管理質量要求也比較高，如果管理不當，其后續的影響涉及是很多的，由于檔案管理工作是比較乏味和無趣的，沒有足夠的耐心和責任心是不可能勝任這項工作的，因此，這就需要檔案管理人員具有較強的責任意識，同時也要具有良好的專業知識和管理方法。但是，在實際的事業單位檔案管理中，各單位領導對檔案管理意識比較淡薄，對檔案工作重視不夠，人才總量不足，且老齡化現象比較嚴重，把檔案室當成“過渡養老”的地方，多半用來照顧老弱病殘型人員，年齡老化嚴重；檔案管理員頻繁更換，有的沒有經過檔案業務培訓就上崗，對檔案工作的重要性及有關知識不了解，這嚴重影響了檔案管理工作的質量。隨著事業單位的發展，單位檔案管理的工作量勢必會增加不少，而一些管理人員的管理理念還是比較傳統，這就造成了其管理水平并不能適應事業單位檔案管理的新要求，另外，由于管理人員對于檔案管理工作的認識不夠，也會導致對管理工作的態度不積極，進而缺乏足夠的上進心，慢慢地會造成其綜合素養的不高。

（三）檔案管理技術有待提高。面對檔案管理工作，人們的第一觀念就是工作內容乏味單調，沒有技術性，其實這是一種錯誤的理念，檔案管理工作包括的內容多，為了便于檔案規范有序地管理，管理人員也要具備一定的檔案管理技術，才能保證檔案管理工作有效地進行。近年來，隨著我國信息化技術水平的不斷提高，越來越多的信息化技術投入到檔案管理工作中，大大促進了檔案管理工作的質量和效率。但是，在一些事業單位中，由于對檔案管理工作不重視，并沒有采取相應的信息化管理技術來進行檔案的管理，有些事業單位雖然引入了一定的信息化技術手段，但是在實際的管理中并未有效使用相關技術和設備來進行管理，因此，這就造成了信息化管理手段流于表面，甚至一些信息化設備由于長時間不用，已經出現了老舊的情況，信息系統也出現了一定的漏洞，這都導致了檔案管理工作的低效性。

二、事業單位檔案管理的對策

（一）重視檔案管理工作。事業單位檔案管理工作對于事業單位的管理和發展具有重要的意義，因此，事業單位對檔案管理工作要重視，這也是保證后期檔案管理工作的前提和基礎。首先需要相關領導對檔案管理工作要重視，在會議上要進行強調，進而也要在檔案管理部門進行文件的下達，從而營造出一種檔案管理工作重要性的氛圍，讓檔案管理人員也認識到其工作的重要性，然后，檔案管理人員對其工作的重視就要從實際的工作中體現出來，在對于檔案信息的收集、整理、分析等都要認真對待，切實負起責任，對于檔案管理工作中的問題積極進行總結和處理，進而保證工作的準確性。

（二）提高檔案管理人員的綜合素養。事業單位在檔案管理中，檔案管理人員的綜合素養至關重要，直接影響著檔案管理的質量。關于檔案管理人員的工作素養，首先需要管理人員具有很強的責任意識，對工作內容和流程認識要全面，然后，在具體的檔案管理工作中，管理人員要具有細致耐心的工作態度，同時還要具有良好的管理方法。為了提高檔案管理人員的綜合素養，更好地投入到管理工作中，就需要事業單位采取一定的方法來促進他們的提高，可以采取一定的宣傳措施來強化管理人員的責任意識，對管理人員還可以定期進行培訓，提高他們的專業知識技能，進而對他們的學習培訓情況進行檢查和考核，提高其綜合素養。

（三）增加投入建設資金。事業單位檔案管理工作的不重視，久而久之，就會形成其管理工作的落后性，很多設備以及管理技術都不能滿足現代化管理的需要，為了提高檔案管理工作的質量，引進先進的管理設備勢在必行，這也是事業單位檔案管理必須要采取的措施。而引進先進的管理設備就需要事業單位加大投入建設資金，配備檔案管理的相關硬件設備，同時，為了保證管理軟件符合單位的檔案管理情況，必要的時候，事業單位可以加大資金的投入進行檔案管理軟件的設計和開發，從而設計出適合本單位檔案管理的軟件，這樣就可以很大程度上降低檔案管理人員的工作量，檔案管理工作借助設備軟件的使用，極大地提高了檔案管理的質量和效率。

（四）引入現代化管理方法。隨著我國信息化水平的提高，信息技術利用其眾多的優勢逐漸深入到了企業的管理中，在事業單位檔案管理中，傳統的管理方法已經滿足不了單位發展的需要，因此，就需要引進一些現代化管理的方法來提高檔案管理的水平。信息化技術的使用有著很多的優點，信息傳輸快、資料收集全面、易于存儲和查看等，這些特點正好適合于檔案管理的內容，因此，就可以在事業單位的檔案管理工作中引入互聯網信息技術的使用，將互聯網信息化技術的眾多優勢充分發揮出來，進而利用互聯網信息技術的優勢來針對性地進行檔案管理工作，這樣互聯網信息技術就能夠和檔案管理工作進行有效結合，顯著提高檔案管理的水平。

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