淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

楊琳

【摘要】在全面建設小康社會的進程中，檔案對維護人民利益有著非常重要的作用。因此，檔案管理人員應該給予一定的重視，做好本職工作。本篇文章主要針對檔案管理工作中面臨的問題及對策進行了簡單的探討與分析。

【關鍵詞】檔案管理；問題；對策

當進行一項工作的時候，必不可少的就是與之相對應的檔案信息。從現階段的情況來看，有關的信息歸納以及檔案管理都存在一定的不足，在今后的工作里面需要進行完善。舉個例子：當設計好的資料審核通過之后，但是之后的改進沒有進行記錄，有的沒有相應的批復文件；還有就是沒有缺失信息的解決方案，當有關的方案被設計出來之后，沒有詳細的進行勘測。這些不足都可以反映目前檔案管理的漏洞，這些都需要引起大家的注意。所以為了更好地應對這些問題，需要不斷完善管理過程，加強對于項目檔案的管理。

一、當前檔案管理中存在的主要問題

（一）一部分檔案資料填寫的時候出現了偏差。很多之前的資料沒有跟上項目的進程，進而使得有關的項目檔案資料和實際情況是不一致的。之所以會出現這樣的原因，是由于領導對于檔案管理工作不夠重視，檔案管理工作人員工作也不夠認真。

（二）沒有合理的檔案管理制度。大多數項目檔案管理規章制度是不全面的，還有一部分項目根本沒有管理制度。當進行工程項目建設的時候太過于在乎工程外觀、工程的進展以及工程的質量，進而忽視了對于檔案資料的管理。

（三）檔案資料管理不規范。當進行施工的時候，有關的施工部門以及監理部門都沒有規范檔案的管理工作，進而使得檔案資料的格式不正確；有關的工作人員沒有明確工程施工的流程，進而影響施工的進程。還有就是施工人員實際操作能力太差，當填寫資料表格的時候出現了一些問題，比如信息不全，或者是填錯信息，這些都會影響工程結束后的資料編輯。

（四）沒有專業的人員進行檔案管理工作。現階段，大多數檔案資料管理人員不是專業的，他們并沒有接受檔案管理的培訓，進而對于管理工作不了解，由于他們大多數是兼職，需要忙別的工作，所以，減少了對于檔案管理的學習時間，這樣的管理人員再去進行管理工作時就很難確保工作的質量。還有就是現在資料越來越多，進而造成資料堆積，然后因為沒有及時進行整理，所以使得檔案資料沒有得到合適的管理，這就會使資料丟失。現在很多單位的檔案部門可以隨便接收外來人員，成為很多老弱病殘安置的地方。對于在職的檔案管理人員，他們大多數能力水平還停留在之前，工作能力已經跟不上時代的發展，缺少一定的創新。因此，項目檔案資料管理人員要選擇專職人員，還有就是要及時接受培訓，進而增加自己的能力。

（五）檔案管理基礎設施較差，保管條件落后。在個別的辦公區域，由于受到現實情況的限制，沒有專門的地方進行檔案的管理，保管條件比較落后，辦公室既是辦公的地方也是存放檔案的地方。還有一種情況是，有專門檔案室的地方，檔案沒有存放多少，卻被其他無用的東西占據；對于檔案的防盜措施也不夠重視，這都不利于檔案的長期存放。

二、做好檔案管理工作的主要對策

對于上文提到的檔案管理中所存在的不足，可以采取以下措施：

（一）加強檔案資料管理的重視程度。評價一個單位檔案工作的好壞，與單位領導的重視程度有著直接的關系，特別是如今的信息時代，上級的重視與支持有著很現實的作用。所以，改變檔案工作的從屬地位，首先就需要強化領導的思想意識，本著“對歷史負責、為現實服務、替將來著想”的態度，提高對加強檔案資源建設重要性、必要性的認識，在任何情況下，都不占用檔案室。當進行檔案整理的時候，涉及到比較多的數據資料，還有就是項目的確立、項目的設計、項目的施工以及項目的驗收這幾項工作，都比較重視相關的數據，這些資料構成了工程項目的參考資料以及歷史資料。所以，就需要增加對于項目檔案資料管理的重視程度，這樣不單單可以確保檔案資料的完整性，而且可以解除檔案管理中的安全隱患。還有就是有關的檔案資料管理人員需要增加項目檔案資料管理的重視程度，參加一定的培訓，進而增加自己的知識，還有就是需要確定一個正確的工作觀，按照規定來展開項目檔案資料管理工作。

（二）制定完善的檔案管理制度。檔案管理工作并不是一項簡單的工作，有關的檔案管理制度是檔案管理的重要組成部分，所以要持續改善檔案管理制度。當進行檔案管理制度改善工作的時候，要明確檔案資料的詳細內容以及種類，進而實現統一規劃。

（三）增強檔案管理人員的管理技能。檔案管理工作是一件難度比較大的工作，并且要求也是比較多的，檔案資料管理人員要具備專業的技能，還有就是需要一個積極的工作態度，這些工作人員需要明確檔案管理工作的重要性，還需要熟悉掌握有關的法律法規，明確項目工程里面的各個細節以及所涉及的有關文件，然后把檔案資料來進行詳細的規劃以及整理，防止出現資料丟失的現象。

三、結束語

綜上所述，都是目前我國檔案管理工作中存在的現象。因此，我們需要去解決這些問題，有關的工作人員需要增加對于檔案資料管理的重視程度，合理運用檔案，及時發現問題解決問題，然后在工作的時候要不斷進行總結，進而促進檔案管理工作的進步。

【參考文獻】

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