試論如何提高辦公室檔案管理工作效率

付興

【摘要】在社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)程中，科學(xué)技術(shù)越來(lái)越先進(jìn)，逐步突顯了檔案管理工作的重要性。但是對(duì)于傳統(tǒng)辦公室檔案管理工作而言，已經(jīng)顯得過(guò)于落后，不僅效率長(zhǎng)時(shí)間得不到提升，也不能將檔案資料的價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。因此我們要在思想上引起足夠重視，不斷創(chuàng)新工作方法，確保辦公室檔案管理效率不斷提升。本文將簡(jiǎn)述提升辦公室檔案管理工作效率的意義，并提出了具體可行的策略。

【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案管理；效率

加強(qiáng)辦公室檔案管理工作，能夠促使單位各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。在高科技時(shí)代，信息技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用，如果仍然采用傳統(tǒng)工作方法，則很難提升檔案管理工作效率，也不利于今后檔案資料的查詢(xún)與利用。因此我們應(yīng)該清楚意識(shí)到當(dāng)前辦公室檔案管理中的不足之處，盡快采取切實(shí)可行的解決措施，為單位的發(fā)展與建設(shè)創(chuàng)造良好的條件。

一、提高辦公室檔案管理工作效率的意義

做好辦公室檔案管理工作具有重要意義，這與單位其他各項(xiàng)工作的正常運(yùn)行密切相關(guān)，只有不斷提升辦公室檔案管理工作效率，才能更好地為領(lǐng)導(dǎo)制定決策提供可靠依據(jù)。對(duì)辦公室檔案管理工作而言，主要內(nèi)容是收集與保存資料，檔案種類(lèi)較多，任務(wù)繁重，尤其是隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案數(shù)量與日俱增，極大增加了檔案管理人員的壓力。因此各單位要結(jié)合實(shí)際情況，全面掌握辦公室檔案管理工作的現(xiàn)狀，有針對(duì)性地采取解決措施，安排專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作，確保辦公室檔案收集、分類(lèi)、存儲(chǔ)、利用等環(huán)節(jié)更加規(guī)范化。如此一來(lái)，才能保障辦公室檔案管理工作效率得到提升，確保各項(xiàng)檔案資料的完整性與真實(shí)性，為單位的進(jìn)一步發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、提高辦公室檔案管理工作效率的策略

（一）增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。當(dāng)前很多單位缺乏較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，導(dǎo)致辦公室檔案管理工作效率長(zhǎng)時(shí)間得不到提升。對(duì)此單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)必須盡快轉(zhuǎn)變思想觀念，從實(shí)際工作情況出發(fā)，與辦公室檔案管理結(jié)合起來(lái)，對(duì)工作方法進(jìn)行創(chuàng)新與改進(jìn)，確保能夠滿足時(shí)代發(fā)展的需求。此外，在辦公室檔案管理過(guò)程中，還需要堅(jiān)持以人為本的理念，將檔案管理人員的工作職責(zé)明確下來(lái)，合理確定檔案管理的范圍、目標(biāo)和內(nèi)容，同時(shí)積極引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)，在先進(jìn)設(shè)備購(gòu)置上給予更多支持。這樣一來(lái)，辦公室檔案管理工作才能順利進(jìn)行，并實(shí)現(xiàn)效率的提升。

（二）健全辦公室檔案管理制度。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室檔案管理工作的重要性要有正確的認(rèn)識(shí)，應(yīng)該盡快制定科學(xué)合理的檔案管理制度，確保檔案管理工作各個(gè)程序得到規(guī)范。檔案管理和文件管理有著密切關(guān)系，我們需要將兩者結(jié)合起來(lái)，加強(qiáng)管理。要建立專(zhuān)門(mén)的檔案室，按照時(shí)期、類(lèi)別等將檔案存放好，同時(shí)用標(biāo)簽注明，為今后的查詢(xún)與利用提供方便。檔案管理人員要將檔案室安全工作做到位，對(duì)于一些重要文件而言，必須做好加密處理，單獨(dú)放在規(guī)定的地方。此外，單位還要將檔案管理程序進(jìn)行完善，安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督管理工作，這樣辦公室檔案管理工作開(kāi)展才更加有序，效率也將獲得提高。

（三）重視檔案收集工作。檔案收集工作在辦公室檔案管理工作中占有重要的地位，為提升工作的效率，還需要認(rèn)真開(kāi)展檔案資料收集工作。一是要對(duì)檔案范文進(jìn)行規(guī)范，分類(lèi)并編排各類(lèi)檔案，將檔案收集起來(lái)以后，需要根據(jù)類(lèi)目做好整理與保管措施。二是對(duì)檔案文書(shū)范文工作進(jìn)行規(guī)范，收集來(lái)的檔案在分門(mén)別類(lèi)以后，應(yīng)對(duì)檔案做出文字編號(hào)與正文提要等工作，將檔案主題詞提取出來(lái)，并進(jìn)行附件處理，為今后檔案的使用與管理提供有利條件。三是在完成上述工作以后，還要對(duì)檔案進(jìn)行目錄編號(hào)，這樣才能保障檢索的速度，將檔案管理信息輸入到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，形成檢索體，在先進(jìn)管理軟件的支持下，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)辦公室檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。

（四）運(yùn)用先進(jìn)信息技術(shù)。與紙質(zhì)文件管理方法相比，網(wǎng)絡(luò)電子信息化檔案管理方法效率更高，有利于提升辦公室檔案管理的準(zhǔn)確性。對(duì)此需要將計(jì)算機(jī)技術(shù)存儲(chǔ)優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)，盡快打造網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)與電子數(shù)據(jù)庫(kù)，在辦公室檔案管理工作中發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)的作用。如此一來(lái)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)單位中各類(lèi)別檔案的分門(mén)別類(lèi)管理，尤其是能夠讓復(fù)雜的檔案資料得到有序整理，同時(shí)避免了辦公室檔案資料的長(zhǎng)期堆積，讓查找變得簡(jiǎn)單，也避免浪費(fèi)人力、物力和財(cái)力。這樣不僅提升了辦公室檔案管理工作效率，也讓檢索變得更加快捷與準(zhǔn)確。

（五）提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。提升檔案管理人員的素質(zhì)與能力，能促進(jìn)辦公室檔案管理工作效率不斷提升。因此要定期開(kāi)展對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，讓他們盡快掌握更多豐富的檔案管理知識(shí)，懂得信息技術(shù)的運(yùn)用方法，能夠滿足新時(shí)期辦公室檔案管理工作的要求。對(duì)于檔案管理人員而言，也要積極投入到學(xué)習(xí)中，認(rèn)真學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)等，熟悉辦公室檔案管理工作的各個(gè)流程，將單位制定的各項(xiàng)規(guī)章制度落到實(shí)處，不斷規(guī)范自身的行為。這樣才能確保辦公室檔案管理工作效率得到提高，最大限度發(fā)揮出檔案資料應(yīng)有的作用。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，辦公室檔案管理工作效率與單位其他各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展密切相關(guān)，發(fā)揮出極其關(guān)鍵的作用。對(duì)此我們必須在思想上引起足夠的重視，盡快轉(zhuǎn)變工作方法，將信息技術(shù)應(yīng)用到工作中，制定完善的檔案管理制度，并培養(yǎng)更多綜合素質(zhì)高、專(zhuān)業(yè)技能強(qiáng)的檔案管理人員。這樣辦公室檔案管理工作效率必然得到提升，實(shí)現(xiàn)預(yù)期的目標(biāo)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]謝蓉.提高辦公室檔案管理工作效率的策略分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（03）：109.

[2]張韶華.提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑分析[J].科技資訊，2015（13）：149.